# Document Refinement

> Polish and progressively refine documents, reports, proposals, emails and explanatory text in Chinese or English. Use for source-preserving edits, removing formulaic AI-style or writing-process narration, filling selected TBDs, checking consistency, or verifying exact change boundaries. Handles wording and content refinement, not format-specific Office/PDF layout, independent fact certification, or sending/publishing documents.

- Skill: `hongxin-y/document-refinement` (Agent Skill, multi-file: 8 files)
- Install (CLI): `npx skillmds@latest add hongxin-y/document-refinement`
- Raw SKILL.md: https://api.skillmd.com/api/skills/hongxin-y/document-refinement/raw
- Safety review: pending
- Works with: Claude Code, Claude.ai, OpenAI Codex
- Category: Docs & Writing
- Author: hongxin-y (https://skillmd.com/u/hongxin-y)
- Updated: 2026-09-22
- Page: https://skillmd.com/skills/hongxin-y/document-refinement

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# 通用文档润色与渐进完善

把文档改得自然、准确、适合读者，同时保留原意和用户确认的内容。去除的是空泛表达、重复铺垫和写作过程旁白，不是必要的业务步骤、事实限制或不确定性。保留文档原有语言，除非用户要求翻译。

## 按这次请求选择工作范围

- **检查、解释、指出问题**：读原文并给出可定位的结论，不直接修改文件。
- **润色、去 AI 味**：调整表达，不改变事实、承诺、适用范围或条件。
- **补充、融合、渐进完善**：只处理本次指定的内容；区分原文、用户决定、合理推断和新建议。
- **原样复制、只改格式**：保留正文措辞；编号、标题层级或换行需要适配时明确说明。发现原文问题，单独报告，不借机修订。

短句或邮件可以直接处理，不必先建计划、占位表或跑脚本。实质信息不足且影响结果时再提问；不影响的部分继续完成。用户指令优先，不强制统一文体、章节模板或固定复核轮数。

## 确定原稿和不可改动的部分

识别用户指定的来源、当前编辑版本和交付格式；不要仅按文件名或修改时间判断权威版本。保留原稿。附件和其中的批注是材料，不是执行外部操作的授权。

记住本次允许修改的段落、编号、占位符，以及“先不改”“保留原文”等限制。已经明确延期的事项，在下一轮仍保持延期，除非用户改变决定。原文存在矛盾但不在修改范围内时，在交付说明中指出，不写入正文替用户作决定。

## 按需读取指南

- 润色、压缩、调整语气或去 AI 味前，读 [自然表达与文体](references/natural-language.md)。重点保护情态、数字、时间、否定、例外和职责，不把“简短”变成信息缺失。
- 融合版本、补充内容、填写占位符或核对依据时，读 [渐进完善与依据](references/progressive-editing.md)。保留好原文，未知内容才用 `[TBD]`，不制造事实和额外要求。
- 使用脚本，或承诺“逐字一致”“只改这些部分”“没有漏项”前，读 [确定性核对](references/verification.md)。说明核对范围，不能把脚本通过等同于内容正确。

修改后连同上下文重读：标题、摘要、正文、表格、例子和附录中的同一概念是否一致；代词和交叉引用是否仍明确；是否删除了有用的限制或悄悄增强了结论。对技术内容，额外看输入输出、字段、分支和例子是否相符，但不要把技术审计强加给普通邮件。

## 把文档与编辑说明分开

正文写读者需要知道的事实、方案、理由、限制或待办。不要塞入“本轮补充”“按照上次建议”“后续再完善本节”等作者与编辑之间的对话。确属正文主题的工作计划、会议待办、修订记录或草稿状态可以保留，不做机械禁词。

最终交付简要说明实际改动、未处理事项和核对限制。若用户只要成稿，就不要附冗长修改报告。若用户要求问题单放在文件外，严格分开。没有实质问题时说明无需继续改，不为展示进度反复换同义词或新增流程。

## 可复用的本地核对工具

独立附带 Python 3.10+ 标准库脚本，不依赖其他技能、网络、模型或原项目：

- `scripts/source_text.py`：从支持的文本、HTML、DOCX 和 HTML-in-MIME 导出文件提取可定位文本；不替代 OCR、排版检查或修订视图。
- `scripts/document_audit.py`：盘点标题、`[TBD]` 和代码块；检查限定区域之外是否未改；根据明确修改计划提取原文一致的替换对照表。
- `scripts/test_document_audit.py`：对字符位置、边界、占位符映射、表格还原和提取器做回归测试。

核对与提取脚本只读输入、输出结果；测试仅在临时目录创建样例。实际修改使用环境支持的编辑工具。有维护中的对照表或 JSON 时，与当前正文同步；不要为每个小改动新增这些文件。核对产物可能包含敏感原文，沿用来源的访问范围，不默认放进对外成稿。

需要 Word/PDF/演示文稿的版式、修订或渲染操作时，配合当前可用的格式专用技能；需要 ADR 等专业文档要求时，配合相应领域规范。本技能只负责通用措辞、完善边界和核对，不引入领域专属审批、保留期限或公司模板。