# Aktenbestand Pflege Bea Versand > Für Aktenbestandspflege: ordnet Akte, Belege und Lücken; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt. - Skill: `klotzkette/aktenbestand-pflege-bea-versand` (Agent Skill) - Install (CLI): `npx skillmds@latest add klotzkette/aktenbestand-pflege-bea-versand` - Raw SKILL.md: https://api.skillmd.com/api/skills/klotzkette/aktenbestand-pflege-bea-versand/raw - Safety review: pending (external: skill-scanner PASS, skillspector PASS) - Works with: Claude Code, Claude.ai, OpenAI Codex - Category: Coding & Dev Tools - Author: Klotzkette (https://skillmd.com/u/klotzkette) - Updated: 2026-09-08 - Page: https://skillmd.com/skills/klotzkette/aktenbestand-pflege-bea-versand --- # Aktenbestandspflege ## Arbeitsweg - Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht? - Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen. - Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate. - Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail). - Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis. ## Aktenstatus | Status | Bedeutung | |---|---| | **laufend** | aktive Bearbeitung | | **ruhend** | wartet auf Reaktion Gegenseite Behörde oder Mandant | | **abgeschlossen** | Mandat beendet — Schlussrechnung gestellt | | **archiviert** | im Archiv abgelegt — Zugriff nur für Aufbewahrung | | **vernichtet** | nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet (Audit-Eintrag) | ## Wartung pro Akte ```yaml mandat-az: 2026/0042 status: laufend letztes-ereignis: 2026-05-20 — Versand Berufung letzte-pflege: 2026-05-21 naechstes-ereignis-erwartet: 2026-06-20 (Berufungsbegründungsfrist) ruhend-seit: null abgeschlossen-am: null abgeschlossen-begruendung: null archivierung-faellig: null # bei Abschluss berechnen: + 6 Jahre § 50 BRAO vernichtung-faellig: null # 6 Jahre nach Mandatsende ``` ## Mandatsende Bei Abschluss: 1. **Schlussrechnung** über Skill `rechnungserstellung-rvg`. 2. **Aktenherausgabe** an Mandanten falls gewünscht (Originalbelege Restmaterial — Akteneinsichtsrecht des Mandanten § 50 Abs. 5 BRAO). 3. **Aufbewahrungspflicht** sechs Jahre nach Mandatsende (§ 50 Abs. 1 BRAO). 4. **Status** auf `abgeschlossen` setzen. 5. **Archivierungsdatum** und **Vernichtungsdatum** berechnen. ## Wiedervorlagen Pro Akte: Wiedervorlagedatum erfassen — z. B. bei ruhenden Mandaten ein Drei-Monats-Check ob das Mandat noch aktuell ist. ## Lange ruhende Mandate Skript prüft alle drei Monate: - Welche Mandate sind seit mehr als sechs Monaten in Status `ruhend`? - Liste an zuständigen Anwalt — Klärung ob Mandat weiter offen ist abgeschlossen werden kann oder vergessen wurde. ## Datenschutz und Löschung - **Aufbewahrungsfrist** § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre nach Mandatsende. - **Steuerlich** § 147 AO bei Buchhaltungsunterlagen acht oder zehn Jahre. - **Nach Ablauf** vernichten — physisch durch Aktenvernichter oder digital durch sicheres Löschen. - **DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e** Speicherbegrenzung: Daten nicht laenger als notwendig. ## Auswertung ### Monatlich | Anwalt | Laufende Akten | Neu | Abgeschlossen | |---|---|---|---| | ... | ... | ... | ... | ### Jaehrlich - Aktenanzahl gesamt - Aktenverteilung nach Rechtsgebieten - Durchschnittliche Mandatsdauer - Schwellen: Wenn ein Anwalt mehr als X laufende Akten hat — Auslastungsalarm. ## Archivierung - Physisch: Archivraum mit beschrifteten Aktenkartons (Az Jahr Mandant Vernichtungsdatum). - Digital: separates Archiv-Verzeichnis `_archiv/` mit eingeschraenkten Zugriffsrechten. ## Audit-Trail - Statusänderungen mit Datum und ausführender Person. - Archivierung und Vernichtung mit Audit-Eintrag. ## Ausgabe - Aktualisierter Aktenbestand. - Monatlicher und jaehrlicher Report. - Liste lang ruhender Mandate zur Klärung. - Wiedervorlagen-Einträge im Tagesbrief. > **Ausformulierungspflicht und Formatstandard.** Das Endprodukt wird in **vollständigen, ausformulierten Sätzen** geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie `[Name der Mandantin]` werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig. > > **Schriftbild:** Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist **Times New Roman 11 pt** als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen. > > **Nummerierung:** Gliederung ausschließlich dezimal (`1`, `1.1`, `1.1.1` und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung. ## Quellenkontrolle Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.