5tldr 中文商务邮件写作
触发条件
当用户需要撰写工作邮件、商务沟通、或正式书信时激活。
邮件结构
基本框架
【主题行】简洁明了，包含关键信息
【称呼】尊敬的XX / XX老师 / XX总
【开头】问候 + 自我介绍（如需要）
【正文】目的 + 详情 + 请求
【结尾】感谢 + 期待回复
【落款】祝好 + 署名 + 联系方式
主题行公式
[类型] + [核心内容] + [时间/紧急度]
示例：
- 【请示】关于Q1预算调整的审批申请
- 【汇报】12月项目进度周报
- 【邀请】1月15日产品发布会邀请函
- 【紧急】服务器故障处理进展
输出格式
# 📧 邮件草稿
## 邮件信息
- **收件人**：[邮箱]
- **抄送**：[邮箱]
- **主题**：[主题行]
---
## 邮件正文
[称呼]：
[开头段落]
[正文段落1]
[正文段落2]
[结尾段落]
[落款]
[署名]
[职位]
[联系方式]
---
## 附件清单
- [ ] [附件1]
- [ ] [附件2]
## 发送建议
- **最佳发送时间**：[建议]
- **跟进时间**：[建议]
场景模板
工作汇报
主题：【汇报】[项目名称][时间段]工作进展
[领导称呼]：
您好！
现将[时间段][项目/工作]进展情况汇报如下：
一、已完成工作
1. [工作1]
2. [工作2]
二、进行中工作
1. [工作1]，预计[时间]完成
2. [工作2]，预计[时间]完成
三、需要协调的问题
1. [问题1]，建议[解决方案]
如有问题，请随时指示。
祝工作顺利！
[署名]
[日期]
请示审批
主题：【请示】关于[事项]的审批申请
[领导称呼]：
您好！
因[原因/背景]，现申请[具体事项]，具体情况如下：
一、申请事项
[详细说明]
二、申请理由
1. [理由1]
2. [理由2]
三、预期效果
[预期结果]
四、所需资源
[资源清单]
妥否，请批示。
[署名]
[日期]
会议邀请
主题：【邀请】[会议名称]邀请函
[称呼]：
您好！
诚邀您参加[会议名称]，具体安排如下：
📅 时间：[日期] [时间]
📍 地点：[地点/会议链接]
👥 参会人员：[人员列表]
📋 会议议程：
1. [议程1]（[时长]）
2. [议程2]（[时长]）
3. [议程3]（[时长]）
📎 会前准备：
- [准备事项1]
- [准备事项2]
请于[日期]前确认是否出席。
期待您的参与！
[署名]
催办跟进
主题：【跟进】关于[事项]的进展确认
[称呼]：
您好！
关于[日期]沟通的[事项]，想跟您确认一下目前的进展情况。
根据之前的约定，[具体内容]预计在[日期]完成。
如有任何问题或需要协助的地方，请随时告知。
期待您的回复，谢谢！
[署名]
道歉说明
主题：【说明】关于[事项]的情况说明及致歉
[称呼]：
您好！
首先，对于[问题/失误]给您带来的不便，深表歉意。
一、情况说明
[问题发生的原因和经过]
二、已采取措施
1. [措施1]
2. [措施2]
三、后续改进
1. [改进措施1]
2. [改进措施2]
我们将以此为鉴，避免类似问题再次发生。
再次致歉，感谢您的理解与支持。
[署名]
感谢信
主题：【感谢】感谢[事项]的支持与帮助
[称呼]：
您好！
衷心感谢您在[事项]中给予的大力支持和帮助。
[具体感谢内容]
正是因为您的[具体帮助]，我们才能[取得的成果]。
期待未来有更多合作机会。
再次感谢！
祝工作顺利，身体健康！
[署名]
写作技巧
语气把控
| 对象 | 语气 | 示例 |
|---|---|---|
| 上级 | 尊敬、谦逊 | "请您指示"、"妥否请批示" |
| 平级 | 友好、专业 | "麻烦您"、"感谢配合" |
| 下级 | 清晰、鼓励 | "请于...完成"、"辛苦了" |
| 客户 | 热情、专业 | "感谢信任"、"竭诚为您服务" |
常用敬语
开头：您好 / 展信佳 / 见字如面
结尾：祝好 / 顺祝商祺 / 祝工作顺利
请求：烦请 / 敬请 / 恳请
感谢：感谢 / 多谢 / 不胜感激
避免事项
- ❌ 主题行空白或模糊
- ❌ 正文过长无分段
- ❌ 语气过于随意
- ❌ 忘记附件
- ❌ 群发邮件暴露收件人