Email Triage

E-Mail-Triage

E-Mail zu triagieren:

$ARGUMENTS

Falls kein E-Mail-Text übergeben wurde, frag danach.

Liefere drei Teile

1. Einordnung

• Kategorie: wichtig-dringend / wichtig / Information / Newsletter / Spam
• Absender-Beziehung: Kunde / Lieferant / Partner / Mitarbeitende / Bewerber / Unbekannt
• Aufwand für Antwort: unter 2 Min / 5-15 Min / 15-60 Min / über 60 Min

2. Empfehlung

Genau eine Aktion mit einem Satz Begründung:

• Sofort beantworten
• Heute beantworten (bis wann konkret)
• Diese Woche beantworten (bis wann)
• Delegieren (grobe Richtung an wen)
• Archivieren ohne Antwort
• Nachfassen-Erinnerung setzen (Datum)
• Spam markieren / Abmelden

3. Entwurf

Nur wenn die Empfehlung "antworten" war. Sonst diese Sektion weglassen.

Ein Antwortentwurf auf Deutsch (de-CH). Sie-Form, ausser es ist offensichtlich, dass geduzt wird.

• Maximal 5 Sätze
• Kern zuerst, dann Begründung
• Konkrete nächste Schritte mit Datum oder Zeitraum
• Keine Floskeln ("Ich hoffe, es geht Ihnen gut", "Vielen Dank im Voraus für Ihre Geduld")
• Kein Marketing-Sprech, keine Konzernsprache

Regeln

• Nicht raten, wenn Absender-Beziehung unklar ist - als "Unbekannt" kennzeichnen.
• Bei komplexen Entscheidungen lieber "15-60 Min blocken" empfehlen statt "schnell antworten".
• Der Entwurf ist ein Vorschlag, nie fertiger Versand - auf Nachfrage anpassen.
• Echte Umlaute ü/ö/ä, "ss" statt "ß", Hyphen statt Em-Dash.
• CHF-Beträge immer mit Apostroph-Tausender: CHF 1'500, nicht CHF 1,500 oder CHF 1.500.
• Datumsformat DD.MM.YYYY.