Reklamations Antwort

Reklamations-Antwort

Kundenreklamation plus eigene Sicht / Fakten:

$ARGUMENTS

Falls eigene Sicht fehlt: zuerst fragen, was aus Firmensicht passiert ist, bevor eine Antwort entworfen wird.

Format

## Antwort-Entwurf

[Betreff: Re: Ihre Rückmeldung vom DD.MM.YYYY]

Sehr geehrte/r [Name],

**Block 1 - Eingangsbestätigung und Empathie** (2-3 Sätze)
Dank für die Rückmeldung, Bedauern über Unannehmlichkeit, ohne Schuldanerkenntnis.

**Block 2 - Sachverhalt neutral** (2-4 Sätze)
Was ist aus unserer Sicht passiert, nur Fakten, keine Schuldzuweisung.

**Block 3 - Lösungsvorschlag** (2-4 Sätze)
Konkreter Vorschlag mit Frist. Was wir tun, was wir vom Kunden brauchen.

Freundliche Grüsse
[Name]

Was NICHT reinschreiben

• "Das ist uns so noch nie passiert" (klingt nach Abwehr)
• "Leider haben wir einen Fehler gemacht" (Schuldanerkenntnis, kann haftungsrelevant sein)
• "Wie Sie sicher verstehen werden" (bevormundend)
• Gutscheine oder Rabatte ohne interne Freigabe
• Namen anderer Mitarbeitender oder Kunden
• Drohungen ("rechtliche Schritte"), solange keine Eskalation nötig

Follow-up

Vorgeschlagenes Datum für Nachfrage beim Kunden: [+5 Werktage ab heute].

Regeln

• Deutsch (de-CH), echte Umlaute, Hyphen statt Em-Dash.
• Sie-Form, ausser im Input ist klar, dass geduzt wird.
• CHF-Beträge mit Apostroph, Datum DD.MM.YYYY.
• Bei Vermutung auf rechtliche Konsequenzen (Gewährleistung, Schadenersatz > CHF 5'000, Körperverletzung): Anwaltsempfehlung in den Entwurf einfügen, nicht selbst formulieren.
• Antwort maximal 200 Wörter. Kernpunkt zuerst, Begründung danach.