Gesellschaftsgruender Geschaeftsfuehrer Pflichten Startphase

Erste 100 Tage Geschäftsführer

Zweck

Mit der Eintragung im Handelsregister wird der Geschäftsführer im Sinne von Paragraf 6 GmbHG zum Organ der GmbH und unterliegt einer Vielzahl von Pflichten — zivilrechtlich, steuerrechtlich, sozialversicherungsrechtlich, strafrechtlich. Dieser Skill ist die Pflicht-Checkliste für die ersten 100 Tage.

1) Sorgfaltspflicht Paragraf 43 I GmbHG

Grundnorm

Der Geschäftsführer hat in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden.

Konsequenz

• Bei Pflichtverletzung: Haftung gegenüber der Gesellschaft (Paragraf 43 II GmbHG)
• Beweislast: Gesellschaft beweist Pflichtverletzung; GF beweist Sorgfaltsbeobachtung
• Versichern durch D&O — Standard-Risiko-Schutz

2) Buchhaltung und Jahresabschluss

Doppelte Buchführung (Paragraf 238 HGB)

• Zwingend für GmbH/UG, unabhängig von Schwellen
• Eingangs-Bilanz unverzueglich nach Gründung
• Laufende Buchhaltung (DATEV, sevDesk, Lexware, Buchungs-Soft mit Steuerberater-Anbindung)

Jahresabschluss

• Pflicht zur Aufstellung innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende (Paragraf 264 I 2 HGB)
• Bei kleinen Kapitalgesellschaften: bis 6 Monate (Paragraf 264 I 4 HGB)
• Prüfung ab Schwellen Paragraf 316 HGB (Wirtschaftsprüfer)

Veröffentlichung Bundesanzeiger

• Pflicht zur Offenlegung der Bilanz innerhalb von 12 Monaten nach Geschäftsjahresende (Paragraf 325 HGB)
• Bei kleinen GmbH: nur Bilanz + Anhang (kein GuV), Paragraf 326 HGB
• Bei Versäumnis: Ordnungsgeld bis 25.000 EUR (Paragraf 335 HGB)

3) Steuer-Anmeldungen

Umsatzsteuer-Voranmeldung (Paragraf 18 UStG)

• Monatlich oder vierteljaehrlich je nach Umsatz
• Vor dem 10. des Folgemonats über ELSTER
• Saeumnis: Verspätungs-Zuschlag, Saeumniszuschlag

Lohnsteuer-Anmeldung (Paragraf 41a EStG)

• Bei Mitarbeitern: monatlich bei groesseren Bruttoloehnen, sonst quartalsweise
• Vor dem 10. des Folgemonats
• Abführung Lohnsteuer, Solidaritaetszuschlag, Kirchensteuer

Koerperschaftsteuer-Vorauszahlungen (Paragraf 19 KStG)

• Quartalsweise (10.3., 10.6., 10.9., 10.12.)
• Basis: Vorjahres-Festsetzung oder Schätzung bei Gründung

Gewerbesteuer-Vorauszahlungen (Paragraf 19 GewStG)

• Quartalsweise (15.2., 15.5., 15.8., 15.11.)
• Hebesatz-abhängig (typisch 360-490 % auf Steuermesszahl 3,5 %)

Kapitalertragsteuer (Paragraf 43 EStG)

• Bei Gewinnausschuettung an Gesellschafter
• 25 % + SolZ + ggf. Kirchensteuer
• Abführung binnen 10 Tagen

4) Sozialversicherungs-Pflichten

Bei Mitarbeitern

• Anmeldung bei zuständiger Krankenkasse innerhalb einer Woche nach Arbeitsbeginn
• SV-Beitragsabführung monatlich (drittletzter Bankarbeitstag)
• Lohn-/Gehaltsabrechnung sorgfaeltig (DATEV-Lohn, sevDesk Lohn, Lexware Lohn)

Bei GF

• Statusfeststellung Paragraf 7a SGB IV beantragen
• Bei Fremd-GF: SV-Pflicht
• Bei Mehrheits-Gesellschafter-GF: meist SV-frei

5) Insolvenz-Antragspflicht Paragraf 15a InsO

Pflicht

• Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung: Antrag binnen 3 Wochen (Paragraf 15a I InsO)
• Frist beginnt mit Kenntnis der Insolvenzreife

Konsequenz Versäumnis

• Persönliche Haftung § 15b InsO (früher § 64 GmbHG aF, aufgehoben durch SanInsFoG zum 1.1.2021) bei Zahlungen nach Insolvenzreife
• Strafbarkeit Paragraf 15a IV InsO: Freiheitsstrafe bis 3 Jahre

Praxis

• Liquiditätsmonitoring von Anfang an
• Bei Krise: rechtzeitig Steuerberater und Insolvenzexperte einschalten
• StaRUG-Restrukturierung Paragraf 1 StaRUG als Alternative prüfen

→ Skill krisenfrueherkennung-starug / fortbestehensprognose

6) Compliance — GwG

• TraFinG-Meldung unverzueglich (siehe gesellschaftsgruender-transparenzregister)
• GwG-Identifikation der Geschäftspartner bei Bargeschäften über 10.000 EUR (Paragraf 10 GwG)
• Geldwäsche-Beauftragter: bei verpflichteten Unternehmen Paragraf 7 GwG (Banken, Notare etc.)
• Verdachtsmeldung Paragraf 43 GwG bei Verdacht

7) Compliance — Datenschutz

• DSGVO-Konformität: Datenschutz-Folgenabschätzung bei Hochrisiko-Verarbeitungen Art. 35 DSGVO
• Datenschutzbeauftragter Paragraf 38 BDSG: bei > 20 Personen mit Datenverarbeitung
• Verarbeitungsverzeichnis Art. 30 DSGVO
• Datenschutz-Information auf der Webseite

→ Skill datenschutzrecht

8) Compliance — Arbeitsschutz

• Arbeitsschutz-Bewertung Paragraf 5 ArbSchG
• Erste-Hilfe-Material und ausgebildeter Ersthelfer
• Brandschutz-Beauftragter (nicht zwingend bei Bueros, aber empfohlen)
• Berufsgenossenschaft-Unterweisungen

9) Verkehrspflichten und Verbraucherrecht

Bei Online-Geschäft

• Impressum Paragraf 5 DDG (zuvor TMG)
• Datenschutzerklärung Art. 13 DSGVO
• Allgemeine Geschäftsbedingungen (Paragraf 305 ff. BGB)
• Widerrufsbelehrung bei B2C
• Cookie-Banner Paragraf 25 TDDDG

Bei B2C

• Verbraucherrechte-Richtlinie (Paragrafen 312 ff. BGB)
• Gewaehrleistungs-Pflichten

10) Gesellschafterversammlungen

Ordentliche Gesellschafterversammlung

• Pflicht zur jaehrlichen Beschlussfassung über Feststellung des Jahresabschlusses (Paragraf 42a GmbHG)
• Innerhalb der Frist Paragraf 264 HGB (also typisch bis Ende Mai bei Kalenderjahres-Geschäftsjahr)
• Beschluss über Gewinnverwendung

Außerordentliche Versammlung

• Bei Bedarf (z.B. Kapitalerhöhung, Geschäftsführer-Bestellung)
• Einberufung durch GF oder Gesellschafter mit mind. 10 % Anteil (Paragraf 50 GmbHG)

Form und Protokoll

• Schriftliche Einberufung mit Tagesordnung (Paragraf 51 II GmbHG)
• Mindestfrist: 1 Woche
• Protokoll mit allen Beschlüssen

11) Versicherungen

Pflicht

• Berufsgenossenschaft: über Anmeldepflicht
• Sozialversicherung der Mitarbeiter: über SV-Pflicht

Empfohlen

• D&O-Versicherung für GF (Paragraf 43 GmbHG-Risiken)
• Betriebs-Haftpflicht-Versicherung
• Inhaltsversicherung (Bueromobiliar, IT)
• Berufshaftpflicht bei Beratungs-Mandanten
• Cyber-Versicherung: Stand 2026 in vielen Branchen quasi-Pflicht
• Rechtsschutz-Versicherung

12) Erste 100-Tage-Checkliste

Tag 0-7 (unmittelbar nach HR-Eintragung)

• Geschäftskonto auf endgültige GmbH umgestellt
• Gewerbeanmeldung (siehe Skill)
• Berufsgenossenschaft-Anmeldung
• Transparenzregister-Meldung
• Steuerberater-Mandat
• D&O-Versicherung

Tag 8-30

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER)
• Steuernummer beantragt
• USt-IdNr. beantragt
• Buchhaltungs-System aufgesetzt
• Lohnabrechnung-System (bei Mitarbeitern)
• Statusfeststellung Paragraf 7a SGB IV (bei Gesellschafter-GF)
• DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis
• Datenschutzerklärung Webseite

Tag 31-100

• Erste USt-Voranmeldung
• Erste KSt- und GewSt-Vorauszahlungen
• Mitarbeiter-Verträge auf Korrektheit prüfen
• AGB / Liefer- und Zahlungsbedingungen erstellt
• Erste Liquiditäts-Vorschau (3-Monats-Plan)
• Sorgfaeltige Doku aller Geschäftsführer-Entscheidungen
• Erste ordentliche Gesellschafterversammlung geplant
• Versicherungen geprüft und vereinbart

13) Haftungs-Risiken

Haftung gegenüber Gesellschaft (Paragraf 43 II GmbHG)

• Bei Pflichtverletzung
• Beispiel: Annahme unsicherer Forderung ohne Bonitaetsprüfung

Haftung gegenüber Gläubigern

• Insolvenzverschleppung § 15b InsO (vormals § 64 GmbHG aF, aufgehoben durch SanInsFoG 1.1.2021) iVm § 15a InsO
• Strafbarkeit bei Falschangaben Paragraf 82 GmbHG

Haftung gegenüber Behörden

• Steuerstrafrecht Paragraf 370 AO
• Beitragshinterziehung Paragraf 266a StGB (Sozialversicherung)
• Geldwäsche Paragraf 261 StGB

14) Empfehlung

• Steuerberater binnen 14 Tagen einbinden
• Anwalt als laufendes Mandat (Vertragsmanagement, Compliance)
• Versicherungs-Makler binnen 4 Wochen
• D&O-Versicherung vor erster großer Entscheidung

Anschluss

• gesellschaftsgruender-kommandocenter — Gesamtübersicht
• gesellschaftsrecht — für laufende Mandate
• fachanwalt-handels-gesellschaftsrecht — für Fachanwaltschafts-Vertiefung
• krisenfrueherkennung-starug — bei wirtschaftlicher Krise