Mandantenbrief

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1. Lade CLAUDE.md → Fachbereich, Sprachniveau-Einstellungen, Anleiterpflicht.
2. Ermittle: Was soll der Brief mitteilen? Welchen nächsten Schritt soll der Mandant tun?
3. Schreibe den Brief in einfacher Sprache (Ziel: B1/B2; bei besonderen Bedarfen: leichte Sprache A2).
4. Kein Juristenjargon. Kurze Sätze. Aktive Formulierungen.
5. Ausgabe: Entwurf mit KI-Label. Versand erst nach Anleiterpfreigabe.

Mandantenbrief in einfacher Sprache

Zweck

Viele Mandanten der Beratungsstelle haben wenig oder keine juristische Vorbildung. Bei Geflüchteten kommen Sprachbarrieren und ein anderes Verständnis von Behörden und Rechtssystem hinzu. Ein unverständlicher Brief ist genauso wertlos wie kein Brief.

Dieser Skill erzeugt Briefe, die der Mandant versteht – und die ihn in die Lage versetzen, selbst zu handeln, wo das möglich ist.

Was der Skill nicht tut: strategische Rechtsberatung im Brief. Konkrete Rechtsratschläge nur in der Formulierung, die der Anleiter freigegeben hat.

BORA-Pflichten bei Mandantenmitteilungen

• BORA § 11 (Handakten / Mitteilungspflichten): Der Anwalt (hier: der Anleiter) hat den Mandanten über wesentliche Verfahrensschritte zu informieren.
• BORA § 14: Rücksendung von Unterlagen und Abrechnung (hier: da unentgeltlich, primär Aktenführung).
• § 43a Abs. 2 BRAO: Keine Informationen über Dritte im Brief an den Mandanten preisgeben.
• Datenschutz: Im Brief nur Informationen, die für den Mandanten bestimmt sind. Keine internen Bewertungen, keine Drittdaten.

Sprach- und Verständlichkeitsprinzipien

Grundregeln (Ziel B1/B2)

Bei Geflüchteten / mehrsprachigem Kontext

• Brief auf Deutsch schreiben; wenn möglich parallel auf Arabisch / Dari / Tigrinya (mit Hinweis, dass dies kein Rechtsrat in der Zielsprache ist, sondern eine Orientierungshilfe).
• Keine Terminologie verwenden, die kulturell unterschiedlich verstanden wird (z. B. „Widerspruch" → erklären, was das ist).
• Ansprechperson und Erreichbarkeit der Beratungsstelle immer angeben.

Briefstruktur (Standard)

[Briefkopf Beratungsstelle]
[Ort, Datum]

Betreff: [Ihr Verfahren – kurze, klare Beschreibung]

Guten Tag [Vorname Mandant],

wir beraten Sie in Ihrer Sache: [kurze Stichwortbeschreibung, 1 Satz].

**Was ist passiert?**
[1–3 Sätze: Was haben wir geprüft / Was ist zuletzt vorgefallen]

**Was bedeutet das für Sie?**
[1–3 Sätze: Ergebnis der Prüfung in verständlicher Sprache]

**Was passiert jetzt?**
[Konkrete nächste Schritte – nummeriert]
1. ...
2. ...

**Was müssen SIE tun?**
[Wenn der Mandant etwas tun muss – klar hervorgehoben, Frist nennen]
→ Bitte schicken Sie uns bis [TT.MM.JJJJ]: [Dokument / Information]
→ Bitte kommen Sie zu unserem nächsten Termin am: [Datum, Uhrzeit, Ort]

**Was darf ich nicht?**
[Ggf. Hinweis, was der Mandant nicht ohne uns tun sollte – z. B. „Bitte unterschreiben Sie keine neuen Dokumente des Jobcenters, ohne uns zu fragen."]

**Bei Fragen:**
Wenden Sie sich an: [Name des Studierenden / der Beratungsstelle]
Telefon: [...] | E-Mail: [...] | Sprechzeiten: [...]

Mit freundlichen Grüßen

[Name des Studierenden / Kürzel]
[Beratungsstelle]
[Rechtlicher Hinweis: Dieser Brief ist ein Entwurf, geprüft von [Anleiter].]

Häufige Briefanlässe und Formulierungshilfen

Widerspruch eingelegt (SGB II / SGB XII)

„Wir haben für Sie am [Datum] Widerspruch gegen den Bescheid vom [Datum] eingelegt. Der Widerspruch heißt, dass wir dem Jobcenter schreiben: Der Bescheid ist nicht korrekt. Das Jobcenter muss jetzt prüfen, ob es recht hat. Das kann einige Wochen dauern. Wir informieren Sie, sobald eine Antwort kommt."

Klage erhoben (Verwaltungsgericht / Sozialgericht)

„Wir haben für Sie am [Datum] Klage beim [Gericht, Ort] eingereicht. Das Aktenzeichen ist: [AZ]. Sie erhalten möglicherweise einen Brief vom Gericht – bitte leiten Sie diesen sofort an uns weiter."

Mietmangel-Schreiben an Vermieter

„Wir haben Ihrem Vermieter am [Datum] geschrieben, dass die Wohnung [Mangel] hat. Wir haben ihn aufgefordert, das bis zum [Datum] zu reparieren. Wenn er das nicht tut, können Sie die Miete mindern. Das bedeutet: Sie zahlen weniger Miete, weil die Wohnung nicht in Ordnung ist. Wie viel weniger – das besprechen wir mit Ihnen."

BAMF-Klage eingereicht

„Wir haben fristgerecht Klage gegen den Bescheid des BAMF vom [Datum] eingereicht. Das Verwaltungsgericht [Ort] prüft jetzt Ihren Fall. Das Aktenzeichen der Klage ist: [AZ]. Der Aufenthalt ist während des Klageverfahrens sichergestellt (§ 81 Abs. 3 AufenthG). Bitte informieren Sie uns sofort, wenn Sie Post vom Gericht oder der Ausländerbehörde bekommen."

Termin-Erinnerung

„Ihr nächster Termin bei uns ist: [Datum], [Uhrzeit], [Adresse, Raum]. Bitte bringen Sie mit: [Aufzählung der Unterlagen]. Wenn Sie nicht kommen können: Bitte rufen Sie uns vorher an unter [Nummer]."

Ausgabeformat

Brief im obigen Standardformat. Kurzform erlaubt bei einfachen Mitteilungen (z. B. reine Terminbestätigung).

Jede Ausgabe trägt:

[KI-GESTÜTZTER ENTWURF – Analyse durch Studierenden und Freigabe durch anleitenden Volljuristen erforderlich. Kein Versand ohne Prüfung.]

Risiken / typische Fehler

• Juristischer Rat im Mandantenbrief ohne Freigabe: Kein Brief darf Aussagen enthalten wie „Sie werden gewinnen" oder „Die Klage hat gute Chancen" – das ist unzulässige Prognose ohne Anleiterbilligung.
• Falsches Fristenverständnis beim Mandanten: Der Brief muss Fristen, die der Mandant wahren muss (z. B. Vorlage von Dokumenten), klar und mit genauen Daten benennen. Keine vagen Formulierungen wie „möglichst bald".
• Keine Rückfrage-Möglichkeit: Mandantenbrief ohne Kontaktangabe ist wertlos. Immer Erreichbarkeit der Beratungsstelle angeben.
• Vertraulichkeit verletzt: Keine Drittdaten (z. B. Informationen über den Vermieter, den Arbeitgeber) im Brief an den Mandanten – es sei denn, der Mandant hat alle relevanten Informationen ohnehin selbst geliefert.