Spam Und Massen Anfrage Filter

Spam-und-Massen-Anfrage-Filter

Dieser Skill erkennt und kennzeichnet eingehende E-Mails, die keine legitimen Mandantenanfragen sind. Bei positiver Spam-Erkennung wird keine Erstantwort generiert; stattdessen erhält das Sekretariat eine Aussortierungsempfehlung.

Spam-Muster-Katalog

Kategorie 1: Klassischer 419-Scam (Vorschussbetrug)

Kennzeichen:

• Absender aus Drittländern, die nicht zum Sachverhalt passen
• Schilderung großer Summen, die „transferiert" werden sollen
• Anfrage nach Treuhandkonto, Bankkontodaten oder Vorleistungen
• Formulierungen: „millions of dollars", „strictly confidential", „God bless you"
• Regelmäßig schlechtes Deutsch oder maschinell übersetzter Text

Aktion: SPAM — 419-SCAM

Kategorie 2: Automatisierte Massen-Mandantenanfragen

Kennzeichen:

• Identischer Wortlaut in mehreren eingehenden Mails
• Merkmale automatisierter Erstellung: fehlende Personalisierung, Template-Formulierungen
• Ungewöhnliche Absenderadressen (zufällige Zeichenfolgen, zahlreiche Ziffern)
• Keine konkreten Sachverhaltsdaten

Aktion: SPAM — MASSEN-ANFRAGE

Kategorie 3: Werbung und Newsletter

Kennzeichen:

• Angebotscharakter: Dienstleistungen, Produkte, Software für die Kanzlei
• Opt-out-Link vorhanden
• „Unsubscribe"- oder „Abbestellen"-Hinweis
• Absender ist erkennbar ein Unternehmen, nicht eine Privatperson

Aktion: KEIN-SPAM — WERBUNG (gesonderter Kanal; kein Erstantwort-Prozess)

Kategorie 4: Automatisierte Recruiter-Mails

Kennzeichen:

• Angebot von Kandidaten für offene Stellen
• Formulierungen wie „Ich bin auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden"
• Anhänge mit Lebenslauf ohne Bezug zu einer Stellenausschreibung
• Häufig über LinkedIn- oder XING-Weiterleitungen

Aktion: KEIN-SPAM — RECRUITER (Weiterleitung an HR-Kanal)

Kategorie 5: Phishing-Versuche

Kennzeichen:

• Links zu gefälschten Webseiten (URL-Check: Domain nicht zur angeblichen Organisation passend)
• Dringende Aufforderung, Zugangsdaten einzugeben
• Drohende Konsequenzen bei Nicht-Antwort innerhalb kurzer Frist
• Absender gibt sich als bekannte Institution aus (Finanzamt, Gericht, Strafverfolgungsbehörde)

Aktion: SPAM — PHISHING und: Hinweis an Kanzlei-IT

Kategorie 6: Spamfilter-Umgehungsversuche

Kennzeichen:

• Wörter mit Ziffern statt Buchstaben: „R3cht", „An1walt"
• Unsichtbare Zeichen, übermäßige HTML-Formatierung
• Betreff-Zeile in Großbuchstaben: „DRINGEND!!!" ohne Substanz
• Mehrfache Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zur Zeichentrennung

Aktion: SPAM — FILTER-UMGEHUNG

Positive-Signal-Liste (kein Spam)

Die folgenden Merkmale sprechen gegen Spam:

• Konkreter Sachverhalt mit Datum, Personen, Ort
• Deutschsprachig oder in einer der unterstützten Sprachen (EN, FR, IT)
• Persönliche Anrede oder Selbstvorstellung
• Reale Absender-Domain (kein Wegwerf-Mail-Dienst)
• Anhang mit relevanten Dokumenten (Kündigung, Bescheid, Vertrag)

Ausgabeformat

SPAM-CHECK ERGEBNIS
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Status:      [KLAR / VERDÄCHTIG / SPAM — TYP]
Konfidenz:   [HOCH / MITTEL / NIEDRIG]
Erkannte Muster: [Liste der erkannten Muster oder „keine"]
Empfehlung:  [Normale Bearbeitung / Manuelle Prüfung / Aussortieren / IT-Meldung]

Verhalten bei SPAM-Erkennung

1. Keine Erstantwort generieren.
2. Skeleton-Eintrag im CRM nur mit Status „SPAM" und Typ; keine vollständige Datenerfassung.
3. Sekretariat erhält Hinweis mit Aussortierungsempfehlung.
4. Bei Phishing: zusätzliche Meldung an die Kanzlei-IT.
5. Bei VERDÄCHTIG (nicht eindeutig): Empfehlung zur manuellen Prüfung durch Rechtsanwalt oder erfahrene Mitarbeitende vor Beantwortung.

Falsch-Positiv-Schutz

Der Filter ist bewusst konservativ eingestellt. Im Zweifel lieber VERDÄCHTIG als SPAM — echte Anfragen dürfen nicht unbeantwortet aussortiert werden. Die Endentscheidung liegt immer beim Sekretariat.

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — liefert den geparsten Text für die Filter-Analyse
• folgekorrespondenz-vorbereiten — erhält den Spam-Status
• dringlichkeitsmarker — läuft nur bei KLAR-Status
• erstantwort-generator — wird nur bei KLAR-Status ausgeführt