Invoice Organizer

Organizador de Faturas

Esta habilidade transforma pastas caóticas de faturas, recibos e documentos financeiros em um sistema de arquivamento limpo e pronto para impostos sem esforço manual.

Quando Usar Esta Habilidade

• Preparando para a época de declaração de impostos e precisa de registros organizados
• Gerenciando despesas comerciais de múltiplos fornecedores
• Organizando recibos de uma pasta desorganizada ou downloads de email
• Configurando arquivamento automático de faturas para contabilidade contínua
• Arquivando registros financeiros por ano ou categoria
• Reconciliando despesas para reembolso
• Preparando documentação para contadores

O Que Esta Habilidade Faz

1. Lê Conteúdo de Faturas: Extrai informações de PDFs, imagens e documentos:

   • Nome do fornecedor/empresa
   • Número da fatura
   • Data
   • Valor
   • Descrição do produto ou serviço
   • Método de pagamento

2. Renomeia Arquivos Consistentemente: Cria nomes de arquivo padronizados:

   • Formato: YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - ProdutoOuServico.pdf
   • Exemplos: 2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf

3. Organiza por Categoria: Classifica em pastas lógicas:

   • Por fornecedor
   • Por categoria de despesa (software, escritório, viagens, etc.)
   • Por período (ano, trimestre, mês)
   • Por categoria fiscal (dedutível, pessoal, etc.)

4. Lida com Múltiplos Formatos: Funciona com:

   • Faturas em PDF
   • Recibos digitalizados (JPG, PNG)
   • Anexos de email
   • Screenshots
   • Extratos bancários

5. Mantém Originais: Preserva arquivos originais enquanto organiza cópias

Como Usar

Uso Básico

Navegue até sua pasta de faturas desorganizada:

cd ~/Desktop/recibos-para-classificar

Em seguida, peça ao Claude Code:

Organize these invoices for taxes

Ou mais especificamente:

Read all invoices in this folder, rename them to 
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format, 
and organize them by vendor

Organização Avançada

Organize these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

Instruções

Quando um usuário solicitar organização de faturas:

1. Escaneie a Pasta

   Identifique todos os arquivos de fatura:

   # Find all invoice-related files
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   Reporte os achados:

   • Número total de arquivos
   • Tipos de arquivo
   • Intervalo de datas (se discernível dos nomes)
   • Organização atual (ou falta dela)

2. Extraia Informações de Cada Arquivo

   Para cada fatura, extraia:

   De faturas em PDF:

   • Use extração de texto para ler conteúdo da fatura
   • Procure por padrões comuns:
     • "Data da Fatura:", "Data:", "Emitida:"
     • "Número da Fatura:", "Nº da Fatura:"
     • Nome da empresa (geralmente no topo)
     • "Valor Devido:", "Total:", "Valor:"
     • "Descrição:", "Serviço:", "Produto:"

   De recibos em imagem:

   • Leia texto visível em imagens
   • Identifique nome do fornecedor (geralmente no topo)
   • Procure pela data (formatos comuns)
   • Encontre valor total

   Fallback para arquivos não claros:

   • Use pistas do nome do arquivo
   • Verifique data de criação/modificação do arquivo
   • Sinalize para revisão manual se informações críticas estiverem faltando

3. Determine a Estratégia de Organização

   Pergunte preferência do usuário se não especificado:

   Encontrei [X] faturas de [intervalo de datas].
   
   Como você gostaria de organizá-las?
   
   1. **Por Fornecedor** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, etc.)
   2. **Por Categoria** (Software/, Escritório/, Viagens/, etc.)
   3. **Por Data** (2024/Q1/, 2024/Q2/, etc.)
   4. **Por Categoria Fiscal** (Dedutível/, Pessoal/, etc.)
   5. **Personalizado** (descreva sua estrutura)
   
   Ou posso usar uma estrutura padrão: Ano/Categoria/Fornecedor
   

4. Crie Nome de Arquivo Padronizado

   Para cada fatura, crie um nome de arquivo seguindo este padrão:

   YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - Descrição.ext
   

   Exemplos:

   • 2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - Recibo - Suprimentos de Escritório.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - Fatura - Processamento Mensal de Pagamentos.pdf

   Melhores Práticas de Nome de Arquivo:

   • Remova caracteres especiais exceto hífens
   • Capitalize nomes de fornecedores corretamente
   • Mantenha descrições concisas mas significativas
   • Use formato de data consistente (YYYY-MM-DD) para ordenação
   • Preserve extensão de arquivo original

5. Execute a Organização

   Antes de mover arquivos, exiba o plano:

   # Plano de Organização
   
   ## Estrutura Proposta
   

   Faturas/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Serviços/ │ └── Escritório/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Serviços/ └── Escritório/

   
   ## Exemplos de Mudanças
   
   Antes: `invoice_adobe_march.pdf`
   Depois: `2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf`
   Localização: `Faturas/2024/Software/Adobe/`
   
   Antes: `IMG_2847.jpg`
   Depois: `2024-02-10 Staples - Recibo - Suprimentos de Escritório.jpg`
   Localização: `Faturas/2024/Escritório/Staples/`
   
   Processar [X] arquivos? (sim/não)
   

   Após aprovação:

   # Create folder structure
   mkdir -p "Faturas/2024/Software/Adobe"
   
   # Copy (don't move) to preserve originals
   cp "original.pdf" "Faturas/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf"
   
   # Or move if user prefers
   mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"
   

6. Gere Relatório de Resumo

   Crie um arquivo CSV com todos os detalhes de fatura:

   Data,Fornecedor,Número da Fatura,Descrição,Valor,Categoria,Caminho do Arquivo
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Faturas/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Suprimentos de Escritório,127.45,Escritório,Faturas/2024/Escritório/Amazon/2024-03-10 Amazon - Recibo - Suprimentos de Escritório.pdf
   ...
   

   Este CSV é útil para:

   • Importar em software de contabilidade
   • Compartilhar com contadores
   • Rastreamento de despesas e relatórios
   • Preparação de impostos

7. Forneça Resumo de Conclusão

   # Organização Concluída! 📊
   
   ## Resumo
   - **Processadas**: [X] faturas
   - **Intervalo de datas**: [mais antiga] a [mais recente]
   - **Valor total**: R$ [soma] (se valores extraídos)
   - **Fornecedores**: [Y] fornecedores únicos
   
   ## Nova Estrutura
   

   Faturas/ ├── 2024/ (45 arquivos) │ ├── Software/ (23 arquivos) │ ├── Serviços/ (12 arquivos) │ └── Escritório/ (10 arquivos) └── 2023/ (12 arquivos)

   
   ## Arquivos Criados
   - `/Faturas/` - Faturas organizadas
   - `/Faturas/resumo-faturas.csv` - Planilha para contabilidade
   - `/Faturas/originais/` - Arquivos originais (se copiados)
   
   ## Arquivos Precisando Revisão
   [Liste arquivos onde informações não puderam ser extraídas completamente]
   
   ## Próximos Passos
   1. Revise o arquivo `resumo-faturas.csv`
   2. Verifique arquivos na pasta "Precisa de Revisão"
   3. Importe CSV em seu software de contabilidade
   4. Configure organização automática para futuras faturas
   
   Pronto para a época de impostos! 🎉
   

Exemplos

Exemplo 1: Preparação de Impostos (De Martin Merschroth)

Usuário: "Tenho uma pasta desorganizada de faturas para impostos. Classifique e renomeie corretamente."

Processo:

1. Escaneia pasta: encontra 147 PDFs e imagens
2. Lê cada fatura para extrair:
   • Data
   • Nome do fornecedor
   • Número da fatura
   • Descrição do produto/serviço
3. Renomeia todos os arquivos: YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - Produto.pdf
4. Organiza em: 2024/Software/, 2024/Viagens/, etc.
5. Cria resumo-faturas.csv para contador
6. Resultado: Faturas organizadas e prontas para impostos em minutos

Exemplo 2: Reconciliação de Despesas Mensais

Usuário: "Organize meus recibos comerciais do mês passado por categoria."

Saída:

# Recibos de Março de 2024 Organizados

## Por Categoria
- Software e Ferramentas: R$ 847,32 (12 faturas)
- Suprimentos de Escritório: R$ 234,18 (8 recibos)
- Viagens e Refeições: R$ 1.456,90 (15 recibos)
- Serviços Profissionais: R$ 2.500,00 (3 faturas)

Total: R$ 5.038,40

Todos os recibos renomeados e arquivados em:
`Recibos-Comerciais/2024/03-Março/[Categoria]/`

Exportação CSV: `março-2024-despesas.csv`

Exemplo 3: Arquivo Multi-Ano

Usuário: "Tenho 3 anos de faturas aleatórias. Organize por ano e depois por fornecedor."

Saída: Cria estrutura:

Faturas/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

Cada arquivo renomeado corretamente com data e descrição.

Exemplo 4: Limpeza de Downloads de Email

Usuário: "Faço download de faturas do Gmail. Estão todas nomeadas como 'fatura.pdf', 'fatura(1).pdf', etc. Corrija essa bagunça."

Saída:

Encontrados 89 arquivos todos nomeados como "fatura*.pdf"

Lendo cada arquivo para extrair informações reais...

Exemplos renomeados:
- fatura.pdf → 2024-03-15 Shopify - Fatura - Assinatura Mensal.pdf
- fatura(1).pdf → 2024-03-14 Google - Fatura - Workspace.pdf
- fatura(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Fatura - Plano Pro.pdf

Todos os arquivos renomeados e organizados por fornecedor.

Padrões Comuns de Organização

Por Fornecedor (Simples)

Faturas/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

Por Ano e Categoria (Pronto para Impostos)

Faturas/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Serviços/
│   └── Viagens/
└── 2024/
    └── ...

Por Trimestre (Rastreamento Detalhado)

Faturas/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Escritório/
│   │   └── Viagens/
│   └── Q2/
│       └── ...

Por Categoria Fiscal (Pronto para Contador)

Faturas/
├── Dedutível/
│   ├── Software/
│   ├── Escritório/
│   └── Serviços-Profissionais/
├── Parcialmente-Dedutível/
│   └── Refeições-Viagens/
└── Pessoal/

Configuração de Automação

Para organização contínua:

Create a script that watches my ~/Downloads/invoices folder 
and auto-organizes any new invoice files using our standard 
naming and folder structure.

Isso cria uma solução persistente que organiza faturas conforme chegam.

Dicas Profissionais

1. Digitalize emails em PDF: Use Preview ou similar para salvar faturas de email como PDFs primeiro
2. Downloads consistentes: Salve todas as faturas em uma pasta para processamento em lote
3. Rotina mensal: Organize faturas mensalmente, não anualmente
4. Faça backup dos originais: Mantenha arquivos originais antes de reorganizar
5. Inclua valores em CSV: Útil para rastreamento de orçamento
6. Marque por dedutibilidade: Anote quais despesas são dedutíveis em impostos
7. Mantenha recibos por 7 anos: Período padrão de auditoria

Lidando com Casos Especiais

Informações Faltando

Se data/fornecedor não puder ser extraído:

• Sinalize arquivo para revisão manual
• Use data de modificação do arquivo como fallback
• Crie pasta "Precisa-de-Revisão/"

Faturas Duplicadas

Se a mesma fatura aparecer múltiplas vezes:

• Compare hash de arquivos
• Mantenha versão de melhor qualidade
• Anote duplicatas no resumo

Faturas Multi-Página

Para faturas divididas entre arquivos:

• Mescle PDFs se necessário
• Use nomenclatura consistente para partes
• Anote em CSV se fatura está dividida

Formatos Não-Padrão

Para formatos de recibos incomuns:

• Extraia o que for possível
• Padronize o que conseguir
• Sinalize para revisão se informações críticas faltarem

Casos de Uso Relacionados

• Criando relatórios de despesas para reembolso
• Organizando extratos bancários
• Gerenciando contratos de fornecedor
• Arquivando registros financeiros antigos
• Preparando para auditorias
• Rastreando custos de assinatura ao longo do tempo