cslawyer1985 matter-allocation-instruction
描述
为管理外部律师的法务运营团队提供律所-事项匹配、事项委托起草、律所入职和委托质量审查。将新事项匹配到正确的律师库律所。生成结构化的委托，告诉律所你需要什么。生成在工作开始前关闭硬性门禁的事项入职检查清单。审计现有委托的缺口并生成补救说明。触发词：'which firm should we use for this'、'instruct [firm]'、'write the instruction letter'、'matter instruction template'、'onboard the firm on this matter'、'set the matter up'、'has conflict been cleared'、'e-billing matter setup'、'review our instruction'、'is our instruction complete'、'instruction gap'、'allocate this matter'。
本技能的用途
执行事项分配和律所委托，从律所选聘一直到启动中的、已正确委托的事项。编码将工作匹配到正确服务商、生成清晰委托、关闭入职门禁和审计委托质量的方法论。
本技能不：
- 设计律师库结构或定义律所层级——使用 panel-design-selection（OCM 技能 2）
- 运行 RFP 或推介流程以选聘律师库律所——使用 rfp-pitch-management（OCM 技能 3）
- 起草计费准则或 OCG——使用 engagement-terms-billing-guidelines（OCM 技能 1）
- 设计或谈判费用安排——使用 fee-arrangement-structuring（OCM 技能 4）
- 在工作已计费后审查发票——使用 invoice-review-compliance（OCM 技能 6）
**跨技能连接：**panel-design-selection 定义哪些律所在律师库上以及处于哪个层级。本技能在该结构内执行——它将特定事项分配给特定律所，然后关闭该律所开始工作前所需的入职门禁。
预检——确认并填写
收集你有的。填写已知的。其余用占位符。立即进行。
| 字段 | 值 |
|---|---|
| 公司 / 法务部门 | [公司] |
| 事项名称 / 描述 | [事项名称] |
| 业务领域 | [业务领域] |
| 法域 | [法域] |
| 事项类型 | 新委托 / 现有事项审计 / 入职设置 |
| 律师库可用 | 有——[描述] / 无——按合理外包指引继续 |
| 费用安排 | 已商定：[类型] / 待商定 / 未知 |
| 电子计费系统 | [平台名称] / 无 / 未知 |
| 成熟度等级 | 早期 / 中期 / 高级 |
路由：
- 为新事项选聘正确的律所 → 模式 1：事项分配
- 撰写给选定律所的委托 → 模式 2：委托模板
- 在新委托的律所上设置事项 → 模式 3：律所入职
- 审查现有委托的缺口 → 模式 4：委托审计
- "我们应该用哪家律所？" / "谁来处理这个？" / "分配这个事项" → 模式 1：事项分配
- "写委托" / "起草委托函" / "委托 [律所]" → 模式 2：委托模板
- "让律所入职" / "设置事项" / "他们开始前我们需要做什么？" → 模式 3：律所入职
- "我们的委托完整吗？" / "审查委托" / "我们的委托缺少什么？" → 模式 4：委托审计
所有文档生成为 .docx 文件，除非用户明确要求其他格式。每份文档页眉包含公司名称、事项名称和日期。
模式 1：事项分配
立即生成事项分配建议和总法律顾问/预算负责人说明。在生成文档之前不要提供分析、评论、要点或叙述。不要提出澄清问题。不要以问题结尾。询问"哪家律所应处理这个"、"我们应该用谁"、"分配这个事项"或"我们应该用 [律所] 还是 [律所]"的用户，正是在请求事项分配建议和总法律顾问/预算负责人说明——使用下方模板立即生成两份文档。分析放在建议的分配理由字段内——而非文档之前。基于用户已提供的内容构建，内联说明假设。文档就是回应。
输入
事项描述、业务领域、法域、复杂程度指示和律师库构成（如已知）。最低可行输入是事项类型、业务领域和法域。
如何运行此模式
- 生成事项分配建议——将合理外包分类、推荐律所（如无具名律师库则为律所类型）、理由、替代选项和利益冲突清查说明嵌入文档模板内。
- 生成总法律顾问/预算负责人说明。
- 观察和后续问题在文档之后——而非之前。
事项分配建议模板
[公司]——事项分配建议 事项：[事项名称] 业务领域：[业务领域] 法域：[法域] 日期：[日期] 编制人：[法务运营 / 关系经理姓名]
合理外包分类：[A 级 / B 级 / C 级——见下文理由]
推荐律所：[律所名称或"无具名律师库时为 A 级律师库律所"] 替代选项：[律所名称或"未识别到"]
分配理由： [4-6 句。说明合理外包层级以及为什么该事项符合。点名具体因素：业务领域匹配、法域覆盖、复杂程度、事项价值、关系考虑、成本层级对齐。说明与决策相关的任何律师库地位——如该业务领域的首选服务商；该类工作的 D&I 要求。]
应用的合理外包因素：
| 因素 | 评估 | 权重 |
|---|---|---|
| 业务领域匹配 | [强 / 可接受 / 缺口] | 高 |
| 法域覆盖 | [强 / 可接受 / 缺口] | 高 |
| 事项复杂程度 | [复杂/新颖 → A 级；专业 → B 级；常规 → C 级] | 高 |
| 事项价值 / 重要性 | [高 / 中 / 低] | 中 |
| 关系 / 保密 | [具名要求 / 无] | 视情况 |
| 成本层级对齐 | [对齐 / 超额 / 不足] | 中 |
| D&I 律师库目标 | [适用 / 不适用] | 低-中 |
**利益冲突清查：**委托进行前必需。[律所名称] 必须在任何工作开始前，以书面形式确认已就 [公司] 的整个公司集团完成清查。清查确认前不要发送保密材料。
费用安排：[如已知引用商定的 AFA；或标记：费用安排在委托前商定——见 fee-arrangement-structuring（OCM 技能 4）。]
**下一步：**利益冲突清查确认后，进入事项委托（模式 2）。
总法律顾问/预算负责人说明模板
[公司]——事项分配说明 事项：[事项名称] | 推荐律所：[律所] | 日期：[日期]
[2 句：事项类型和推荐律所。] [1 句：为什么是这家律所——层级匹配、业务领域、法域覆盖。] [1 句：成本背景——对该工作类型层级对齐，或标记超额并说明理由。] [1 句：利益冲突清查状态和委托时间线。]
合理外包参考——应用于上述模板内
**A 级——全服务 / 大型律所：**复杂、新颖或多法域事项。重要交易价值。监管、危机或有争议事项。机构规模、纵深储备或关系连续性确实是要求——而非仅是默认。风险：将常规工作超额定级。分配至 A 级前的检验：这个事项是否需要 B 级律所明确无法提供的技能或规模？
**B 级——专业所 / 精品所 / 中端市场：**在明确专业领域内深度重于广度的事项。有明确专长要求的成本敏感事项。单一法域工作的地理专家。新兴领域专业所领先机构律所。默认送往 A 级的多数事项可以在不降低质量的情况下适当地分配给 B 级。
**C 级——ALSP / LPO / 流程服务商：**常规、模板化或高量工作。文件审查、尽职调查、合同摘要。判断强度低、吞吐量是主要指标的流程驱动任务。将 C 级工作送往 A 级是最常见且最昂贵的合理外包失败。
常见合理外包失败模式：
- 默认大型律所：因为关系在那里就分配到 A 级，而非因为工作本身需要
- 规避律师库：未经合理外包评估就将工作送出律师库交给知名律所
- 复杂程度夸大：将常规工作描述为复杂以证明首选律所的合理性
- D&I 绕过：一直分配给多数族裔律所而不评估多元化服务商替代选项
模式 2：委托模板
立即生成事项委托和内部分配记录。不要提出澄清问题、提供格式菜单或在生成文档之前提供分析。请求写委托、起草委托函或委托具名律所的用户，正是在请求这两份文档——立即生成。委托必须可电邮：完整到可直接粘贴进发给主管合伙人的电子邮件，无需进一步编辑。基于用户已提供的内容构建，内联说明假设。
输入
律所名称、事项描述、范围、时程、预算（如已知）、关键联系人。最低可行输入是律所名称、事项类型和业务领域。
如何运行此模式
- 生成事项委托——将全部十一个委托组成部分嵌入下方模板内。
- 生成内部分配记录。
- 观察和后续问题在文档之后——而非之前。
事项委托模板
[公司] 事项委托 致：[律所名称]——[主管合伙人 / 关系联系人姓名] 自：[内部律师 / 法务运营联系人姓名] 日期：[日期] 事项名称：[事项名称] 内部事项编号：[编号或待定]
1. 委托 [公司] 委托 [律所] 处理以下事项：[1-2 句描述事项和委托性质——我们需要律所做什么。]
2. 范围 [3-5 句或项目符号列表。包含什么。明确排除什么。如果范围部分确定，说明已知内容并标记将另行确认的内容。委托时范围模糊是 AFA 失败和 OOS 争议的主要原因——要具体。]
3. 关键联系人
| 角色 | 姓名 | 联系方式 |
|---|---|---|
| 内部事项负责人 | [姓名] | [电邮 / 电话] |
| 法务运营 / 关系经理 | [姓名] | [电邮] |
| 律所主管合伙人 | [姓名——由律所确认] | — |
| 律所计费联系人 | [姓名——由律所确认] | — |
4. 时程和关键日期
| 里程碑 | 日期 |
|---|---|
| [关键里程碑 1] | [日期] |
| [关键里程碑 2] | [日期] |
| [目标完成 / 首份交付物] | [日期] |
| [任何外部截止日期——监管、交易、法院] | [日期] |
5. 预算和费用安排 费用安排：[固定费用：£[X] / 封顶费用：£[X] / 按时计费——[费率表引用] / 待定——在本委托后 [X] 天内商定。] [如为 AFA：引用 [日期] 商定的 AFA。提醒律所商定安排中的 AI 效率预期条款。] 预算批准：[姓名 / 级别] 已批准本事项的法律支出至 [£X]。
6. 人员配置 [公司] 期望以下人员配置：[合伙人牵头 / 合伙人 [姓名] 牵头；[资历级别] 的律师助理支持；未经事先通知 [联系人姓名] 不得变更人员配置。] 人员配置必须在首张发票以及任何人员配置构成变化的发票上披露。
7. 报告 报告节奏：[每周状态说明 / 每月状态报告 / 基于里程碑 / 按需临时]。 格式：[电邮叙述 / 模板——见附件 / 电话通话]。 首份报告截止：[日期或触发事件]。 预算警报：当 WIP 达到约定费用的 [50% / 75% / 80%] 时，律所必须通知 [联系人]，并在此前任何可能影响范围或成本的情况出现时立即通知。
8. 外部律师准则 [公司] 的外部律师准则（OCG）完整适用于本委托。[律所] 必须在本委托后 [5] 个工作日内确认已收到当前 OCG。[如附件 OCG：见附件。] [如未附：OCG 可在 [链接] 获取，或：将由法务运营提供。]
9. 利益冲突清查 [律所] 已于 [日期] 以书面形式确认利益冲突清查 / [利益冲突清查尚未完成——收到书面清查前不得开始工作。] 清查必须涵盖 OCG 定义的 [公司] 及其整个公司集团。
10. 电子计费和开票 电子计费平台：[平台名称 / 尚未建立——律所按 [方式] 提交发票]。 电子计费事项编号：[编号或待定——法务运营将在 [X] 个工作日内确认]。 发票格式：LEDES [1998B / 2.0] 并带 UTBMS 任务代码。[或：带 UTBMS 任务级明细的 PDF 发票。] 开票频率：[每月 / 里程碑完成时 / 完成时]。 计费联系人：[姓名和电邮]。
11. 委托函 [律所] 必须在本委托后 [5] 个工作日内发出与本委托及 [公司] OCG 一致的委托函。[或：已于 [日期] 收到并商定委托函——本委托为该协议的补充。]
有关本委托的任何问题应在工作开始前直接联系 [联系人姓名]。
内部分配记录模板
[公司]——内部分配记录 事项：[事项名称] | 律所：[律所] | 日期：[日期]
| 字段 | 值 |
|---|---|
| 律师库层级 | [A / B / C 级] |
| 业务领域 | [业务领域] |
| 法域 | [法域] |
| 费用安排 | [类型和金额] |
| 预算权限 | [批准人姓名和级别] |
| 利益冲突清查 | 已于 [日期] 确认 / 尚未完成 |
| 委托函 | 已于 [日期] 收到 / 待处理 |
| OCG 确认 | 已于 [日期] 收到 / 待处理 |
| 电子计费事项编号 | [编号] / 待定 |
| 关系经理（内部） | [姓名] |
| 报告节奏 | [节奏] |
模式 3：律所入职
立即生成事项入职检查清单和律所入职确认请求——两份文档，完整生成。不要提出澄清问题、提供评论或只生成其中一份。请求让律所入职、设置事项或询问律所开始工作前需要发生什么的用户，正是在请求两份文档——使用下方模板立即生成。检查清单必须包含全部四个阶段（阶段 1：硬性门禁；阶段 2：事项设置；阶段 3：报告设置；阶段 4：持续监控）。如果输入中未提供公司名称，全程使用 [公司]——包括检查清单项目文本和邮件正文内。如果未提供关系经理姓名，使用 [关系经理]。不要从会话上下文中替换姓名。不要在回应末尾提出问题。
输入
律所名称、事项名称、委托状态。最低可行输入是律所名称和事项描述。
如何运行此模式
- 生成事项入职检查清单——包含全部四个阶段及完成字段。
- 生成律所入职确认请求。
- 观察和后续问题在文档之后——而非之前。
事项入职检查清单模板
[公司]——事项入职检查清单 事项：[事项名称] | 律所：[律所] | 日期：[日期] 关系经理：[姓名]
阶段 1：硬性门禁——所有项目完成前不得开始工作
| # | 项目 | 负责人 | 截止 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 书面确认利益冲突清查（公司集团范围） | 律所 | 委托前 | ☐ |
| 2 | 发出并商定委托函 | 律所 | 委托后 5 个工作日内 | ☐ |
| 3 | 收到律所 OCG 确认 | 律所 | 委托后 5 个工作日内 | ☐ |
| 4 | 确认并记录费用安排 | 双方 | 委托前 / [X] 天内 | ☐ |
阶段 1 完成前，不要发送保密材料或允许开始工作。
阶段 2：事项设置——委托后 2 个工作日内完成
| # | 项目 | 负责人 | 截止 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 在电子计费系统中开设事项 | 法务运营 | 第 1-2 天 | ☐ |
| 6 | 向律所签发电子计费事项编号 | 法务运营 | 第 1-2 天 | ☐ |
| 7 | 授予律所计费联系人电子计费平台访问权限 | 法务运营 / IT | 第 1-2 天 | ☐ |
| 8 | 与律所计费团队确认发票格式（LEDES / PDF + UTBMS） | 法务运营 | 第 1-2 天 | ☐ |
| 9 | 在电子计费系统或跟踪工具中输入预算 | 法务运营 | 第 1-2 天 | ☐ |
| 10 | 如需要，商定 NDA / 保密条款 | 法务 / 律所 | 文件移交前 | ☐ |
| 11 | 将背景文件和关键材料移交给律所 | 事项负责人 | 第 1-5 天 | ☐ |
阶段 3：报告设置——第一周内完成
| # | 项目 | 负责人 | 截止 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 12 | 确认律所主管合伙人 | 律所 | 第 1 天 | ☐ |
| 13 | 确认律所计费联系人 | 律所 | 第 1-2 天 | ☐ |
| 14 | 商定报告节奏并确认首份报告日期 | 双方 | 第 1 周 | ☐ |
| 15 | 商定状态报告格式（电邮 / 模板 / 通话） | 双方 | 第 1 周 | ☐ |
| 16 | 向律所传达预算警报阈值（50% / 75% / 80% WIP） | 法务运营 | 第 1 周 | ☐ |
阶段 4：持续监控——30 天时确认
| # | 项目 | 负责人 | 截止 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 17 | 收到并审查首张发票 | 法务运营 | [首个计费周期] | ☐ |
| 18 | 确认首张发票上的人员配置披露 | 法务运营 | [首个计费周期] | ☐ |
| 19 | 收到并归档首份状态报告 | 事项负责人 | [按约定节奏] | ☐ |
| 20 | 30 天关系检查（是否浮现任何问题？） | 关系经理 | 第 30 天 | ☐ |
律所入职确认请求模板
致：[律所主管合伙人 / 计费联系人] 自：[法务运营 / 关系经理] 主题：[公司] / [事项名称]——入职要求
[合伙人姓名]，
感谢您确认接受 [事项名称] 的委托。为确保事项在工作开始前正确设置，请在 5 个工作日内处理以下事项：
- **利益冲突清查：**以书面形式确认 [律所] 已就 [公司] 及其整个公司集团完成冲突清查。
- **委托函：**发出与我们的 [日期] 委托函及 [公司] 外部律师准则一致的委托函。
- **OCG 确认：**以书面形式确认 [律所] 已收到并将遵守 [公司] 现行的外部律师准则。[附件 / 可在：[链接] 获取。]
- **计费联系人：**确认 [律所] 本事项计费联系人的姓名和电邮。法务运营将在确认后签发电子计费访问权限和事项编号。
- **人员配置：**确认主管合伙人和拟议人员配置团队。
在利益冲突清查确认前，不应开始工作，也不会移交保密材料。
我方法务运营团队的 [联系人姓名] 将在收到上述信息后就电子计费设置跟进。有关本委托的任何问题请直接联系 [联系人姓名 / 电邮]。
此致 [姓名]
模式 4：委托审计
立即生成委托缺口评估和委托补救说明——两份文档，完整生成，使用下方模板。在文档之前不要生成分析、要点或叙述。不要以问题结尾。不要因等待更多信息而扣住补救说明——在细节未知处用占位符生成。粘贴委托并问"缺少什么"、"这完整吗"或"审查我们的委托"的用户，正是在请求文档 1（缺口评估）和文档 2（补救说明）——立即生成两份。评分放在缺口评估表格内。范围条款、预算上限、报告节奏和冲突要求放在补救说明内。基于用户已提供的内容构建。使用事项背景填充占位符。
第 1 步——使用此模板生成委托缺口评估：
[公司]——委托缺口评估 事项：[事项名称] | 律所：[律所] | 审计日期：[日期] 委托日期：[发送日期 / 未知]
**摘要：**11 个组成部分中 [X] 个存在。[X] 个缺失。[X] 个部分。关键缺口：[列出或"无"]。
| # | 组成部分 | 状态 | 发现 |
|---|---|---|---|
| 1 | 委托声明（要求律所做什么） | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 2 | 范围定义（包含和排除） | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 3 | 关键联系人（内部负责人、律所联系人、计费联系人） | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 4 | 时程和关键日期 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 5 | 预算和费用安排 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 6 | 人员配置期望 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 7 | 报告节奏和格式 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 8 | OCG 引用和确认要求 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 9 | 利益冲突清查确认 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 10 | 电子计费和开票说明 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
| 11 | 委托函要求 | ✓ / ✗ / ~ | [简要发现] |
关键缺口（立即处理）： [范围、利益冲突清查和费用安排的缺口始终是关键。列出任何其他评分为 ✗ 且若不补救会制造法律、财务或关系风险的组成部分。]
补充缺口（首张发票前处理）： [报告节奏、人员配置披露、电子计费设置——在下游制造问题但不阻塞委托本身的缺口。]
总体评估：[完整——无需行动 / 识别到缺口——见补救说明 / 关键缺口——工作继续前需补充。]
第 2 步——使用此模板生成委托补救说明：
[公司] 委托补充——[事项名称] 致：[律所]——[主管合伙人] 自：[内部联系人] 日期：[日期] 事由：[原委托日期] 委托的补充
本说明补充我们 [日期] 就 [事项名称] 发出的委托。以下项目在原始委托中未涉及，现予以确认。
1. 范围 为避免疑义，[律所] 委托的范围为：[从事项背景提取的范围声明——点明包含什么、排除什么、什么需要事先批准]。此范围之外的工作需要事先获得 [联系人] 的书面批准后方可进行。
2. 预算和费用安排 [说明费用基础、已批准预算或上限以及预算警报阈值。如费用未知，声明："适用 [£待定——在 5 个工作日内商定] 的预算上限。律所必须在本补充说明后 5 个工作日内提供当前 WIP 报表和成本预测。"]
3. 报告 [设定节奏、格式、首份报告日期。声明："首份报告在本补充说明后 5 个工作日内提交，涵盖自委托以来的期间。"]
4. 利益冲突清查 [要求书面确认在开始时已就公司集团完成冲突检查。如未检查，现在要求进行。]
5. 人员配置 [要求披露所有已记录时间的计费人员，含级别和费率。设定未来变更的通知要求。]
6. OCG 和计费合规 [引用 OCG 并要求确认。声明未来发票的 LEDES/UTBMS 要求。]
7. 委托函 [要求在 5 个工作日内发出，或确认开始时已发出。]
原委托的所有其他条款继续有效。请在 [5] 个工作日内确认收到并回复未决项目。
委托质量参考——应用于上述模板内
评分指引：
- ✓（存在）：组成部分以足够的明确度处理，律所可以据此行动
- ~（部分）：组成部分被提及但不够具体——范围已说明但未点名排除项；预算被引用但没有警报阈值
- ✗（缺失）：组成部分完全未涉及
**关键缺口始终是：**范围（#2）、预算/费用（#5）、利益冲突清查（#9）。当事项已在进行中且无报告安排时，报告（#7）是关键。
**糟糕的委托产生什么：**范围争议（范围未定义时律所的解释占上风）；意外发票（没有上限、没有警告义务）；没有报告（你没要求任何报告）；人员配置意外（谁有空谁就经办事项）；冲突风险（未记录的检查不是检查）。
第 3 步——文档之后的观察
标记、优先项和后续问题放在这里——在两份文档都完成后。
领域知识——合理外包和委托质量
为什么委托质量很重要
典型的事项委托是一封两行的电子邮件。那封邮件就是合同。范围争议、OOS 索赔、人员配置变更和发票合规失败，都可追溯到委托时说了什么——以及没说什么。
清晰完整的委托做了两行邮件做不到的四件事：
- 以可以对照后续索赔检验的方式定义范围
- 在首张账单到来之前设定成本和报告期望
- 将利益冲突清查和 OCG 确认记录为案卷事实
- 创造使发票审查成为可能的电子计费设置条件
利益冲突清查是硬性门禁
利益冲突清查不是形式。它是委托的先决条件。在冲突清查确认前开始的工作，使律所和客户都暴露于职业责任风险。在公司事项中，清查必须涵盖整个公司集团——子公司、合资伙伴、相对方——而不仅仅是委托上具名的实体。
在内部委托记录中记录清查确认的日期和形式。未记录的冲突检查不是冲突检查。
电子计费设置作为委托组成部分
电子计费设置是委托任务，而非行政事后的想法。如果首张发票到达时事项编号不在系统中，发票就无法处理。如果未告知律所 LEDES 格式要求，首张发票将以无 UTBMS 编码的 PDF 到达。追溯性重新格式化在操作上昂贵且延误付款——这会在关系开始前就使其紧张。
在委托后两个工作日内签发事项编号和电子计费访问权限。与律所的计费联系人确认发票格式，而非主管合伙人。合伙人不管控发票格式。
委托时的报告节奏，而非事项中途
在事项中途设定的报告期望是请求。在委托时设定的报告期望是要求。委托是客户拥有最大杠杆的时刻。使用它。
说明节奏、格式和首份报告日期。说明预算警报阈值。如果事项运行六个月没有状态报告，委托中缺少报告要求就是原因。