何时使用
当被要求撰写公司内部的沟通文书时使用,覆盖以下类型:
- 3P 进展报(Progress / Plans / Problems 进展、计划、问题)
- 全员通讯(company newsletter,全公司可读的周报/月报)
- FAQ(汇总并回答全公司高频问题)
- 状态报告、领导汇报、项目更新、事故报告等
不该用的边界:对外新闻稿与公关文案、面向客户的营销内容、SEO 长文(用 seo-content-writer)、代码与 API 文档、个人简历。这些都不是「内部沟通」。
核心原则:先判定文书类型,再套用该类型对应的固定格式;内容力求简洁、数据驱动、要点前置。
步骤
- 识别类型:从需求判定属于 3P / newsletter / FAQ / 其他通用四类中的哪一种;无法归类时,向用户追问目标受众、目的、语气与格式要求。
- 澄清范围:确认团队名 / 公司名与时间范围(Progress、Problems 取「过去一周」,Plans 取「未来一周」)。团队名缺失时直接询问。
- 收集信息:尽量从可用来源拉取素材——
- Slack:大频道里高互动(多回复/多 reaction)的帖子
- 邮件:高管发出的全公司公告、长内容或多回复邮件
- 文档(如 Google Drive):高浏览量的关键文档、季度规划、愿景文档
- 日历:All-Hands、产品评审等大型非例行会议及其附件文档
- 外部报道:近期媒体引用或获得的报道 若无相关工具权限,直接请用户提供要点;此时你主要负责套格式润色,并可提示「接入这些来源后产出会更好」。
- 按固定格式起草:见下方各类型格式,格式必须严格遵守。
- 复核:3P 控制在 30-60 秒可读完;尽量带指标;语气就事论事,少用华丽长句。
指令
3P 进展报(受众:高管/领导/同事,对团队有一定但不深的了解;篇幅极短) 固定格式,除此之外不要使用其他格式;emoji 选一个能体现团队与本期氛围的:
[emoji] [团队名](覆盖日期,通常一周)
Progress:[1-3 句,已交付/达成的里程碑/已完成任务,尽量带指标]
Plans:[1-3 句,下周最高优先级、最受关注的事]
Problems:[1-3 句,拖慢团队的阻塞、缺人、bug、谈崩的合作等]
团队越大,任务粒度越粗(如「移动团队:上线了某功能」对比「公司:新招 20 人、签下 10 个新单」)。
全员通讯 newsletter(受众:1000+ 人全公司;经 Slack + 邮件发送) 约 20-25 条 bullet,每条 1-2 句;多放链接(关联文档、公告频道高管帖、全员邮件);用「我们(we)」口吻。按主题分组成节,让公司各板块都被覆盖,例如 {产品研发 / GTM / 财务} 或 {招聘 / 执行 / 愿景} 或 {内部新闻 / 外部新闻}。
:megaphone: 公司公告
- ...
:dart: 重点进展
- 板块一
- 子项
- 板块二
- 子项
:pillar: 领导动态
- ...
:thread: 社区/社交动态
- ...
优先:全公司影响、领导公告、重大里程碑、影响多数员工的信息、外部认可/报道。避免:过细的单团队更新(留给 3P)、仅小群体相关的信息、已传达过的重复内容。
FAQ(汇总全公司高频困惑并简答) 格式:
- *问题*:[1 句]
- *回答*:[1-2 句]
要holistic:覆盖整个公司而非提问者本人或其团队。答案尽量基于官方沟通;信息不确定时明确标注;链接到权威来源;语气专业而亲和;需要高管定夺或官方回应的问题要标记出来。常见主题:融资、新高管、即将发布的产品、招聘进展、愿景/重点变化等。
通用内部沟通(不属上述三类时) 先问清:目标受众、沟通目的、期望语气(正式/随意/紧急/告知)、格式要求。原则:清晰简洁、用主动语态、最重要信息前置、附相关链接、贴合公司沟通风格。
示例
3P 进展报:
🚀 移动团队(5/26 - 6/1)
Progress:上线了 v2.3 登录改版,崩溃率下降 18%;关闭 24 个积压 bug。
Plans:开始离线模式预研,目标本周出技术方案;配合营销完成 6/8 发布演练。
Problems:缺 1 名 iOS 工程师,影响排期约 1 周;与支付方联调被对方 API 限流阻塞。
FAQ:
- *问题*:B 轮融资什么时候完成,对期权有何影响?
- *回答*:已于上周完成,公告见 #announce 频道帖子;期权细则将由财务在全员邮件中单独说明(需 HR/财务官方确认)。
注意事项
- 格式是硬约束:3P 与 newsletter 的版式不要自由发挥。
- 简洁优先:3P 每节 1-3 句、就事论事;newsletter 每条 1-2 句。
- 数据驱动:能给指标就给指标,避免空泛形容。
- 缺信息就问:团队名、时间范围、受众等关键信息缺失时主动澄清,不要臆造。
- 来源真实:FAQ/通讯里引用的事实应来自官方沟通;不确定要标注,必要时标记需高管定夺。
- 本技能改写自 Apache-2.0 / 许可源(原 internal-comms),保留其格式与约束要点。
互见
- fact-checking:发布前核对通讯/FAQ 中引用的事实与数据。
- markdown-to-docx:需要把成稿导出为 Word 正式文档时。
- seo-content-writer:面向对外的内容写作(与本技能边界互补)。