何时使用
当需要把一条"只在某人脑子里"的业务流程,正式落成可交接、可审计的标准作业程序(SOP)时使用。典型场景:
- 把口口相传的流程形式化,让新人照着就能跑通。
- 建 RACI 矩阵厘清每一步谁动手(Responsible)、谁拍板(Accountable)、问谁(Consulted)、告知谁(Informed)。
- 为某个交接点或审计需求编写正式 SOP。
- 把"通常做 X,但有时要 Y"这类异常与边界情形系统性记录下来——这往往是最有价值的部分。
不该用的边界(先判断再调用):
- 流程瓶颈量化分析、周期时间 / 增值比测算 —— 用
business-process-mapper,本技能产出的是叙事性 SOP,不做数据建模。 - 销售漏斗 / 线索转化等对外增长流程 —— 本技能面向内部可重复流程。
- 一次性项目的任务计划与排期 —— 那是项目管理,不是可复用流程的文档化。
- 流程尚不存在、还在从零设计阶段 —— 本技能记录"现状如何运转(as-is)",而非凭空发明。
步骤
引导式产出,先收集再结构化:
- 粗收集(start messy)。 让用户用任意形式描述:口头讲、贴现有文档、或只给流程名。不要求完美,由你来结构化。
- 逐步追问补全。 针对每一步问清四要素:谁做(Who/角色)、何时触发(When)、怎么做(How)、产出什么(Output)。点名当下实际负责的人,即使角色会变。
- 建 RACI。 对每个关键步骤标出 R/A/C/I。约束:每步有且仅有一个 Accountable(A),避免"谁都负责=没人负责"。
- 画流程。 用 ASCII 流程图或分步描述呈现主路径与分支。
- 挖异常与边界(最关键)。 把"一般这样、但偶尔那样"的例外逐条列入异常表,附处理方式。藏起来的边界情形是 SOP 失效的主因。
- 补度量与关联。 给出衡量流程健康的指标(指标 / 目标 / 测量方法),并链接相关流程或政策文档。
指令
按以下固定模板产出 SOP(保留源结构):
## 流程文档:[流程名称]
**Owner:** [人/团队] | **最后更新:** [日期] | **复审周期:** [季度/年度]
### 目的
[流程为何存在、达成什么]
### 范围
[包含什么、不包含什么]
### RACI 矩阵
| 步骤 | Responsible 执行 | Accountable 担责 | Consulted 咨询 | Informed 知会 |
|------|------|------|------|------|
| [步骤] | [谁做] | [谁拍板] | [问谁] | [告知谁] |
### 流程图
[ASCII 流程图或分步描述]
### 分步细则
#### 步骤 1:[名称]
- **谁(Who)**:[角色]
- **何时(When)**:[触发条件或时点]
- **怎么做(How)**:[详细操作]
- **产出(Output)**:[本步产物]
#### 步骤 2:[名称]
[同上格式]
### 异常与边界情形
| 场景 | 如何处理 |
|------|------|
| [异常] | [处置方式] |
### 度量指标
| 指标 | 目标 | 测量方法 |
|------|------|------|
| [指标] | [目标值] | [方法] |
### 相关文档
- [相关流程或政策链接]
若接入连接器:
- 知识库(wiki)已接:先搜索是否已有同名 SOP,能更新就别新建重复;定稿后发布到 wiki。
- 项目跟踪器已接:把流程关联到相关项目与工作流,并为流程改进项创建任务。
示例
最小引导对话:
用户:帮我把"新供应商入库审批"流程写成 SOP,我们财务一直靠口头交接。
Agent:好。先粗讲一遍现状即可,我来追问补全 —— 第一步谁发起?通常要等谁审批?
哪些情况会卡住或走例外(比如缺 W-9、金额超阈值)?
→ 收齐后产出:目的/范围 + RACI(发起=采购R、审批=财务经理A、合规C、申请人I)
+ ASCII 流程图 + 分步细则(每步 Who/When/How/Output)
+ 异常表(缺税表→退回补件;金额>5万→升级 CFO)+ 度量(平均审批时长、退回率)。
注意事项
- 从乱到整。 不要等用户给出完美描述;先拿到"今天怎么跑的",结构化是你的活。
- 例外即价值。 "通常 X、偶尔 Y" 是最该写进文档的内容,务必逼问出来。
- 点名真人。 即便角色会变,知道当下谁做什么才能把流程画对。
- 单一 Accountable。 RACI 中每步只能有一个 A,否则担责落空。
- 记录现状优先。 先文档化 as-is,再谈优化或 to-be。
- 本技能产出叙事性 SOP,不含量化瓶颈分析;需要测周期时间 / 增值比请转
business-process-mapper。
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