为符合 ISO 13485 与 FDA 21 CFR 820/Part 11 的质量管理体系(QMS)设计并运行文件控制系统,覆盖编号规则、审批工作流、变更控制、电子记录与电子签名合规。
何时使用
适用:
- 设计或落地受控文件的编号体系、生命周期与主清单(Document Master List)。
- 搭建评审/审批工作流、变更控制流程与变更分类。
- 实施 21 CFR Part 11 的电子记录、审计追踪与电子签名控制。
- 准备 ISO 13485 4.2 / FDA 820.40 内审或法规审查。
不该用(负边界):
- 非法规要求的内部非受控文档、草稿笔记。
- 纯纸质记录或一般邮件沟通(不在 Part 11 范围内)。
- 产品设计技术细节本身(属设计控制 skill),本 skill 只管文件控制层。
步骤
- 编号:按
PREFIX-CATEGORY-SEQUENCE[-REVISION]申请编号,由文件控制员核验类别、分配下一顺序号并登记主清单,作者用该号建档。校验:格式合规、主清单无重号。 - 创建:用受控模板起草,标注状态为 Draft(仅作者编辑、不可使用)。
- 评审:按文件类型路由必需评审人,评审期 5-10 个工作日;作者处置全部意见并记录回应,再重提。
- 审批:按审批矩阵获取签名(含姓名、签名、日期、角色四要素)。校验:必需评审人全部完成、所有意见有书面处置结论。
- 生效:分配生效日期、完成培训后发布为 Effective,更新主清单。校验:使用点可获取最新版、作废版已移除。
- 变更:填变更申请单(含理由)→ 文件控制员分配变更号并登记 → 影响评估 → 按分类审批 → 实施 → 升版并补全变更历史。校验:变更与批准范围一致、变更历史完整。
- 退役:版本被替代标 Superseded 从在用移除,不再适用标 Obsolete 按保留期归档。
指令
编号类别码(CATEGORY):01 质量管理 / 02 文件控制 / 03 人力资源 / 04 设计开发 / 05 采购 / 06 生产 / 07 质量控制 / 08 CAPA / 09 风险管理(ISO 14971)/ 10 法规事务。
文件前缀(PREFIX):QM 质量手册 / SOP 标准操作程序 / WI 作业指导书 / TF 模板表单 / SPEC 规范 / PLN 计划。
升版规则:重大修订递增主版本号(Rev 01→02);轻微修订递增子版本(Rev 01→01.1);行政性修订加字母后缀或不变(Rev 01→01a)。
变更分类与审批级别:行政性(无内容影响,文件控制员批,如错别字/排版);轻微(局部内容,过程负责人+QA);重大(实质内容,完整评审周期);紧急(安全/合规紧迫,加急+追溯审批)。
文件校验工具:
# 校验文件元数据
python scripts/document_validator.py --doc document.json
# 交互式校验
python scripts/document_validator.py --interactive
# 输出 JSON 以便集成
python scripts/document_validator.py --doc document.json --output json
# 生成示例文件 JSON
python scripts/document_validator.py --sample > sample_doc.json
校验项:编号规则合规、标题与状态、日期(生效/复审到期)、按类型的审批要求、变更历史完整性、Part 11 控制(审计追踪、签名)。
示例
变更历史表(每份文件必含):
| 版本 | 日期 | 描述 | 作者 | 审批人 |
|------|------------|--------------|----------|----------|
| 01 | 2023-01-15 | 初始发布 | J. Smith | M. Jones |
| 02 | 2024-03-01 | 更新工作流 | J. Smith | M. Jones |
文件校验输入 JSON:
{
"number": "SOP-02-001",
"title": "Document Control Procedure",
"doc_type": "SOP",
"revision": "03",
"status": "Effective",
"effective_date": "2024-01-15",
"review_date": "2025-01-15",
"author": "J. Smith",
"approver": "M. Jones",
"change_history": [
{"revision": "01", "date": "2022-01-01", "description": "Initial release"},
{"revision": "02", "date": "2023-01-15", "description": "Updated workflow"},
{"revision": "03", "date": "2024-01-15", "description": "Added e-signature requirements"}
],
"has_audit_trail": true,
"has_electronic_signature": true,
"signature_components": 2
}
编号示例 SOP-02-001-A:SOP=类型(标准操作程序),02=类别(文件控制),001=顺序号,A=版本标识。
注意事项
- 21 CFR Part 11 范围:仅适用于 FDA 法规要求的记录、提交 FDA 的记录及其电子签名;纸质记录、内部非受控文档、一般邮件不适用。
- 审计追踪须满足:安全(用户不可改)、计算机自动生成、时间戳、保留原始值、记录修改者身份(who/what/when 齐全)。
- 电子签名须满足:个人唯一(不可共享)、至少 2 个组件(用户名+密码起步)、显示签名表现(姓名+日期时间+含义,如「Approved for Release」)、与记录绑定不可剥离复制。
- 系统控制清单:唯一用户 ID、密码复杂度、失败锁定、会话超时;全量创建/修改记录新旧值与身份时间戳;基于角色的访问控制、静态与传输加密、定期备份并验证恢复。
- 周期复审:政策每 3 年、SOP/WI 每 2 年、规范随产品变更、表单/模板每 3 年。
- 常见审计发现及预防:在用作废文件→分发控制;缺审批签名→发布前强制工作流;变更历史不全→每次升版强制更新;无复审计划→建立并执行复审日历;审计追踪不足→对 DMS 做 Part 11 验证。
- 法规锚点:ISO 13485:2016 第 4.2 条(4.2.4 文件控制、4.2.5 记录控制);FDA 21 CFR 820.40 文件控制、820.180/181/184/186 记录要求。
互见
- 设计开发文件控制 / CAPA 管理 / 风险管理(ISO 14971)等同体系其他 skill。
- 原仓库参考:
references/document-control-procedures.md(完整编号与变更指南)、references/21cfr11-compliance-guide.md(Part 11 详细要求与差距评估模板)。
采编自 alirezarezvani/claude-skills(MIT 许可),已按中文「技能大典」SCHEMA 适配重写。