何时使用
当需要把一段工作进展,按受众和节奏整理成一条得体的干系人更新时使用。典型场景:
- 周期性汇报:给领导/团队的周报、月报。
- 发布公告:功能或产品上线,说明范围、影响与反馈渠道。
- 风险升级:把某个风险或阻塞点向上抛出,明确诉求。
- 一次性更新:转向、重大决策、需要拍板的事项。
- 同一进展改写多版:高管简报版 / 工程明细版 / 跨职能版 / 对客版。
不该用(负边界):
- 对客户对外回复(用客户回复类技能)。
- 纯营销/落地页/获客文案(用营销文案类技能)。
- 纯财务模型搭建或三表预测(那是数据准备,本技能聚焦「如何讲清楚」)。
- 本技能只产出草稿,数字与承诺发送前仍需人工核验。
步骤
- 定更新类型:周报(进展/阻塞/下一步)/ 月报(趋势/里程碑/战略对齐)/ 发布公告 / 一次性(升级/转向/决策)。
- 定受众:高管(结果导向、战略框定、极简)/ 工程团队(技术细节、阻塞、待定决策)/ 跨职能伙伴(共同目标、依赖)/ 客户外部(收益导向、清晰时间线、零黑话)/ 董事会(指标驱动、聚焦风险、极简)。
- 拉取背景:从可用来源补齐——项目跟踪(路线图/里程碑状态、自上次更新已完成项、在险/受阻项、迭代进度)、团队聊天(讨论与异步决策、暴露的阻塞)、会议记录/转录(决策与行动项)、知识库(决策文档、设计评审)。无可用工具时,向用户索取四要素:自上次更新完成了什么 / 当前阻塞与风险 / 已做或待定的决策 / 接下来做什么。
- 按受众生成:套用下方对应模板与状态/风险框架。
- 复核交付:主动问是否调语气、详略或侧重;按渠道排版(邮件/聊天贴/文档/幻灯片);需要时直接代写可发送的消息。
指令
核心原则:
- 别埋导语——开头就讲最重要的那件事;有坏消息先讲,别藏在好消息后面。
- 状态灯反映真实判断,不是对方爱听的话。黄不是失败,是良好的风险管理。
- 诉求必须具体可执行——「需要支持」不是诉求,「周五前对 X 拍板」才是。
- 对高管一律用结果与目标框定,不堆活动与任务(「我们上线 X 并拉动了 Y 指标」,而非「开了 14 次站会、关了 23 个工单」)。
- 长度匹配受众注意力:高管几条要点;工程给到所需细节。
状态灯(绿/黄/红)判据:
- 绿(On Track):按计划推进、无重大风险、能如期兑现承诺。真的顺利才用绿,别当默认值。
- 黄(At Risk):进度慢于计划或风险已出现,缓解进行中但结果不确定;不干预可能误期。越早标黄,可选项越多。
- 红(Off Track):显著落后、有重大阻塞且无清晰缓解,不重大干预(砍范围/加资源/延期)必误期。真正需要求助时才用红,别等到来不及。
改灯规则:见到风险首个苗头即转黄(而非确定变坏时);自己手段用尽、需要升级时转红;风险真正解除才转回绿(仅暂停不算);每次改灯都注明「因 X 转黄」。
ROAM 风险框架:Resolved(已解除,记录如何解的)/ Owned(有人正在管,写明 owner 与缓解计划)/ Accepted(已知但选择不缓解,记录理由)/ Mitigated(已降到可接受,记录所做动作)。
讲清一个风险的五步:①清晰陈述「存在 X 风险,因为 Y」→ ②量化影响「若发生,后果是 Z」→ ③说明概率「这件事可能/也许/不太可能,依据是…」→ ④给出缓解「我们正用 … 应对」→ ⑤提出诉求「需要你给 … 来进一步降低风险」。常见错误:把风险埋进好消息、含糊(不说清是什么/多久/为何)、只报风险不给缓解、拖太久(早报是规划输入,晚报是救火)。
输出规范:保持可扫读,关键点加粗、列表用要点。高管更新控制在 200–300 字以内;工程更新可长,但仍要分块便于略读。
示例
高管 / 领导版(结果导向,<200 字):
状态: [绿 / 黄 / 红]
TL;DR: [一句话——最该知道的事]
进展:
- [已达成结果,挂到目标/OKR]
- [里程碑及其影响]
- [关键指标变动]
风险:
- [风险]: [缓解计划]。[如需,附诉求]。
待定决策:
- [决策]: [选项 + 推荐]。需在 [日期] 前。
下一里程碑:
- [里程碑] —— [日期]
工程团队版(多给链接,便于点进细节):
已交付:
- [功能/修复] — [PR/工单链接]。[如有,影响]。
进行中:
- [事项] — [Owner]。[预计完成]。[如有,阻塞]。
决策:
- [已定]: [理由]。[ADR 链接(如有)]。
- [待定]: [背景]。[选项]。[推荐]。
优先级变化:
- [变了什么、为什么]
接下来:
- [下批事项] — [为何是这些]
对客 / 外部版(按收益讲,零内部黑话,无工单号):
新功能:
- [功能] — [对客户意味的收益]。[如何使用/链接]。
即将推出:
- [功能] — [预计时间]。[为何与你相关]。
已知问题:
- [问题] — [状态]。[绕行方案(如有)]。
反馈:
- [如何反馈或提需求]
源命令:/stakeholder-update <更新类型与受众>。调用示例:「给领导写一份本周状态更新」「升级这个阻塞风险」「把这版进展改写成对客版本」。
注意事项
- 草稿仅供发送前参考:所有数字、时间线、承诺均须人工核验,不得超出授权。
- 严防外泄不可对外的路线图、内部口径或敏感信息(尤其对客版)。
- 对客版只在「影响客户且已有解决计划」时才提已知问题;时间线宁可写「本季度晚些」也别承诺一个可能错过的日期。
- 高管版只列「需要他们帮忙」的风险;已在自己掌控中的风险,除非必须知会,否则不必列。
- 状态灯宁可提前标黄,也别用绿色粉饰;这是风险沟通,不是乐观表态。
互见
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采编自 anthropics/knowledge-work-plugins(Apache-2.0)。