Smart Calendar

Skill: Smart Calendar — Gestion Inteligente de Agenda PM

"Un PM sin calendario sincronizado con su backlog es un PM que apaga fuegos." Inspirado en: Reclaim.ai (AI time-blocking), Cal Newport (Deep Work), Eisenhower Matrix, PMI Time Management, McKinsey PM playbook.

Problema que resuelve

El PM gestiona: ceremonias Scrum, 1:1s, steercos, follow-ups con stakeholders, deadlines de informes, tareas de backlog, y trabajo profundo de analisis. Sin automatizacion, las tareas sin fecha fija (informes, analisis, specs) se posponen indefinidamente hasta que son urgentes.

Arquitectura: 4 capas

Capa 1 — Sync Engine (Microsoft Graph API)

Sincronizacion bidireccional con Outlook/Teams:

• Leer: eventos del calendario, free/busy, categorias, recurrencias
• Escribir: crear bloques de focus, mover reuniones, crear eventos
• Webhook: notificaciones push cuando cambia el calendario
• Auth: OAuth 2.0 con MSAL (delegated permissions, user consent)

Permisos Graph API requeridos:

• Calendars.ReadWrite — leer/escribir eventos
• MailboxSettings.Read — horario laboral del usuario
• OnlineMeetings.Read — detalles de reuniones Teams

Config en pm-config.local.md:

GRAPH_TENANT_ID    = "..."
GRAPH_CLIENT_ID    = "..."
GRAPH_CALENDAR_SYNC = true
CALENDAR_WORK_START = "09:00"
CALENDAR_WORK_END   = "18:00"
CALENDAR_TIMEZONE   = "Europe/Madrid"

Capa 2 — Work Planner (priorizacion automatica)

Fuentes de trabajo del PM (no solo calendario):

• Ceremonias: cadencia Scrum del proyecto (ceremonies.md, sprint dates)
• 1:1s y follow-ups: recurrencias programadas
• Deadlines: informes ejecutivos, steercos, releases, auditorias
• Backlog PM: tareas propias (analisis, specs, onboarding, roadmaps)
• Incidencias: items bloqueados, escalaciones, hotfixes
• Digestiones: reuniones grabadas, documentos pendientes de digerir

Cada item tiene: prioridad (Eisenhower), esfuerzo estimado, deadline, dependencias.

Clasificacion automatica (Eisenhower adaptado para PM):

• DO (urgente + importante): bloqueantes, steerco hoy, deadline hoy
• SCHEDULE (importante, no urgente): specs, analisis, 1:1s, informes
• DELEGATE (urgente, no importante): seguimientos rutinarios, updates
• ELIMINATE (ni urgente ni importante): reuniones sin agenda, duplicados

Capa 3 — Focus Scheduler (bloques de trabajo profundo)

Algoritmo de planificacion diaria:

1. Leer calendario de hoy + semana
2. Identificar huecos libres (no meetings, no lunch)
3. Priorizar items SCHEDULE por deadline proximity + importancia
4. Crear bloques de focus en huecos:
   • Minimo 45 min (menos no permite Deep Work)
   • Maximo 3h (fatiga cognitiva)
   • Etiqueta: "[Savia] Focus: {tarea}"
   • Color: azul oscuro (distinguir de reuniones)
5. Respetar preferencias: no focus antes de daily, no focus despues de las 17h
6. Si cambia el calendario (nueva reunion): rebalancear automaticamente

Capa 4 — Guardian de Deadlines

Alerta proactiva de lo que se puede quedar atras:

• Informe semanal: pendiente de generacion, deadline viernes
• Steerco: preparacion necesaria 2 dias antes
• Sprint review: datos que recopilar 1 dia antes
• 1:1 follow-up: acciones comprometidas sin completar
• Digestion pendiente: reuniones grabadas sin procesar >48h
• Backlog PM: items sin mover >5 dias

Cadencia de alertas:

• Diaria (09:00, post-daily): resumen del dia con alertas
• Semanal (lunes 08:30): vista de la semana con gaps y riesgos
• Evento-driven: si se cancela/mueve reunion, rebalancear

Comandos

• /calendar-sync — sincronizar calendario Outlook/Teams
• /calendar-plan — planificar semana con focus blocks automaticos
• /calendar-today — vista del dia con alertas y recomendaciones
• /calendar-rebalance — rebalancear tras cambio de prioridades
• /calendar-deadlines — deadlines proximos con estado de preparacion
• /calendar-focus — crear bloque de focus para tarea especifica
• /sync-calendars — sincronizar disponibilidad entre 2 tenants Microsoft 365

Integraciones

• sprint-management: fechas de ceremonias → eventos de calendario
• meeting-digest: reuniones grabadas → alerta si no digerida en 48h
• daily-routine: /calendar-today como primer paso del dia
• overnight-sprint: no programar tareas autonomas en horas de focus
• wellbeing-guardian: alertar si >6h de reuniones/dia (burnout risk)

Reglas de negocio

1. NUNCA mover una reunion con stakeholder externo sin confirmacion
2. NUNCA programar focus en horario de daily/standup
3. SIEMPRE respetar horario laboral configurado
4. SIEMPRE dejar 15 min entre reuniones (travel time / reset cognitivo)
5. Focus blocks son "tentative" no "busy" (permiten override manual)
6. Si >70% del dia es reuniones: alertar como dia sin capacidad productiva
7. Ceremonias Scrum tienen prioridad sobre focus blocks

Sistema de Criticidad (Era 120)

El Focus Scheduler usa criticality_score (5 dimensiones, WSJF+RICE+Eisenhower) para decidir que tarea asignar a cada bloque. Spec completo: spec-task-criticality.md | Referencia de frameworks: spec-criticality-frameworks.md

Comandos de criticidad:

• /criticality-dashboard — panel cross-project P0-P3
• /criticality-assess {item} — desglose de 5 dimensiones
• /criticality-rebalance — redistribuir carga por criticidad

Integracion: /calendar-plan ordena por criticality_score. Items P0 crean bloques de emergencia (override focus time). Auto-escalado temporal aplica a /calendar-deadlines. Confidence decay limpia backlog automaticamente.