Invoice Chase

Работа с дебиторкой (напоминания об оплате)

Деньги, которые вам должны, лежат у клиентов, а не у вас на счету — и каждый день просрочки это либо забытый счёт, либо неудобный разговор, который никто не хочет начинать. Этот скилл берёт неудобную часть на себя: сам поднимает просроченные счета, подбирает тон под каждого должника и приоритизирует тех, чья оплата закрывает ближайший кассовый разрыв. Ничего не уходит без вашего «ок».

Быстрый старт

Подтяните отчёт по дебиторке, оцените каждого клиента по истории платежей, подготовьте напоминание под тон каждого просроченного счёта и покажите владельцу. Ничего не уходит, пока владелец не подтвердит.

Владелец: «кто мне должен»
→ Подтянуть дебиторку из ~~бухгалтерии
→ Сверить с поступлениями из ~~платежей (последние 14 дней)
→ Оценить клиента: добросовестный / иногда задерживает / хронический неплательщик
→ Подготовить напоминания под тон
→ Показать сводную таблицу + черновики. Ждать «отправляй».

Проактивный режим и приоритизация по кассе

Навык работает не только по запросу, но и проактивно — в составе еженедельного брифа или когда прогноз денег (cash-flow-snapshot) показал кассовый разрыв.

Приоритизация по кассовому разрыву (связка с cash-flow-snapshot):

• Если прогноз денег показал нехватку на конкретную дату (например, аванс УСН 28.07) — не дёргай всех должников подряд. Найди клиентов, чья ожидаемая оплата закрывает именно этот разрыв, и подними их наверх очереди.
• Формулируй цель деньгами: «Чтобы закрыть разрыв 47 000 ₽ на 28.07, достаточно дожать оплату от „Альфы" (400 000 ₽) на 10 дней раньше обычного — это единственный клиент, чья оплата решает проблему к сроку.»
• Сортируй очередь не по размеру долга, а по вкладу в закрытие ближайшего кассового разрыва × вероятности оплаты (по истории клиента).

Проактивный триггер: в еженедельном брифе сам подними просроченную дебиторку и свяжи её с ближайшими обязательными выплатами (налоги, зарплата). Не жди вопроса «кто мне должен».

Лесенка эскалации (тон растёт со сроком просрочки)

Не одно письмо, а последовательность касаний — тон ужесточается по мере просрочки. Для каждого клиента отслеживай, на какой он ступени, и не отправляй мягкое напоминание тому, кто уже прошёл твёрдую ступень.

Настройка (только при первом запуске)

Задайте владельцу два вопроса перед первым запуском:

1. Канал отправки: «Через что отправлять напоминания — почта (~~почта, например Яндекс 360) или мессенджер (~~мессенджер, например Telegram / WhatsApp для бизнеса)?» — сохраните ответ и используйте его для постановки черновиков.
2. Источники счетов: «Где вы ведёте счета на оплату — ~~бухгалтерия (например 1С или МойСклад) или эквайринг через ~~платежи? Я подтяну просроченные счета из всех подключённых источников.»

Больше не спрашивайте на последующих запусках.

Рабочий процесс

1. Подтяните просроченную дебиторку. Запросите из ~~бухгалтерии все счета, просроченные более чем на 1 день (срок оплаты прошёл). Если подключён ~~платежи с выставлением счетов (например ЮKassa или Тинькофф Касса) — подтяните просроченные счета и оттуда. Если ничего не подключено — попросите владельца выгрузить реестр дебиторки в CSV/Excel из учётной системы или банк-клиента и приложить файл.

2. Сверьте с поступлениями. Для каждого должника проверьте поступления из ~~платежей (например выписка ЮKassa / Тинькофф или банк-клиент):

   • только зачисленные платежи (фильтруйте незавершённые и отклонённые — они раздувают выборку);
   • окно: последние 7 дней до сегодня (не 14 и не 30 — широкое окно чаще всего упирается в лимиты API).

   Если ~~платежи возвращают ошибку лимита запросов:

   • Повторите один раз сразу с окном 3 дня.
   • Если и повтор упирается в лимит — пропустите сверку поступлений для этого запуска. Пометьте всех клиентов пакета как «поступления не проверены — сверьте вручную» в сводной таблице. Перейдите к оценке только по истории из ~~бухгалтерии. Не замалчивайте пропуск сверки.

   Если у клиента есть зачисленное поступление в окне запроса — пометьте «возможно, уже оплатил — проверьте» и исключите из очереди напоминаний.

3. Оцените каждого клиента. Логика оценки — в reference/tone-matching.md. Результат: добросовестный, иногда задерживает или хронический неплательщик.

4. Подготовьте письма-напоминания. Одно письмо на клиента — все просроченные счета объединяйте в одно. Тон под оценку. См. reference/examples/gentle-reminder.md и reference/examples/firm-reminder.md.

5. Покажите черновики владельцу. Сначала сводная таблица:

   Клиент	Сумма к оплате	Просрочка	Тон	Канал
   ООО «Вектор»	120 000 ₽	18 дней	Мягкий	~~почта
   ИП Смирнов	45 000 ₽	47 дней	Твёрдый	~~мессенджер

   Затем покажите каждое письмо целиком. Ждите от владельца «отправляй» или поштучного подтверждения.

6. Отправьте или поставьте в очередь — только после подтверждения.

   • Если поддерживается отправка из источника счёта — отправьте напоминание оттуда.
   • Остальное — черновик в настроенном канале (~~почта или ~~мессенджер).
   • Никогда не отправляйте без явного подтверждения.

7. Отчитайтесь. Перечислите: что отправлено, что поставлено в черновики, что помечено (возможно оплачено, исключено).

Эскалация: досудебная претензия (крайняя мера)

Если счёт просрочен критически (как правило, 60+ дней) и обычные напоминания не сработали, предложите владельцу следующий шаг — досудебную (претензионную) претензию. Это не очередное письмо-напоминание, а официальный документ с требованием оплаты и указанием на возможное обращение в суд.

• Не выставляйте претензию автоматически. Предложите как опцию: «Счёт просрочен на N дней, напоминания не дали результата. Следующий шаг — досудебная претензия. Подготовить черновик?»
• В претензии: реквизиты сторон, основание (договор, счёт, акт), сумма долга, расчёт неустойки/пеней (если предусмотрены договором), срок для оплаты (обычно 30 дней), указание на обращение в суд при неоплате.
• ⚠️ Текст претензии и расчёт неустойки должен проверить юрист/бухгалтер владельца перед отправкой. Не выдумывайте размер пеней — берите из условий договора или пишите «уточните в договоре».

Точки подтверждения (approval gates)

• Никогда не отправляйте письмо или черновик без явного подтверждения владельца. Сначала покажите все черновики, дождитесь отмашки.
• Никогда не включайте клиента, оплатившего за последние 14 дней. Помечайте «возможно, уже оплатил — проверьте».
• Никогда не пишите клиенту, которого нет в реестре дебиторки (из ~~бухгалтерии или выгрузки). Никаких напоминаний по памяти.
• Никогда не отправляйте досудебную претензию без отдельного подтверждения владельца и проверки юристом/бухгалтером.
• Одно подтверждение покрывает один пакет. Добавление клиента или правка черновика после подтверждения запускает новый круг согласования.

Справочные материалы

• reference/tone-matching.md — логика оценки, тон, формулы темы письма
• reference/gotchas.md — известные грабли
• reference/examples/gentle-reminder.md — пример мягкого напоминания (добросовестный)
• reference/examples/firm-reminder.md — пример твёрдого напоминания (хронический неплательщик)