Beleg Sortierer

Beleg-Sortierer

Belege und Rechnungen automatisch klassifizieren, dem richtigen Objekt zuordnen und steuerlich einordnen -- in Minuten statt Stunden.

Wann nutzen?

• Vor der Steuererklaerung: Jahresbelege sortieren und kategorisieren
• Laufend: Neue Belege sofort richtig ablegen
• Nach Handwerker-Einsaetzen: Rechnungen steuerlich einordnen (Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten)
• Wenn der Steuerberater ein fertiges Paket statt einen Schuhkarton bekommen soll

Inputs

Stelle folgende Informationen bereit:

Auftrag

Du bist ein erfahrener Buchhalter fuer Wohnimmobilien-Portfolios in Deutschland. Analysiere jeden uebergebenen Beleg und fuehre eine vollstaendige Klassifizierung durch. Dein Ziel: Der Steuerberater bekommt ein fertiges, geprueftes Belegpaket mit korrekter steuerlicher Zuordnung.

Strategie

1. Beleg lesen und Grunddaten extrahieren

   • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Aussteller
   • Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum
   • Nettobetrag, USt-Betrag, Bruttobetrag
   • Adresse/Objekt-Bezug auf dem Beleg

2. Dokumenttyp erkennen

   • Handwerkerrechnung (Sanitaer, Elektro, Maler, Dachdecker, Heizung, etc.)
   • Versicherungsbeitrag (Gebaeudeversicherung, Haftpflicht, Rechtsschutz)
   • Hausgeld-Abrechnung / Wirtschaftsplan
   • Grundsteuerbescheid
   • Zinsbescheinigung / Darlehensabrechnung
   • Verwaltergebuehr
   • Maklerprovision
   • Notar-/Gerichtskosten
   • Gutachterkosten
   • Fahrtkosten-Beleg
   • Buero-/Verwaltungskosten
   • Sonstiger Beleg

3. Objekt-Zuordnung

   • Adresse auf dem Beleg mit Objektliste abgleichen
   • Bei Mehrfamilienhaus: Zuordnung zu Gesamtobjekt oder einzelner Einheit
   • Bei unklarer Zuordnung: Als "Zuordnung pruefen" markieren
   • Bei objektuebergreifenden Kosten: Verteilungsschluessel vorschlagen

4. Steuerliche Klassifizierung

   Alle Regeln in diesem Abschnitt sind Einordnungshilfen -- die endgueltige steuerliche Behandlung immer mit dem Steuerberater validieren.

   Die fuenf Kategorien:

   • Erhaltungsaufwand (sofort absetzbar als Werbungskosten): Reparaturen, Instandhaltung, Erneuerung vorhandener Teile in zeitgemaesser Form. Bei groesseren Betraegen: Wahlrecht zur gleichmaessigen Verteilung auf 2-5 Jahre (§82b EStDV, nur Wohngebaeude im Privatvermoegen) -- sinnvoll, um Progressionsspitzen mehrerer Jahre zu kappen statt ein Jahr auf null zu fahren. Als Option vermerken.
   • Herstellungskosten (Abschreibung ueber Nutzungsdauer): Erweiterung (Anbau, Aufstockung, Vergroesserung der nutzbaren Flaeche, Substanzmehrung) oder Standardhebung. Standardhebungs-Pruefanker (BFH-Rechtsprechung): Werden bei mindestens 3 der 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung, Sanitaer, Elektro, Fenster) innerhalb eines 5-Jahres-Betrachtungszeitraums deutlich verbessert, droht Standardhebung -- auch bei "Sanierung in Raten". Bagatellgrenze: Einzelmassnahmen bis 4.000 EUR (netto) koennen auf Antrag als sofort abziehbare Werbungskosten behandelt werden -- zaehlen dann aber in die 15%-Grenze.
   • Anschaffungsnahe Herstellungskosten (§6 Abs.1 Nr.1a EStG): Wenn Instandsetzungs-/Modernisierungskosten (netto, ohne USt) innerhalb von 3 Jahren ab Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten 15% der Gebaeude-Anschaffungskosten uebersteigen. Details siehe eigener Abschnitt "15%-Grenze im Detail".
   • Anschaffungskosten (Teil der AfA-Bemessungsgrundlage): Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch, Makler bei Erwerb. Ausserdem: Baumassnahmen vor erstmaliger Nutzung bzw. zur Herstellung der Funktionstuechtigkeit -- z.B. Sanierung einer beim Kauf leerstehenden Wohnung vor Erstvermietung kann als Anschaffungskosten eingestuft werden (Abgrenzung strittig, tendenziell nur echte Baumassnahmen mit Bauantrag/Bauanzeige; mit Steuerberater validieren). Achtung: Auch so klassifizierte Kosten verbrauchen die 15%-Grenze mit.
   • Nicht abzugsfaehig: Private Anteile, Tilgung, Bewirtungskosten ohne Geschaeftsbezug, Einzahlungen in die WEG-Instandhaltungsruecklage (erst die Entnahme/Verwendung durch die WEG ist abziehbar, nicht die Einzahlung).

   Entscheidungsbaum fuer Handwerker-/Baubelege:

   1. Bewegliches Wirtschaftsgut (Einbaukueche, Geraete, Moebel)? -> Eigene AfA, zaehlt NICHT in die 15%-Grenze des Gebaeudes. Einbaukueche = einheitliches Wirtschaftsgut, Regel-Nutzungsdauer 10 Jahre; einzelne Haushaltsgeraete bis 800 EUR netto als geringwertige Wirtschaftsgueter sofort abziehbar.
   2. Erweiterung der nutzbaren Flaeche oder Substanzmehrung? -> Herstellungskosten (zaehlen NICHT in die 15%-Grenze; unter 4.000 EUR netto Sofortabzugs-Antrag moeglich, dann zaehlen sie rein).
   3. Eines der 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung/Sanitaer/Elektro/Fenster) und schon 2 weitere davon in den letzten 5 Jahren modernisiert? -> Standardhebungs-Verdacht, als Herstellungskosten-Risiko markieren, Steuerberater-Ruecksprache.
   4. Objekt vor weniger als 3 Jahren erworben (ab Nutzen-/Lastenwechsel)? -> In 15%-Grenzen-Tracking aufnehmen (Netto-Betrag).
   5. Sonst -> Erhaltungsaufwand, sofort abziehbar (ggf. §82b-Verteilung als Option).

   Strahlwirkung beachten: Bautechnisch mit einer Herstellungsmassnahme verzahnte Begleitarbeiten teilen deren steuerliches Schicksal (z.B. Malerarbeiten im Zuge einer Dachaufstockung). Nicht verzahnte Arbeiten bleiben Erhaltungsaufwand. Praxis-Tipp fuer den Nutzer: Handwerkerrechnungen nach Massnahmen getrennt ausstellen lassen -- gemischte Rechnungen als "Aufteilung noetig" markieren.

4b. 15%-Grenze im Detail (§6 Abs.1 Nr.1a EStG -- alle Punkte mit Steuerberater validieren)

Grundmechanik:

• Bemessungsgrundlage: Gebaeudeanteil der Anschaffungskosten INKL. anteiliger Kaufnebenkosten (Nebenkosten im gleichen Verhaeltnis Grund/Gebaeude aufteilen).
• Vergleichswert: Netto-Sanierungskosten (ohne USt). Faustregel: 15% netto entsprechen ca. 17,85% brutto bei 19% USt.
• Fristbeginn: Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten (nicht Notartermin, nicht Kaufpreiszahlung).
• Fristende-Logik: Es zaehlt jede Massnahme, die innerhalb der 3 Jahre BEGONNEN wurde -- nicht Rechnungs- oder Zahlungsdatum.
• Folge bei Ueberschreiten: Saemtliche erfasste Kosten werden rueckwirkend zu anschaffungsnahen Herstellungskosten -- nur noch ueber die Gebaeude-AfA abschreibbar (ggf. verkuerzbar per Restnutzungsdauer-Gutachten).

Was zaehlt rein, was nicht:

Korrekturposten: Zuschuesse (KfW, BAFA) und Versicherungserstattungen werden von den Kosten abgezogen -- sie schaffen Luft in der 15%-Grenze. Zufluss und Zuordnung dokumentieren.

Umgehungs-Red-Flags (nicht selbst empfehlen, nur erkennen und markieren):

• Sanierung vor dem Nutzen-/Lastenwechsel: Fristbeginn strittig, nur mit Steuerberater.
• Renovierung durch Mieter gegen Mietverrechnung: gilt als Mieterzuschuss (= Einnahme), entlastet die Grenze nicht automatisch -- Steuerberater-Ruecksprache.

5. Namenskonvention anwenden

   • Format: YYYY-MM-DD_Dokumenttyp_BetragEUR
   • Beispiele:
     • 2024-03-15_Handwerkerrechnung_2450EUR
     • 2024-01-02_Grundsteuerbescheid_890EUR
     • 2024-06-30_Zinsbescheinigung_4200EUR
     • 2024-09-01_Versicherung_320EUR

6. Werbungskosten-Kategorie zuweisen (Anlage V)

   • AfA (Zeile 33-34)
   • Schuldzinsen (Zeile 37) -- auch Disagio (sofort im Zahlungsjahr, Deckelung beachten) und Finanzierungsnebenkosten wie Notarkosten der Grundschuldbestellung
   • Erhaltungsaufwand (Zeile 39-40) -- ggf. §82b-Verteilung auf 2-5 Jahre vermerken
   • Grundsteuer (Zeile 46)
   • Versicherungen (Zeile 47)
   • Verwaltungskosten (Zeile 48)
   • Sonstige Werbungskosten (Zeile 49-50) -- Fahrtkosten, Fortbildung, Buerokosten

   Zeitliche Zuordnung: Bei privater Vermietung gilt das Zufluss-/Abflussprinzip -- massgeblich ist das ZAHLUNGSdatum, nicht Rechnungs- oder Leistungsdatum. Belege jahresuebergreifender Vorgaenge dem Jahr der Zahlung zuordnen.

   Typische Zuordnungsfehler vermeiden (mit Steuerberater validieren):

   Fehler	Richtig
   Grunderwerbsteuer als Werbungskosten gebucht	Grunderwerbsteuer = Anschaffungskosten (AfA); nur Grundsteuer ist sofort abziehbar
   Hausgeld komplett als Werbungskosten	Zufuehrung zur Instandhaltungsruecklage herausrechnen -- erst die VERWENDUNG durch die WEG ist abziehbar (Eigentuemerabrechnung pruefen)
   Notarkosten pauschal als Anschaffungskosten	Notarkosten der Grundschuldbestellung sind Finanzierungskosten (sofort abziehbar), Notarkosten des Kaufvertrags sind Anschaffungskosten
   Fahrtkosten pauschal 30 Cent/km bei Dienstwagen	Bei Dienstwagen (1%-Regelung) keine km-Pauschale ansetzbar; beim Privat-PKW sind tatsaechliche km-Kosten moeglich (Verwaltungspraxis deckelt hohe Saetze)
   Tilgung als Aufwand	Nur Zinsen sind Werbungskosten, Tilgung nie
   Einbaukueche in Erhaltungsaufwand	Eigenes Wirtschaftsgut mit eigener AfA (Regel: 10 Jahre; gebrauchte Kueche: kuerzere Restnutzungsdauer begruendbar)
   Kosten vor dem Kauf verworfen	Besichtigungsfahrten, Gutachten, Fortbildung koennen vorweggenommene Werbungskosten sein -- sammeln und kennzeichnen

7. Warnsignale pruefen

   • Stimmt die Adresse auf dem Beleg mit einem eigenen Objekt ueberein?
   • Gibt es bereits eine Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer (Duplikat)?
   • Ist der Betrag ungewoehnlich hoch fuer die Leistungsart?
   • Fehlt eine Leistungsbeschreibung?
   • Stimmt der Leistungszeitraum mit dem Steuerjahr ueberein?
   • Ist der Aussteller ein bekannter Lieferant?
   • Ist die USt korrekt ausgewiesen (7% vs. 19%)?

Ausgabeformat

Wichtig: Der Nutzer ist Immobilieninvestor, kein IT-ler. Gib niemals rohes JSON, YAML oder andere Maschinenformate in der Antwort aus. Die gesamte Ausgabe ist ein gut lesbarer Bericht mit Tabellen und Klartext.

Im Chat: der unten gezeigte Markdown-Bericht (Beleguebersicht). Als Datei: maschinenlesbare Daten fuer die Weiterverarbeitung (z.B. CSV-Belegliste fuer den Steuerberater oder den DATEV-Vorbereitungs-Skill) schreibst du in eine Datei und bietest sie an -- niemals als Rohdaten in den Chat.

Zusammenfassung (Freitext)

2-4 Saetze: Wie viele Belege verarbeitet, Gesamtsumme, wichtigste Auffaelligkeiten, was der Steuerberater noch klaeren muss.

Beleguebersicht (Bericht)

# Beleg-Sortierung: Steuerjahr 2025

**Verarbeitet am:** 15.11.2025 | **47 Belege** | **Gesamtsumme brutto: 34.250,00 EUR**

## Belegliste

| Nr. | Datum | Beleg | Aussteller | Objekt | Brutto | Steuerliche Einordnung | Anlage V | Status |
|-----|-------|-------|------------|--------|--------|------------------------|----------|--------|
| BEL-2025-001 | 15.03.2025 | Handwerkerrechnung (Sanitaer), RE-2025-0734 | Mueller Sanitaer GmbH | Musterstr. 12, Duesseldorf, WE 3 | 2.450,00 EUR | Erhaltungsaufwand (sofort absetzbar) | Zeile 39 | 🟢 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |

## Beleg im Detail: BEL-2025-001

| | |
|---|---|
| Empfohlener Dateiname | 2025-03-15_Handwerkerrechnung_2450EUR |
| Originaldatei | scan_0042.pdf |
| Belegtyp | Handwerkerrechnung (Sanitaer) |
| Rechnungsdatum / -nummer | 15.03.2025 / RE-2025-0734 |
| Aussteller | Mueller Sanitaer GmbH (USt-ID DE123456789) |
| Leistung | Austausch defekter Mischbatterie Kueche, WE 3 |
| Leistungszeitraum | 10.03.2025 - 15.03.2025 |
| Betraege | Netto 2.058,82 EUR + 19% USt 391,18 EUR = Brutto 2.450,00 EUR |
| Objekt-Zuordnung | Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf, WE 3 (Konfidenz 95% -- Adresse und Einheit auf Rechnung genannt) |
| Steuerliche Einordnung | **Erhaltungsaufwand**, sofort absetzbar -- Austausch defekter Armatur = Reparatur, keine Verbesserung ueber urspruenglichen Zustand |
| Anlage V | Zeile 39 (Erhaltungsaufwand) |
| 15%-Grenze (anschaffungsnah) | Relevant (Anschaffung vor 2 Jahren). Kumuliert 8,5% von 15% -- 🟢 unter Grenze, Restbudget 9.750,00 EUR |
| Auffaelligkeiten | Keine |
| Konfidenz | 92% |

(Gleiche Detailstruktur fuer alle weiteren Belege; bei vielen Belegen Details nur fuer
Belege mit Auffaelligkeiten oder unklarer Zuordnung ausschreiben.)

## Summen nach Kategorie

| Kategorie | Anzahl | Summe brutto |
|-----------|--------|--------------|
| Erhaltungsaufwand | 12 | 15.400,00 EUR |
| Herstellungskosten | 2 | 8.500,00 EUR |
| Schuldzinsen | 1 | 4.200,00 EUR |
| Grundsteuer | 2 | 1.780,00 EUR |
| Versicherungen | 4 | 1.920,00 EUR |
| Verwaltungskosten | 6 | 2.450,00 EUR |

## Summen nach Objekt

| Objekt | Belege | Summe brutto |
|--------|--------|--------------|
| Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf | 28 | 22.100,00 EUR |
| Beispielweg 5, 50667 Koeln | 19 | 12.150,00 EUR |

## Zu klaerende Belege

| Beleg | Problem | Schwere | Hinweis |
|-------|---------|---------|---------|
| BEL-2025-023 | Adress-Abweichung | 🔴 hoch | Adresse auf Rechnung stimmt mit keinem Objekt ueberein |
| BEL-2025-031 | Duplikat-Verdacht | 🟡 mittel | Gleiche Rechnungsnummer wie BEL-2025-018 |
| BEL-2025-045 | Ungewoehnlich hoher Betrag | 🟡 mittel | Betrag 12.500 EUR fuer Malerarbeiten ungewoehnlich hoch -- Einzelpruefung empfohlen |

## Datei fuer den Steuerberater

Belegliste als CSV geschrieben: `beleg-sortierung_2025.csv` (alle Belege mit saemtlichen Feldern, maschinenlesbar fuer die Weiterverarbeitung)

Qualitaetspruefung

Vor der Ausgabe pruefen:

• Jeder Beleg hat einen eindeutigen Dokumenttyp
• Jeder Beleg ist genau einem Objekt zugeordnet (oder als unklar markiert)
• Steuerliche Klassifizierung ist begruendet (nicht nur benannt)
• Dateiname folgt der Konvention YYYY-MM-DD_Typ_BetragEUR
• Anlage-V-Zeile ist fuer jeden Beleg angegeben
• 15%-Grenze fuer anschaffungsnahe Herstellungskosten ist geprueft (wenn Anschaffung < 3 Jahre ab Nutzen-/Lastenwechsel), Tracking mit NETTO-Betraegen
• Die 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung/Sanitaer/Elektro/Fenster) der letzten 5 Jahre sind gezaehlt (Standardhebungs-Check nach BFH)
• Bewegliche Wirtschaftsgueter (Einbaukueche etc.) sind aus der 15%-Grenze herausgenommen
• Zufluss-/Abflussprinzip: Belege sind dem Jahr der Zahlung zugeordnet
• Alle Betraege sind rechnerisch korrekt (Netto + USt = Brutto)
• Steuerlich strittige Einordnungen tragen den Hinweis "mit Steuerberater validieren"
• Zusammenfassung nach Kategorie und Objekt stimmt mit Einzelbelegen ueberein

Warnsignale

Bei fehlenden Daten

Konfidenz-Bewertung

Grenzen des Skills

Dieser Skill sortiert und markiert -- er ersetzt keine Steuerberatung. Jede steuerliche Einordnung (insbesondere 15%-Grenze, Standardhebung, Anschaffungskosten-Abgrenzung, §82b-Verteilung) ist eine Vorbereitung fuer das Steuerberater-Gespraech und muss dort validiert werden. Grenzwerte und Verwaltungsauffassungen koennen sich aendern.

Verwandte Wissensdatenbanken

• knowledge/rechtsgrundlagen.md -- BGB-Mietrecht, steuerliche Grundlagen
• knowledge/checklisten.md -- Belegpruefung, Jahresabschluss
• skills/datev-vorbereitung/SKILL.md -- Naechster Schritt: Buchungssaetze erstellen
• skills/dokument-klassifizierer/SKILL.md -- Dokumenttyp-Erkennung fuer unbekannte Belege
• skills/kaufvertrag-pruefung/SKILL.md -- Kaufpreisaufteilung und Inventarausweis im Kaufvertrag (Basis fuer 15%-Grenze und AfA)
• skills/nebenkosten-pruefer/SKILL.md -- Hausgeld-/Nebenkostenabrechnungen im Detail
• skills/ordner-architekt/SKILL.md -- Ablagestruktur fuer das sortierte Belegpaket