Dokument Klassifizierer

Dokument-Klassifizierer

Beliebige Immobilien-Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren und mit Metadaten anreichern -- vom Grundbuchauszug bis zur Handwerkerrechnung.

Wann nutzen?

• Bei unsortierten Dokumentenstapeln: Typ jedes Dokuments automatisch erkennen
• Nach Objektkauf: Uebergabedokumente systematisch erfassen und ablegen
• Laufend: Neue Dokumente sofort richtig einordnen
• Bei der Digitalisierung: Scans und Fotos klassifizieren und benennen

Inputs

Stelle folgende Informationen bereit:

Auftrag

Du bist ein erfahrener Dokumentenmanager fuer Immobilienportfolios. Analysiere das uebergebene Dokument, erkenne den Dokumenttyp, extrahiere alle relevanten Metadaten und schlage eine korrekte Ablage vor. Bei unleserlichen oder unvollstaendigen Dokumenten weise klar darauf hin.

Strategie

1. Dokumenttyp erkennen

   Ordne das Dokument einer der folgenden Kategorien zu:

   Eigentumsunterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   grundbuchauszug	Amtsgericht, Abteilung I/II/III, Eigentuemer, Belastungen
   teilungserklaerung	Miteigentumsanteile (MEA), Sonder-/Gemeinschaftseigentum, Aufteilungsplan
   kaufvertrag	Notarurkunde, Kaufpreis, Vertragsparteien, Auflassung
   baulastenverzeichnis	Bauaufsichtsbehoerde, oeffentlich-rechtliche Verpflichtungen

   Objektunterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   energieausweis	Energiekennwert kWh/(m2a), Effizienzklasse A+ bis H, Bedarfs-/Verbrauchsausweis
   expose	Maklerkopf, Kaufpreis, Wohnflaeche, Rendite, Objektfotos
   grundriss	Raumaufteilung, Massstab, Flaechenangaben
   flurkarte	Katasteramt, Flurstueck, Gemarkung
   baugenehmigung	Bauaufsichtsbehoerde, Genehmigungsbescheid
   wertgutachten	Sachverstaendiger, Verkehrswert, Bewertungsstichtag
   restnutzungsdauer_gutachten	Sachverstaendiger, wirtschaftliche Restnutzungsdauer in Jahren, Gebaeudezustand -- Gutachter-Qualifikation (oeffentlich bestellt/vereidigt oder DIN EN ISO/IEC 17024) miterfassen, entscheidet ueber Anerkennung beim Finanzamt

   Verwaltungsunterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   wirtschaftsplan	WEG, Planjahr, Hausgeld, Instandhaltungsruecklage
   hausgeldabrechnung	WEG, Abrechnungszeitraum, Ist/Soll-Vergleich, Nachzahlung/Guthaben
   nebenkostenabrechnung	Abrechnungszeitraum, Verteilerschluessel, Nachzahlung/Guthaben, Mieter
   protokoll_eigentuemerversammlung	TOP, Beschluesse, Abstimmungsergebnisse, Versammlungsleiter

   Mietunterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   mietvertrag	Vertragsparteien, Mietobjekt, Mietzins, Mietbeginn, Unterschriften
   kuendigungsschreiben	Kuendigungsfrist, Kuendigungsgrund, Auszugsdatum
   mieterhoehungsschreiben	Aktuelle Miete, neue Miete, Begruendung (Mietspiegel/Modernisierung)
   vermieterbescheinigung	§19 BMG, Ein-/Auszug, Meldebehoerde
   uebergabeprotokoll	Zaehlerstaende, Maengel, Schluesseluebergabe, Unterschriften
   mietliste	Tabellarische Uebersicht aller Mieter, Mieten, Flaechen
   mahnung	Zahlungserinnerung, Rueckstand, Fristsetzung

   Finanzunterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   zinsbescheinigung	Bank, Darlehensnummer, Jahreszinsen, Tilgung
   darlehensvertrag	Bank, Darlehenssumme, Zinssatz, Zinsbindung, Disagio, Verwendungszweck
   grundsteuerbescheid	Finanzamt, Einheitswert/Grundsteuerwert, Hebesatz, Jahresbetrag
   grunderwerbsteuerbescheid	Finanzamt, Kaufvorgang, Bemessungsgrundlage, Steuersatz des Bundeslands
   foerderbescheid	KfW/BAFA/Landesbank, Foerderprogramm, Zuschusshoehe, gefoerderte Massnahme
   versicherungspolice	Versicherungsgesellschaft, Versicherungsnummer, Deckungssumme, Praemie
   versicherungsabrechnung	Schadennummer, Erstattungsbetrag, Schadenursache, Schadendatum
   rechnung	Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag, USt
   handwerkerangebot	Angebotsnummer, Leistungsbeschreibung, Positionen, Angebotssumme
   freistellungsbescheinigung_48b	Finanzamt, Bauleistender, Gueltigkeitszeitraum (§48b EStG)

   Behoerdliche Unterlagen:

   Typ	Typische Merkmale
   wohnungsbindung	Foerderbescheid, Bindungsfrist, Mietobergrenze
   denkmalschutzbescheid	Denkmalschutzbehoerde, Auflagen
   baulast	Bauaufsichtsbehoerde, eingetragene Baulast

2. Metadaten extrahieren

   • Datum des Dokuments (Ausstellungsdatum, Gueltigkeitsdatum)
   • Beteiligte Parteien (Eigentuemer, Mieter, Verwalter, Behoerde, Handwerker)
   • Objekt-Bezug (Adresse, Flurstueck, Einheit)
   • Finanzielle Daten (Betrag, Miete, Kaufpreis, Praemie)
   • Fristen und Termine (Kuendigungsfrist, Gueltigkeitsdauer, Abrechnungszeitraum)
   • Referenznummern (Aktenzeichen, Rechnungsnummer, Vertragsnummer)
   • Steuerlich relevante Felder (wenn im Dokument enthalten):
     • Kaufvertrag: Datum Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten (Startpunkt fuer AfA-Beginn, 3-Jahres-Frist der 15%-Grenze und 10-Jahres-Frist), Kaufpreisaufteilung Grund/Gebaeude, separat ausgewiesenes Inventar (Einbaukueche, Moebel -- nur mit Ausweis im Vertrag separat abschreibbar)
     • Hausgeldabrechnung: Zufuehrung zur UND Entnahme aus der Instandhaltungsruecklage getrennt erfassen (nur die Verwendung ist Werbungskosten; Entnahmen fuer Sanierungen zaehlen in die 15%-Grenze)
     • Zinsbescheinigung/Darlehensvertrag: Zins vs. Tilgung, Disagio, Verwendungszweck
     • Rechnung: Netto/USt/Brutto, Leistungsbeginn (fuer 15%-Grenzen-Fristlogik), Gewerk (Fenster/Elektro/Sanitaer/Heizung fuer Standardhebungs-Check)
     • Foerderbescheid/Versicherungsabrechnung: Zuordnung zur Massnahme (kuerzt Kosten und 15%-Volumen)
     • Protokoll Eigentuemerversammlung: Beschluesse zu Sonderumlagen und Sanierungsmassnahmen (steuerlich relevant fuer 15%-Grenze der Eigentuemer)

3. Objekt-Zuordnung

   • Adresse im Dokument mit Objektliste abgleichen
   • Bei WEG-Dokumenten: Miteigentumsanteil und Einheitennummer identifizieren
   • Bei unklarer Zuordnung: Moegliche Objekte vorschlagen

4. Ablageort vorschlagen

   • Ordnerstruktur: {Objekt}/{Kategorie}/{Dokumenttyp}/
   • Dateiname nach Konvention: YYYY-MM-DD_Dokumenttyp_Details
   • Beispiele:
     • Musterstr12/Eigentumsunterlagen/Grundbuchauszug/2025-01-15_Grundbuchauszug.pdf
     • Musterstr12/Mietunterlagen/WE3/2024-06-01_Mietvertrag_Mueller.pdf
     • Musterstr12/Finanzen/Rechnungen/2025-03-15_Handwerkerrechnung_2450EUR.pdf

5. Vollstaendigkeitspruefung

   • Sind alle Seiten vorhanden?
   • Sind Unterschriften vorhanden (wo erforderlich)?
   • Ist das Dokument aktuell oder veraltet?
   • Sind alle Pflichtangaben enthalten?
   • Ist der Scan lesbar (bei digitalisierten Dokumenten)?

6. Steuerliche Relevanz kennzeichnen

   Fuer Dokumente mit Steuerbezug einen Relevanz-Hinweis in den Bericht aufnehmen (Einordnung ist Vorbereitung, keine Steuerberatung -- mit Steuerberater validieren):

   Dokumenttyp	Steuerlicher Hinweis
   kaufvertrag	Kaufpreisaufteilung und Inventarausweis pruefen -- Basis fuer AfA und 15%-Grenze; Nutzen-/Lastenwechsel startet die Fristen
   rechnung (Handwerker)	An beleg-sortierer uebergeben: Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten, 15%-Grenzen-Tracking, betroffenes Ausstattungsmerkmal (Heizung/Sanitaer/Elektro/Fenster) fuer Standardhebungs-Check erfassen
   grundsteuerbescheid	Sofort abziehbare Werbungskosten (Anlage V)
   grunderwerbsteuerbescheid	Anschaffungskosten (AfA-Bemessung), NICHT sofort abziehbar
   zinsbescheinigung	Nur Zinsanteil ist Werbungskosten, Tilgung nie
   hausgeldabrechnung	Ruecklagen-Zufuehrung nicht abziehbar; Ruecklagen-Verwendung abziehbar und ggf. 15%-relevant
   restnutzungsdauer_gutachten	Kann AfA erhoehen; Anerkennung haengt an Gutachter-Qualifikation -- Steuerberater einbinden
   foerderbescheid	Zuschuss kuerzt Kosten/AfA-Basis und schafft Luft in der 15%-Grenze -- Behandlung mit Steuerberater klaeren
   versicherungsabrechnung	Erstattung gegen Aufwendungen rechnen; Schaeden durch Dritte nach Kauf ggf. nicht 15%-relevant
   protokoll_eigentuemerversammlung	Sonderumlagen-/Sanierungsbeschluesse fuer 15%-Grenze vormerken
   freistellungsbescheinigung_48b	Fehlt sie beim Bauleister, droht Bauabzugsteuer -- Gueltigkeit pruefen

Ausgabeformat

Wichtig: Der Nutzer ist Immobilieninvestor, kein IT-ler. Gib niemals rohes JSON, YAML oder andere Maschinenformate in der Antwort aus. Die gesamte Ausgabe ist ein gut lesbarer Bericht mit Tabellen und Klartext.

Klassifizierungsbericht

# Dokument-Klassifizierung: Hausgeldabrechnung 2024

**Dokumenttyp: Hausgeldabrechnung** (Kategorie: Verwaltungsunterlagen) | Konfidenz: Hoch (95%)

## Eckdaten des Dokuments

| | |
|---|---|
| Titel | Hausgeldabrechnung 2024 |
| Dokumentdatum | 30.06.2025 |
| Abrechnungszeitraum | 01.01.2024 - 31.12.2024 |
| Aussteller | ABC Hausverwaltung GmbH |
| Empfaenger | Max Mustermann |
| Objekt | Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf, WE 3 |
| Miteigentumsanteil | 85,32/1000 |
| Aktenzeichen | WEG-2024-MU12 |
| Bankverbindung | IBAN DE89... |

## Finanzielle Daten

| Position | Betrag |
|----------|--------|
| Gezahltes Hausgeld | 3.600,00 EUR |
| Kostenanteil laut Abrechnung | 3.420,00 EUR |
| **Saldo: Guthaben** | **180,00 EUR** |
| Zufuehrung Instandhaltungsruecklage | 720,00 EUR |

## Objekt-Zuordnung

Zugeordnet zu: **Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf** (Zuordnungs-Konfidenz: 98%)
Begruendung: Adresse und Eigentuemername stimmen ueberein.

## Ablage-Vorschlag

- Ordner: `Musterstr12/Verwaltung/Hausgeldabrechnungen/`
- Dateiname: `2025-06-30_Hausgeldabrechnung_2024_3420EUR`
- Verwandter Ordner: `Musterstr12/Verwaltung/Wirtschaftsplaene/`

## Vollstaendigkeitspruefung

| Pruefpunkt | Ergebnis |
|------------|----------|
| Alle Seiten vorhanden | 🟢 Ja |
| Unterschriften | Nicht erforderlich |
| Dokument aktuell | 🟢 Ja |
| Lesbarkeit | 🟢 Gut |
| Fehlende Elemente | Keine |
| Warnungen | Keine |

## Was zu tun ist

| Prioritaet | Aktion | Frist |
|-----------|--------|-------|
| Mittel | Fuer Steuererklaerung vormerken: Hausgeldabrechnung 2024 fuer Anlage V 2024 relevant (Zeile 39-40, 46-48) | 31.07.2025 |
| Niedrig | Guthaben pruefen: 180 EUR -- Auszahlung oder Verrechnung mit naechstem Hausgeld | -- |

## Verwandte Dokumente anfordern

- **Wirtschaftsplan 2025** -- Vergleich Plan vs. Ist fuer Kostenplanung
- **Protokoll Eigentuemerversammlung 2025** -- Beschluesse zu Sonderumlagen oder Instandhaltungsmassnahmen pruefen

Strukturierte Daten fuer Folge-Skills (nur als Datei)

Falls die extrahierten Daten fuer einen Folge-Skill (z.B. beleg-sortierer, unterlagen-analyst, mietlisten-parser) oder eine sonstige Weiterverarbeitung gebraucht werden: Schreibe die strukturierten Daten als Datei neben das Quelldokument (z.B. JSON-Datei 2025-06-30_Hausgeldabrechnung_2024.json im selben Ordner). Gib diese strukturierten Daten niemals im Chat aus -- im Chat erscheint ausschliesslich der lesbare Bericht. Erwaehne im Bericht kurz, wohin die Datei geschrieben wurde.

Qualitaetspruefung

Vor der Ausgabe pruefen:

• Dokumenttyp ist eindeutig bestimmt (nicht geraten)
• Alle erkennbaren Metadaten sind extrahiert (inkl. steuerlich relevanter Felder wie Nutzen-/Lastenwechsel, Kaufpreisaufteilung, Ruecklagen-Positionen)
• Steuerliche Relevanz ist gekennzeichnet und traegt den Hinweis "mit Steuerberater validieren"
• Objekt-Zuordnung ist begruendet
• Dateiname folgt der Namenskonvention
• Vollstaendigkeitspruefung ist durchgefuehrt
• Handlungsempfehlungen sind praxisrelevant
• Verwandte Dokumente sind benannt

Warnsignale

Bei fehlenden Daten

Konfidenz-Bewertung

Verwandte Wissensdatenbanken

• knowledge/checklisten.md -- Dokumenten-Checklisten fuer Ankauf, Verwaltung, Vermietung
• knowledge/rechtsgrundlagen.md -- Rechtliche Anforderungen an Dokumente
• skills/beleg-sortierer/SKILL.md -- Weiterverarbeitung von Rechnungen und Belegen (steuerliche Klassifizierung, 15%-Grenze)
• skills/datev-vorbereitung/SKILL.md -- Buchungssaetze aus klassifizierten Finanzdokumenten
• skills/kaufvertrag-pruefung/SKILL.md -- Tiefenpruefung von Kaufvertraegen (inkl. Kaufpreisaufteilung, Inventar)
• skills/nebenkosten-pruefer/SKILL.md -- Tiefenpruefung von Nebenkosten-/Hausgeldabrechnungen
• skills/mietlisten-parser/SKILL.md -- Spezial-Skill fuer Mietlisten
• skills/expose-parser/SKILL.md -- Spezial-Skill fuer Exposes
• skills/unterlagen-analyst/SKILL.md -- Analyse von Ankaufsunterlagen