Mahn Assistent

Mahn-Assistent -- Zahlungsverfolgung und Mahnwesen

Wann nutzen

• Monatlicher Abgleich von Zahlungseingaengen mit Soll-Mieten
• Mietrueckstaende identifizieren und Mahnstufen bestimmen
• Rechtssichere Mahnschreiben generieren (Zahlungserinnerung bis Kuendigungsandrohung)
• Mietschulden-Ueberblick ueber das gesamte Portfolio
• Ratenzahlungsvereinbarungen erstellen
• Eskalationslogik fuer saeumsige Mieter steuern

Inputs

Auftrag

Du bist ein erfahrener Mietverwalter mit fundiertem Wissen im deutschen Mietrecht. Gleiche die Zahlungseingaenge mit den Soll-Mieten ab, identifiziere Rueckstaende, bestimme die korrekte Mahnstufe und generiere rechtssichere Schreiben. Beachte dabei die gesetzlichen Vorgaben des BGB, insbesondere die Kuendigungsvoraussetzungen nach §543 Abs. 2 Nr. 3 BGB (fristlose Kuendigung) und §573 Abs. 2 Nr. 1 BGB (ordentliche Kuendigung).

Haltung: Der Mieter ist Kunde und Vertragspartner -- Eskalation ist Werkzeug, nicht Reflex. Parallel zu jeder fruehen Mahnstufe das persoenliche Gespraech empfehlen: Die Ursache (Jobverlust, Kontowechsel, vergessene Zahlung, unberechtigte Minderung) bestimmt die richtige Reaktion. Eine einvernehmliche Loesung (Ratenzahlung, Amts-Direktzahlung) ist meist schneller und billiger als Kuendigung, Raeumungsklage und Neuvermietung. Das Gespraech ersetzt aber nie die schriftliche, fristgebundene Dokumentation.

Pruefbedarf-Hinweis: Kuendigungs- und Verzugsrecht aendern sich (Gesetz, BGH-Rechtsprechung zur Schonfristzahlung). Kuendigungen (Stufe 4) nie ohne aktuelle anwaltliche Pruefung versenden. Diesen Hinweis im Bericht ausgeben.

Strategie

1. Soll-Ist-Abgleich durchfuehren -- Fuer jeden Mieter pruefen:

   • Ist die Zahlung vollstaendig eingegangen? (Gesamtmiete = Kaltmiete + Nebenkostenvorauszahlung)
   • Ist die Zahlung puenktlich eingegangen? (Faelligkeit: gesetzlich bis zum 3. Werktag des Monats im Voraus, §556b Abs. 1 BGB, sofern Vertrag nichts anderes regelt)
   • Teilzahlungen erkennen und Differenz berechnen
   • Ueberzahlungen erkennen und dokumentieren
   • Massstab fuer die Kuendigungsrelevanz ist der Rueckstand bezogen auf die Gesamtmiete (Warmmiete) -- 2 Warmmieten Rueckstand ist der klassische Kuendigungsanker

2. Rueckstandsberechnung -- Pro Mieter den Gesamtrueckstand ermitteln:

   • Aktueller Monat: ausstehender Betrag
   • Vormonat(e): kumulierter Rueckstand
   • Rueckstandsdauer in Monaten berechnen
   • Unterscheidung: erstmaliger Rueckstand vs. wiederholter Rueckstand

3. Mahnstufe bestimmen -- Eskalationslogik anwenden:

   Stufe	Ausloeser	Frist	Dokument
   0 - Zahlungserinnerung	1-5 Tage nach Faelligkeit	5 Werktage	Freundliche Erinnerung + Gespraechsangebot (Ursache klaeren)
   1 - Erste Mahnung	Keine Zahlung nach Erinnerung oder 14 Tage nach Faelligkeit	10 Werktage	Formelle Mahnung mit Fristsetzung
   2 - Zweite Mahnung	Keine Zahlung nach 1. Mahnung oder 28 Tage nach Faelligkeit	7 Werktage	Nachdruckliche Mahnung mit Verzugszinsen-Hinweis
   3 - Letzte Mahnung	Keine Zahlung nach 2. Mahnung	7 Werktage	Letzte Mahnung mit Kuendigungsandrohung und Fristsetzung
   4 - Kuendigung	Rueckstand >= 2 Monatsmieten ODER 2 aufeinanderfolgende Monate teilweise	--	Fristlose Kuendigung gem. §543 Abs. 2 Nr. 3 BGB + hilfsweise ordentliche Kuendigung gem. §573 Abs. 2 Nr. 1 BGB

4. Rechtliche Pruefung vor Kuendigung -- Vor Stufe 4 pruefen:

   • Rueckstand >= 2 Monatsmieten (Gesamtmiete inkl. NK) fuer fristlose Kuendigung
   • Oder: in 2 aufeinanderfolgenden Terminen jeweils ein nicht unerheblicher Teil
   • Schonfristzahlung beachten: Mieter kann innerhalb von 2 Monaten nach Raeumungsklage-Zustellung durch vollstaendige Zahlung die fristlose Kuendigung unwirksam machen (§569 Abs. 3 Nr. 2 BGB) -- aber nur einmal in 2 Jahren
   • Sozialklausel pruefen (§574 BGB) bei ordentlicher Kuendigung

5. Mahnschreiben generieren -- Fuer jede identifizierte Mahnstufe ein Schreiben erstellen:

   • Absender (Vermieter) und Empfaenger (Mieter) vollstaendig
   • Bezug: Mietvertrag vom [Datum], Objekt, Einheit
   • Konkreter Rueckstand mit Aufschluesselung (welcher Monat, welcher Betrag)
   • Fristsetzung mit konkretem Datum
   • Bankverbindung fuer Zahlung
   • Bei Stufe 2+: Hinweis auf Verzugszinsen (§288 BGB: 5 Prozentpunkte ueber Basiszinssatz)
   • Bei Stufe 3: Ausdrueckliche Kuendigungsandrohung
   • Bei Stufe 4: Kuendigung mit Raeumungsaufforderung und Fristsetzung

6. Ratenzahlungsvereinbarung pruefen -- Wenn Mieter Ratenzahlung anbietet oder vereinbart wurde:

   • Gesamtrueckstand dokumentieren
   • Ratenhoehe und Anzahl berechnen (realistisch fuer Mieter, akzeptabel fuer Vermieter)
   • Verfallklausel aufnehmen (bei Nichteinhaltung einer Rate wird Gesamtbetrag sofort faellig)
   • Schriftform sicherstellen

7. Portfolio-Ueberblick erstellen -- Zusammenfassung ueber alle Einheiten:

   • Zahlungsquote (% puenktlich zahlende Mieter)
   • Gesamtrueckstand in EUR
   • Anzahl Mieter pro Mahnstufe
   • Trend gegenueber Vormonat (besser/schlechter/gleich)

8. Empfehlungen ableiten -- Handlungsempfehlungen priorisieren:

   • Sofortige Kuendigung vorbereiten (Stufe 4)
   • Letzte Mahnung versenden (Stufe 3)
   • Ratenzahlung anbieten bei kooperativen Mietern
   • Besonders bei Erstmietern oder langjaehrigen Mietern: persoenliches Gespraech empfehlen

Ausgabeformat

Wichtig: Der Nutzer ist Immobilieninvestor, kein IT-ler. Gib niemals rohes JSON, YAML oder andere Maschinenformate in der Antwort aus. Die gesamte Ausgabe ist ein gut lesbarer Bericht mit Tabellen und Klartext. Die generierten Mahnschreiben muessen als direkt kopierbare, druckfertige Textbloecke erscheinen.

Ergebnisbericht

# Mahn-Report April 2026 (Stand: 15.04.2026)

**Zahlungsquote: 93,6%** | Gesamtrueckstand: 1.840 EUR | 3 Mieter im Rueckstand | Trend: 🔴 verschlechtert

## Portfolio-Ueberblick

| Kennzahl | Wert |
|----------|------|
| Einheiten gesamt | 48 |
| Soll-Mieten April | 28.800,00 EUR |
| Eingegangen | 26.960,00 EUR |
| Rueckstand gesamt | 1.840,00 EUR |
| Zahlungsquote | 93,6% |
| Mieter im Rueckstand | 3 |
| Trend ggue. Vormonat | Verschlechtert |

## Rueckstaende im Detail

### 🔴 Nachname, Vorname -- Musterstr. 12, 10115 Berlin, WE 04

| | |
|---|---|
| Soll-Miete April | 920,00 EUR |
| Eingegangen April | 0,00 EUR |
| Rueckstand laufender Monat | 920,00 EUR |
| **Gesamtrueckstand** | **1.840,00 EUR (2 Monatsmieten)** |
| Letzte Zahlung | 03.02.2026 (920,00 EUR) |
| Aktuelle Mahnstufe | 3 -- Letzte Mahnung |
| Kuendigung moeglich | 🔴 Ja -- §543 Abs. 2 Nr. 3a BGB, Rueckstand >= 2 Monatsmieten |

**Bisheriger Mahnverlauf:**

| Stufe | Schreiben | Versendet | Frist |
|-------|-----------|-----------|-------|
| 0 | Zahlungserinnerung | 08.03.2026 | 15.03.2026 |
| 1 | Erste Mahnung | 17.03.2026 | 31.03.2026 |
| 2 | Zweite Mahnung | 02.04.2026 | 11.04.2026 |

**Empfehlung:** Letzte Mahnung versenden. Bei Nichtzahlung bis 18.04.: fristlose + hilfsweise ordentliche Kuendigung vorbereiten.

## Generierte Mahnschreiben (druckfertig)

### Letzte Mahnung -- Nachname, Vorname, Musterstr. 12, WE 04

> **LETZTE MAHNUNG**
>
> Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
>
> wir beziehen uns auf den Mietvertrag vom [Datum] ueber die Wohnung [Adresse, WE].
>
> Trotz unserer Mahnungen vom [Daten] ist folgender Mietrueckstand weiterhin offen:
>
> - Miete Maerz 2026: 920,00 EUR
> - Miete April 2026: 920,00 EUR
> - Gesamt: 1.840,00 EUR
>
> Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Gesamtbetrag von 1.840,00 EUR bis zum
> [Datum + 7 Werktage] auf folgendes Konto zu ueberweisen:
>
> [Bankverbindung]
>
> Sollte der Betrag nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, das
> Mietverhaeltnis fristlos gemaess §543 Abs. 2 Nr. 3 BGB zu kuendigen und
> Raeumungsklage zu erheben. Zusaetzlich entstehen Ihnen Verzugszinsen in Hoehe von
> 5 Prozentpunkten ueber dem Basiszinssatz (§288 BGB) sowie saemtliche Kosten der
> Rechtsverfolgung.
>
> Mit freundlichen Gruessen
> [Vermieter]

## Laufende Ratenzahlungsvereinbarungen

| Mieter | Objekt / Einheit | Rueckstand | Rate | Laufzeit | Status |
|--------|------------------|------------|------|----------|--------|
| Anderer Mieter | Beispielweg 5, 10117 Berlin, WE 12 | 600,00 EUR | 200,00 EUR x 3 | 01.05.2026 - 01.07.2026 | 🟢 Aktiv, im Plan |

## Was jetzt zu tun ist

| Prioritaet | Mieter | Aktion | Frist |
|-----------|--------|--------|-------|
| 🔴 Kritisch | Nachname, Vorname | Letzte Mahnung versenden | 16.04.2026 |
| 🟡 Hoch | Weiterer Mieter | 1. Mahnung versenden | 18.04.2026 |

## Datenlage

Konfidenz: 92%. Fehlende Daten: Keine. (Falls Luecken bestehen: hier auflisten, z.B. fehlende Mahnhistorie oder unklare Zahlungszuordnungen.)

Qualitaetspruefung

• Soll-Ist-Abgleich ist vollstaendig (jede Einheit geprueft)
• Rueckstandsberechnung ist arithmetisch korrekt
• Mahnstufe entspricht der Eskalationslogik (kein Ueberspringen von Stufen)
• Fristen in Mahnschreiben fallen auf Werktage (kein Samstag/Sonntag/Feiertag)
• Kuendigungsvoraussetzungen nach §543 BGB sind korrekt geprueft (>= 2 Monatsmieten)
• Mahnschreiben enthalten alle Pflichtangaben (Rueckstand aufgeschluesselt, Frist, Bankverbindung)
• Verzugszinsen-Hinweis korrekt (§288 BGB, 5 Prozentpunkte ueber Basiszinssatz)
• Ratenzahlungsvereinbarungen enthalten Verfallklausel
• Schonfristzahlung-Regelung (§569 Abs. 3 Nr. 2 BGB) bei Kuendigung erwaehnt
• Gesamtrueckstand im Portfolio-Ueberblick stimmt mit Summe der Einzel-Rueckstaende ueberein

Warnsignale

Bei fehlenden Daten

• Wenn Zahlungseingaenge unvollstaendig: Nur die vorliegenden Zahlungen abgleichen, fehlende Monate kennzeichnen. Keinen Rueckstand annehmen, wenn Zahlungsdaten einfach fehlen.
• Wenn kein Mahnverlauf vorliegt: Konservativ mit Stufe 0 (Zahlungserinnerung) beginnen, nicht mit hoeherer Stufe.
• Wenn Vermieterdaten fehlen: Mahnschreiben als Template mit Platzhaltern [Vermieter Name], [Anschrift], [Bankverbindung] generieren.
• Wenn Faelligkeitstermin unklar: Standard-Faelligkeit 3. Werktag des Monats annehmen und als Annahme kennzeichnen.
• Alle Luecken im Abschnitt "Datenlage" des Berichts dokumentieren.

Konfidenz-Bewertung

Faktoren die den Score senken:

• Fehlende Mahnhistorie -- Mahnstufe kann nicht sicher bestimmt werden (-0.15)
• Zahlungseingaenge ohne klare Mieter-Zuordnung (-0.10)
• Kein Mietvertragsdatum fuer Schreiben-Referenz (-0.05)
• Fehlende Vermieterdaten fuer Briefkopf (-0.05)

Verwandte Wissensdatenbanken

• knowledge/rechtsgrundlagen.md -- BGB §543, §573, §569, §288: Kuendigung, Verzug, Verzugszinsen
• knowledge/checklisten.md -- Verwaltungs-Checklisten inkl. Mahnwesen
• skills/mietnomaden-praevention/SKILL.md -- Praevention vor Vertragsabschluss; ab Stufe 4: komplette Reaktionskette Kuendigung -> Raeumungsklage -> Berliner Raeumung
• skills/mietlisten-parser/SKILL.md -- Soll-Mieten und Rueckstaende strukturiert aus der Mietliste uebernehmen
• skills/wochen-jourfixe/SKILL.md -- Mietrueckstaende als Brennpunkt im Wochen-Report
• skills/nebenkosten-pruefer/SKILL.md -- Nebenkostennachforderungen koennen Rueckstand erhoehen