Ordner Architekt

Ordner-Architekt -- Immobilien-Ablage aufbauen & neu ordnen

Eine gewachsene Immobilien-Ablage sieht fast immer gleich aus: Das erste Objekt wurde sorgfaeltig sortiert, das zweite anders, beim dritten lagen die Belege schon lose in der Wurzel. Drei Objekte, drei Strukturen. Spaetestens bei Steuererklaerung, Bankgespraech oder Verkauf raecht sich das.

Dieser Skill baut Ordnung -- nicht, indem er raet, sondern indem er dich befragt: Welcher Investor-Typ bist du, was hast du heute, wo soll es hin. Erst danach legt er Hand an, und auch das erst nach deiner ausdruecklichen Freigabe und mit Sicherungskopie.

Wann diesen Skill nutzen

• Du willst eine neue Objektablage von Grund auf aufsetzen (erstes oder naechstes Objekt).
• Deine bestehende Ablage ist gewachsen und uneinheitlich -- jedes Objekt anders sortiert, lose Dateien, doppelte Ordner.
• Du willst eine Kuerzel-Konvention fuer Strassen/Objekte einfuehren (z.B. B8 = Beispielstrasse 8) und konsequent durchziehen.
• Du stehst vor Steuererklaerung, Bankgespraech oder Verkauf und brauchst eine konsistente, vorzeigbare Struktur.
• Du mischst mehrere Halteformen (GbR, Bruchteilseigentum, Privat, GmbH) und willst sie sauber trennen.

Nicht der richtige Skill, wenn: Du nur ein einzelnes Dokument einordnen willst (→ dokument-klassifizierer), Belege fuers Finanzamt klassifizieren willst (→ beleg-sortierer) oder einen Arbeitsablauf in immoJUMP bauen willst (→ prozess-designer).

Was du mitbringen musst: Zugriff

Du musst keine fertige Struktur vorbereiten, nichts vorab sortieren und am Ende nichts selbst verschieben. Der Skill fragt dich ab und baut dann selbst um. Das Einzige, was er braucht, ist Zugriff auf deine Ablage -- moeglichst mit Schreibrecht, damit er die Arbeit auch ausfuehren kann:

• Google Drive / Dropbox (per Anbindung): Du gibst den/die Ordner fuer das verbundene Konto frei. Wichtig ist eine Anbindung, die nicht nur lesen, sondern auch anlegen, umbenennen und verschieben darf -- dann erledigt der Skill den Umbau direkt. Der Skill prueft das zu Beginn (Schritt 0).
• Lokaler Ordner / synchronisierter Cloud-Ordner (Drive for Desktop, Dropbox-App): Du nennst den Pfad. Funktioniert immer, weil Anlegen, Umbenennen und Verschieben dort sicher in einem Schritt laufen und die Aenderungen in die Cloud zuruecksynchronisieren.

Ziel ist immer dasselbe: Am Ende ist deine Ablage fertig sortiert -- der Skill macht das, nicht du.

Wenn du schon eine alte Struktur-Notiz, eine Readme-Datei oder eine Vorlage hast: rein damit. Der Skill liest sie und baut darauf auf, statt neu zu erfinden.

Auftrag

Fuehre zuerst das gefuehrte Gespraech (Schritte 0-6). Teste den Zugriff, klaere mit wem du es zu tun hast, erforsche und bewerte den Ist-Zustand, frag den Soll-Zustand ab. Rate nicht, frag.

Lege dem Nutzer dann einen vollstaendigen Umzugsplan vor -- was neu angelegt, was umbenannt, was verschoben wird, Datei fuer Datei nachvollziehbar -- und benenne dabei ausdruecklich die kritischen Punkte (was koennte ihm in 2 Jahren auf die Fuesse fallen). Frag nach einer Sicherungskopie.

Setze den Umbau erst nach Bestaetigung und Sicherungskopie selbst um -- lege die Ordner an, benenne um, verschiebe die Dateien, ueber die Schreib-Werkzeuge der Anbindung oder direkt im lokal synchronisierten Ordner. Der Investor bekommt eine fertig sortierte Ablage, keine To-do-Liste. Niemals massenhaft kopieren oder loeschen. Nur wenn gar kein Schreibweg existiert, hilf dem Nutzer zuerst, einen einzurichten (schreibfaehige Anbindung oder lokaler Sync) -- und erst als allerletzte Notloesung gibst du eine manuelle Anleitung aus, statt vorzutaeuschen, du haettest gebaut.

Referenz: Bewaehrte Bestands-Ordnerstruktur

Das ist die Zielstruktur, gegen die der Skill den Ist-Zustand bewertet. Sie ist praxiserprobt fuer Selbstverwalter mit gemischtem Portfolio (ETW + MFH + Sonderformen). Nicht stur ausrollen -- im Gespraech an Investor-Typ und Realitaet des Nutzers anpassen. Aber als Geruest hat sich genau das bewaehrt.

Drei Ebenen: Halteform → Lebenszyklus → Objekt

Die oberste Achse ist nicht "Bestand vs. Ankauf", sondern die Halteform -- weil die Steuer pro Halteform laeuft (eine GbR macht eine Feststellungserklaerung, Privatvermoegen laeuft ueber die Anlage V der Eigentuemer). Halteformen zu vermischen ist ein Steuer- und Haftungsrisiko, kein Schoenheitsfehler.

Immobilien/
├── 00_Vorlagen/                    Muster-Blankos (Objektdatenblatt, Behoerdenvollmacht, Mieterliste ...)
├── 00_Portfolio/                   Kuerzel-Register + Portfolio-Uebersicht + Darlehensuebersicht
│   ├── Bankmappe/                  Selbstauskunft, Vermoegensaufstellung, Objektliste (jaehrlich aktualisieren, s.u.)
│   └── Notfallakte/                Vollmachten, Konten-/Ansprechpartnerliste (s.u.)
│
├── <Halteform A, z.B. Musterbesitz GbR>/
│   ├── 00_Gesellschaft/            Gesellschaftsvertrag, Eintragung, Transparenzregister, Angestellte
│   ├── 0_Ankauf/                   laufende Ankaeufe: gepruefte/verhandelte Objekte, noch nicht im Eigentum (leicht!)
│   ├── 1_Bestand/                  Objekte im Eigentum -- je Objekt die volle Objekt-Vorlage (s.u.)
│   └── 2_Verkauft/                 Archiv verkaufter Objekte (Unterlagen bleiben fuer Steuer/Gewaehrleistung)
│
└── <Halteform B, z.B. Privat (Bruchteilseigentum)>/
    ├── 0_Ankauf/   1_Bestand/   2_Verkauft/      (kein 00_Gesellschaft -- keine Gesellschaft)

Zwei Mal "Ankauf" -- nicht verwechseln: 0_Ankauf/ oben ist die Liste laufender Ankaeufe (Objekte, die man prueft, aber noch nicht besitzt -- voller geplatzter Faelle, deshalb bewusst leichtgewichtig). 02_Kaufprozess/ innerhalb eines Bestandsobjekts ist die permanente Kaufakte (Notar, Kaufvertrag, Grunderwerbsteuer -- fuer AfA und Steuer fuer immer aufzubewahren). Beim Notartermin/Uebergabe wechselt ein Objekt die Ebene: Ordner wandert aus 0_Ankauf/ nach 1_Bestand/, bekommt die volle Objekt-Vorlage, die Pruefungsunterlagen rutschen in 01_Stammdaten + 02_Kaufprozess.

Die Objekt-Vorlage (gleich fuer ETW, MFH, Sonderformen)

Eine einzige Vorlage fuer alle Objekttypen -- eine ETW ist einfach ein Objekt mit einer Einheit. Gleiche Struktur = gleiche Handgriffe ueberall, und Folge-Skills (beleg-sortierer, nebenkosten-pruefer, datev-vorbereitung) finden sich auf jedem Objekt identisch zurecht. Leere Ordner kosten nichts; uneinheitliche Strukturen kosten bei jeder Automatisierung.

B8 — MFH Beispielstrasse 8, Musterstadt/
├── 00_Objektdatenblatt.md  EINE Datei (lebendes Dokument): Eckdaten, Kuerzel, Flaeche, Baujahr, WE-Liste, Kaufdatum, AfA-Basis, Zaehlernummern
│                           + optional: jaehrliche Wirtschaftlichkeits-Pruefung ("traegt das Objekt noch?")
├── 01_Stammdaten           bleibt dauerhaft: Grundbuch, Plaene/Grundrisse, Lageplan/Flurkarte, Wohnflaechenberechnung,
│                           Energieausweis, Baubeschreibung, Behoerdenvollmacht, Teilungserklaerung (WEG)
├── 02_Kaufprozess          einmalig, fuer immer: Expose, Notar/Kaufvertrag, Kaufpreisaufteilung (Boden/Gebaeude → AfA!),
│                           Kaufnebenkosten-Belege (Grunderwerbsteuer, Notar, Makler → AfA), Datenraum, Gutachter, Angebote
├── 03_Finanzierung         Darlehensvertraege, Grundschuldbestellung/Grundpfandrechte, Tilgungsplaene,
│                           Zinsbescheinigungen (jaehrlich → Anlage V), Restnutzungsdauer-Gutachten
├── 04_Einheiten            je WE ein Ordner mit Mieter-Chronik (pro Mieter ein datierter Ordner, s.u.) + _Wohnungsdaten je Einheit
├── 05_Verwaltung
│   ├── Versicherung/ (+ Schaeden/)    Grundsteuer/    Reparaturen/ (laufender Erhaltungsaufwand)
│   ├── Modernisierung/                Zaehlerstaende/    Fotos/ (Aussen · Umfeld · Innen)
│   ├── Hausverwaltung-extern/         WEG/ (Wirtschaftsplan · Beschlusssammlung · Hausgeldabrechnung · Teilungserklaerung)
├── 06_Belege/              2024/  2025/  2026/   (das EINE Zuhause der Steuerbelege)
├── 07_Nebenkosten/         2024/  2025/  2026/
├── 08_Steuer/              2024/  2025/  2026/   (Anlage V / Feststellung je Jahr)
└── 09_Konto                Objektkonto (Auszuege, Kontoinfos)

Steuerliche Kernregel, die nie in einen Topf darf: 05_Verwaltung/Reparaturen/ (laufender Erhaltungsaufwand, sofort absetzbar) getrennt von 05_Verwaltung/Modernisierung/ (modernisierende Herstellungskosten). Grund: anschaffungsnahe Herstellungskosten nach §6 Abs. 1 Nr. 1a EStG -- die 15-%-Grenze in den ersten 3 Jahren nach Kauf. Wirft man beides zusammen, verliert man den Sofortabzug oder reisst die Grenze unbemerkt.

Die Nummern-Regel (verhindert die Umnummerier-Hoelle)

• Geschlossene Mengen → durchnummerieren. Die Objekt-Ebene 00-09 und der 01_Stammdaten-Inhalt sind feste, nicht wachsende Listen → Nummern sind hier ideal und sortieren stabil.
• Wachsende Mengen → NIE nummerieren, sondern datieren/benennen. Belege, Nebenkosten, Steuer laufen nach Jahr (2024/, 2025/). Mieter-Ordner nach Zeitraum + Name (aktuell 2025-11 – heute · Müller, Vormieter 2018-03 – 2025-09 · Schmidt). So muss nie umnummeriert werden, wenn etwas dazukommt.

Kuerzel-Konvention (kurz, aber kollisionssicher)

Kurze Objekt-Kuerzel (Strassen-Anfangsbuchstabe + Hausnummer, z.B. B8, A19, S42) sind Gold: schnelles Tippen, Querverweis in Buchhaltung/Anlage V, eindeutige Benennung von Dateien und im Gespraech. Aber nur mit drei eisernen Regeln, sonst entsteht genau das Chaos, das man aufraeumen wollte:

1. Einmal vergeben = fuer immer eingefroren. Der Erstbelegte zieht NIE um. Kommt spaeter eine Schlossallee 42 zur bestehenden Schildgesstrasse S42 dazu, bleibt Schildgesstrasse S42 und der Neuankoemmling wird SC42. Niemals andersrum -- sonst muessen alle Unterordner, Dateinamen, Kontobezuege nachgezogen werden.
2. Kollision = gleicher Buchstabe UND gleiche Hausnummer. B8 (Beispielstr. 8) und B43 (Bahnweg 43) koexistieren problemlos. Erst Beispielstr. 8 + Bachgasse 8 kollidiert → der Neue wird BA8.
3. Das Kuerzel-Register ist die einzige Wahrheit. Eine Tabelle in 00_Portfolio/, die A19 → "Am Beispielweg 19, Musterstadt" aufloest. Ohne Register ist jedes Kurzschema nach 10 Objekten Raterei -- und kein Folge-Skill kann das Kuerzel zuordnen.

Wer breit ueber mehrere Staedte investiert und Kollisionen ganz vermeiden will, kann ein Stadt-Praefix voranstellen (BN-TW43). Laenger, dafuer nie kollidierend. Im Gespraech abfragen, welche Variante der Nutzer will -- und dann konsequent durchziehen.

Datei-Namens-Konvention (der eigentliche Hebel)

Identisch zu den Folge-Skills dokument-klassifizierer und beleg-sortierer -- sonst zerbricht genau die Kette, die diesen Skill wertvoll macht. Diese nutzen JJJJ-MM-TT_Dokumenttyp_Details (Unterstrich, Datum vorn). Diese Konvention uebernimmt der Skill 1:1:

JJJJ-MM-TT_<Typ>_<Beschreibung>
2025-07-14_Rechnung_Heizungswartung.pdf
2024-06-01_Mietvertrag_Mustermann.pdf
2025-12-31_Zaehlerstand_Strom_WE2.pdf

Datum vorn → chronologische Sortierung. Typ-Kuerzel (Rechnung / Vertrag / Abrechnung / Zaehlerstand / Mahnung) → filterbar.

Das Objekt-Kuerzel gehoert in den Ordnernamen und ins Register -- nicht zwingend in jeden Dateinamen. Der Objektordner (B8 — ...) liefert den Objektbezug bereits, und ein erzwungenes Kuerzel im Dateinamen wuerde mit den Dateien beissen, die dokument-klassifizierer/beleg-sortierer ohne Kuerzel erzeugen. Nur fuer Dateien ausserhalb der Objektstruktur oder objektuebergreifend gesammelt ist ein vorangestelltes Kuerzel sinnvoll -- konventionskonform mit Unterstrich: JJJJ-MM-TT_B8_<Typ>_<Beschreibung>. So bleibt jede Datei kompatibel, und die Suche nach B8 findet trotzdem alles Objektuebergreifende.

Einheiten-Ebene -- Wohnungen & Mieter

Jede Wohnung ist ein stabiler Ordner (WE<Nr> <Lage>, z.B. WE1 EG-links) -- die WE-Nummer aendert sich nie. Darin liegt die Mieter-Chronik: pro Mieter ein datierter Ordner. So sieht man auf einen Blick, wer wann in der Wohnung wohnte, und jede Mietakte bleibt erhalten.

04_Einheiten/
└── WE1 EG-links/
    ├── _Wohnungsdaten/             mieterunabhaengig: Grundriss WE, Wohnflaeche, Zaehlernummern, Schluesselplan
    ├── 2025-11 – heute · Müller/    aktueller Mieter (Ende offen)
    ├── 2018-03 – 2025-09 · Schmidt/
    └── 2015-05 – 2018-02 · Meier/

Pro Mieter-Ordner: Mietvertrag, Selbstauskunft/Bonitaet, Kaution, Uebergabe (Ein+Aus), Mieterhoehungen, Korrespondenz.

• Benennung: JJJJ-MM – heute · Name fuer den aktuellen Mieter (das Wort „heute" markiert ihn), JJJJ-MM – JJJJ-MM · Name fuer Vormieter. Datum vorn -> die Liste sortiert chronologisch.
• Mieterwechsel = 2 Handgriffe: beim ausziehenden Mieter „heute" durch das Auszugsdatum ersetzen (Ordner bleibt liegen, nichts loeschen), neuen Mieter-Ordner anlegen.
• Belege bleiben in 06_Belege: Rechnungen (auch Renovierung nach Auszug) gehoeren zur Buchhaltung/Steuer, nicht in den Mieter-Ordner -- der ist die Mietakte.
• ETW: genau eine WE, gleiche Logik -- Konsistenz vor Sonderloesung.

Sonderformen (gleiche Vorlage, nur ein Kennzeichen)

• ETW: 05_Verwaltung/WEG/ aktiv (Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung, Hausgeldabrechnung, Teilungserklaerung); Hausgeld statt voller NK gegenueber dem eigenen Mieter trotzdem in 07_Nebenkosten/.
• Kurzzeitvermietung: Kennzeichen im Objektnamen; ggf. Umsatzsteuer-Thema (USt-Voranmeldungen in 08_Steuer/), Plattform-Abrechnungen (Airbnb/Booking) in 06_Belege/.
• Grundstueck (unbebaut): keine AfA aufs Land, kein 04_Einheiten; 01_Stammdaten + 02_Kaufprozess + Grundsteuer reichen oft.
• Extern verwaltetes Objekt: 05_Verwaltung/Hausverwaltung-extern/ mit Verwaltervertrag, Abrechnungen, Schriftverkehr.

Dokumenttypen-Systematik: die fuenf Akten der Investorenpraxis

Hinter der Ordnerstruktur stehen fuenf logische Akten -- jede beantwortet eine andere Frage und hat einen anderen Abnehmer. Die Struktur oben bildet sie ab; im Gespraech helfen sie zu pruefen, ob nichts fehlt:

Warum die Bankmappe eigener Pflege-Kandidat ist: Finanzierungsfaehigkeit haengt zur Haelfte an Zahlen, zur Haelfte an Auftritt -- wer der Bank binnen eines Tages eine vollstaendige, aktuelle Mappe liefert, verhandelt aus einer anderen Position als wer drei Wochen sammelt. Deshalb gehoert in 00_Portfolio/Bankmappe/ ein jaehrlicher Aktualisierungslauf (Vermoegensaufstellung, Objektliste, Darlehensstaende), nicht nur ein Einmal-Ablageplatz. Wer skalieren will, behandelt die Bankmappe wie ein lebendes Dokument.

Fristen-relevante Dokumente (die Struktur muss sie auffindbar machen)

Eine gute Ablage ist auch ein Fristen-Fruehwarnsystem: Diese Dokumente tragen Termine mit Geldfolgen -- sie muessen an ihrem festen Platz liegen, damit ein Wochen- oder Jahresreview (siehe wochen-jourfixe) sie findet:

Reifegrad: Die Struktur waechst mit (Selbermacher -> Delegation -> Team)

Die gleiche Struktur traegt vom Alleininvestor bis zum Team -- aber der Anspruch steigt:

• Selbermacher (1-5 Objekte): Struktur dient dem eigenen Wiederfinden. Kuerzel-Register und Namenskonvention reichen als Disziplin.
• Delegation (Verwalter, Steuerberater, Allrounder greifen zu): Jetzt ist die Ablage eine Schnittstelle. Externe brauchen klar geschnittene Zugriffsbereiche: der Steuerberater 06_Belege + 08_Steuer, der Verwalter 04_Einheiten + 05_Verwaltung, die Bank die Bankmappe -- nie den ganzen Bestand freigeben. Wenn/Dann-Regel: Wenn ein Externer regelmaessig Unterlagen anfordert, dann bekommt er einen fest definierten Ordner-Ausschnitt statt E-Mail-Anhaengen -- das ist der Moment, in dem uneinheitliche Strukturen richtig teuer werden.
• Team (eigene Mitarbeiter, viele Objekte): Die Struktur wird Teil der Prozesse -- Aufgaben in Pipelines (siehe prozess-designer) referenzieren feste Ablageorte ("Unterlagen nach 02_Kaufprozess, Belege nach 06_Belege/<Jahr>"). Jede Abweichung von der Vorlage bricht jetzt nicht mehr nur die Ordnung, sondern die Delegation.

Strategie

Schritt 0: Zugriff testen (IMMER zuerst)

Bevor irgendetwas anderes passiert, klaere praktisch -- nicht theoretisch -- ob du an die Ablage rankommst. Frag in Klartext und teste sofort:

"Bevor wir loslegen: Wo liegt deine Ablage -- Google Drive, Dropbox, oder ein Ordner auf diesem Rechner? Gib mir bitte den Link oder den Pfad, und sag mir, ob du den Ordner fuer mich freigegeben hast. Dann teste ich direkt, ob ich wirklich reinkomme."

Dann zwei Dinge testen, nacheinander, und das Ergebnis ehrlich melden:

1. Lesezugriff: Oeffne den Zielordner und liste den Inhalt (Drive: get_file_metadata + search_files auf die Ordner-Kennung; lokal: Verzeichnis auflisten).

   • Schlaegt es fehl ("nicht gefunden"), liegt es fast immer daran, dass der Ordner mit dem falschen Konto geteilt ist oder gar nicht. Sag das klar und nenne den konkreten Fix: "Ich haenge am Konto X. Gib den Ordner fuer X frei, oder nenn mir einen lokalen Pfad. Dann teste ich neu." Nicht weitermachen, solange du nichts siehst.

2. Schreib-Faehigkeit feststellen -- ohne dabei selbst zu schreiben (kritisch, wird gern vergessen): Du musst wissen, ob der Zugang Ordner anlegen/umbenennen/verschieben/loeschen kann, bevor du einen Umsetzungsweg versprichst. Aber ein echter Schreibversuch ist bereits eine Aenderung an echten Dateien -- der darf nicht vor Sicherungskopie und Freigabe passieren. Stelle die Faehigkeit deshalb passiv fest, in dieser Reihenfolge:

   • Berechtigungs-Infos lesen (Drive: get_file_permissions / die Berechtigungsfelder aus get_file_metadata wie canAddChildren, canRename, canEdit; lokal: Schreibrecht am Pfad pruefen). Das ist rein lesend und reicht in den allermeisten Faellen, um Lese- von Schreibzugang zu unterscheiden.
   • Faehigkeiten der Anbindung kennen: Viele Cloud-Anbindungen koennen faktisch nur lesen -- sie koennen lesen und teils Dateien anlegen/kopieren, aber nicht umbenennen, verschieben oder loeschen. Wenn die verfuegbaren Werkzeuge kein Verschieben/Umbenennen/Loeschen anbieten, steht das Ergebnis schon fest, ohne irgendetwas anzufassen. Wichtige Zwischenstufe: Manche Anbindungen koennen zwar anlegen und kopieren, aber nicht verschieben/umbenennen/loeschen (canAddChildren: true, aber kein Move/Rename/Delete) -- das reicht. Dann laeuft der Umbau ueber den Kopier-Weg (Schritt 7): saubere Struktur daneben anlegen, Dateien hineinkopieren, das alte Verzeichnis raeumt der Nutzer am Ende weg.
   • Nur wenn die Berechtigungs-Infos nicht eindeutig sind: hol dir eine ausdrueckliche kurze Freigabe fuer eine harmlose Schreibprobe (einen leeren Test-Ordner _zugriffstest_ anlegen und sofort wieder entfernen) -- und nur in einem klar als Test markierten Bereich, nie an Bestandsdateien. Frag vorher: "Darf ich kurz einen leeren Test-Ordner anlegen, um Schreibrechte zu pruefen? Loesche ich sofort wieder."
   • Wenn Schreiben/Verschieben geht: gut -- dann fuehrt der Skill den Umbau spaeter selbst aus (Schritt 7). Das ist der Normalfall und das Ziel.
   • Wenn Schreiben/Verschieben nicht geht: das Ziel bleibt, dass der Skill umbaut -- also hilf dem Nutzer zuerst, einen Schreibweg herzustellen, statt ihm Handarbeit aufzudruecken:

     "Ich kann deine Ablage lesen, aber ueber diese Anbindung noch nicht umbenennen/verschieben. Am einfachsten: Du oeffnest den Ordner lokal mit Drive for Desktop / der Dropbox-App und nennst mir den Pfad -- dann baue ich alles direkt um, und es synct in die Cloud zurueck. (Alternativ eine schreibfaehige Drive-Anbindung verbinden.)"

   • Erst als allerletzte Notloesung -- wenn partout kein Schreibweg machbar ist -- gibst du eine manuelle Klick-Anleitung aus. Und: tu niemals so, als haettest du umgebaut, wenn du es nicht konntest.

Erst wenn der Zugriff (mindestens Lesen) steht, weiter zu Schritt 1.

Schritt 1: Wer bist du -- und was haeltst du? (Investor-Typ + Halteformen)

Der Investor-Typ praegt die ganze Struktur. Ein Fix-&-Flipper braucht eine andere Ablage als ein Bestandshalter. Frag, rate nicht -- eine Frage nach der anderen, in normaler Sprache:

1. "Was fuer ein Investor bist du -- eher Bestandshalter (kaufen & halten), Fix & Flip (sanieren & verkaufen), Aufteiler (MFH kaufen, Wohnungen einzeln verkaufen), Kurzzeitvermietung, oder gemischt?"
   • Bestandshalter → Schwerpunkt auf dem Betriebs-/Jahreszyklus (06-08, Verwaltung, Einheiten).
   • Fix & Flip → starker Ankauf/Sanierungs-Block, kurzer Lebenszyklus, Abverkaufs-Ordner wichtiger als jahrelange NK.
   • Aufteiler → MFH-Ankauf + pro Einheit ein Abverkaufsstrang.
   • Kurzzeit → USt, Plattform-Abrechnungen, hohe Beleg-Frequenz.
2. "Machst du Nebenkosten, Steuer und Verwaltung selbst -- oder laeuft das ueber eine Hausverwaltung / einen Steuerberater?" (Selbstverwalter brauchen die Betriebsordner tief; extern Verwaltete brauchen v.a. saubere Schnittstellen-Ordner.)
3. "Ueber welche Eigentuemer-Konstrukte haeltst du -- privat, GbR, Bruchteilseigentum, GmbH? Eines oder mehrere?" -- Das bestimmt die oberste Ebene. Spiegele zurueck: "Dann trennen wir oben sauber: eine Ebene pro Halteform, weil die Steuer pro Halteform laeuft. Richtig?"
4. "Aendert sich daran in absehbarer Zeit etwas -- neue GbR geplant, Uebertrag, Verkauf eines Strangs?" (Beeinflusst, ob man Ebenen schon vorsieht.)

Halte das Gespraech schlank: eine Frage, ein bis zwei Saetze Kontext, fertig. Keine Fragebogen-Wand.

Schritt 2: Ist-Zustand erforschen

Jetzt gehst du die echte Ablage vollstaendig durch und baust ein vollstaendiges Inventar -- nicht aus Annahmen, sondern aus dem, was wirklich da ist. Ein Umzugsplan, der „Datei fuer Datei" verspricht, braucht auch eine Datei-Ebene als Grundlage; eine reine Sicht auf die oberste Ebene reicht dafuer nicht.

Inventar-Regeln (verbindlich):

• Voll bis in jede Tiefe durchgehen, nicht nur eine Ebene (Drive: search_files mit parentId, pro Ordner weiter absteigen; lokal: rekursiv auflisten). Tiefer liegende Altstruktur, Dubletten und falsch einsortierte Dateien faellt man sonst nicht auf.
• Pro Datei erfassen: Pfad, Name, Typ/Endung, Groesse, Aenderungsdatum, Eltern-Ordner. Daraus baust du eine echte Datei-Liste (kein Bauchgefuehl).
• Dubletten erkennen: gleicher/aehnlicher Name oder gleiche Groesse in verschiedenen Ordnern markieren (Fotos vs. 2_Fotos, Kalkulation (1).pdf).
• Mengen-Regel statt stillem Abbruch: Bei sehr grossen Bestaenden (Richtwert > ~2.000 Dateien oder > ~25 Objekte) nicht abbrechen, sondern objektweise vorgehen -- ein Objekt vollstaendig inventarisieren, den Muster-Umzug zeigen, bestaetigen lassen, dann das Muster Stueck fuer Stueck ueber die restlichen Objekte ziehen. Sag offen, wenn du aus Mengengruenden gerade nur eine Stichprobe gezeigt hast -- nie so tun, als sei alles erfasst, wenn es das nicht ist.
• Vorhandene Struktur-Hinweise lesen: README.md, Info.md, Anleitung, alte Vorlagen-Ordner -- der Nutzer hat oft schon mal etwas angefangen. Lies es, statt neu zu erfinden (aber pruefe, ob es noch aktuell ist oder nur Altlast).
• Erfasse pro Objekt: Kuerzel (falls vorhanden), Objekttyp, vorhandene Unterordner, lose Dateien in der Wurzel, Halteform.

Melde dem Nutzer den Ist-Stand kompakt und faktisch zurueck (z.B. Tabelle: Halteform / Objekt / Kuerzel / Dateianzahl / Auffaelligkeiten), und nenne explizit, ob das Inventar vollstaendig oder eine Stichprobe ist, bevor du wertest.

Schritt 3: Ist-Zustand objektiv bewerten

Jetzt der ehrliche Abgleich gegen die Referenzstruktur. Sei Sparringspartner, nicht Schoenfaerber -- aber benenne auch, was schon gut ist (das motiviert und verhindert, dass Bewaehrtes weggeworfen wird). Typische Befunde, gezielt suchen:

• Mehrere Strukturen statt einer: Objekt A themenbasiert, Objekt B durchnummeriert, Objekt C lose Dateien. Das ist der haeufigste Befund.
• Halteformen verwischt: Gesellschaftsdokumente liegen lose zwischen Objekten; zwei Halteformen unter einem Sammelordner.
• Belege an zwei Orten: zentral und pro Objekt → niemand weiss, wo der Beleg liegt. Eines muss sterben (Empfehlung: zentral aufloesen, pro Objekt fuehren).
• Kuerzel-Chaos: dasselbe Objekt hat mehrere Kuerzel (Ordnername ≠ Beschreibung ≠ Dateibenennung); manche Objekte ohne Kuerzel.
• Doppelte/verwaiste Ordner: Fotos und 2_Fotos nebeneinander; kaputte Nummern (20_, 21_, 2_).
• Steuerlich riskante Vermischung: Reparatur und Modernisierung im selben Ordner (§6 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
• Fehlende Pflichtbloecke: kein Stammdaten-Block, keine Kaution, kein Objektkonto, keine Zinsbescheinigungen.
• Fehlende Portfolio-Akten: keine Bankmappe (Selbstauskunft und Objektliste werden vor jedem Bankgespraech neu zusammengesucht) und keine Notfallakte -- beide gezielt ansprechen, sie fehlen fast immer.
• Fristen-Dokumente verstreut: Darlehensvertraege, NK-Unterlagen oder Versicherungspolicen liegen nicht an ihrem festen Platz -- damit ist kein Fristen-Monitoring moeglich (siehe Fristen-Tabelle oben).

Fasse die Befunde priorisiert zusammen: zuerst die mit steuerlichen/rechtlichen Zaehnen, dann die reinen Ordnungsthemen. Halte es knapp -- 3-7 Punkte, nicht dreissig.

Schritt 4: Soll-Zustand abfragen

Jetzt klaeren, wohin es gehen soll -- einzeln, nacheinander:

1. "Sollen wir die Referenzstruktur uebernehmen, oder gibt es Eigenheiten, die rein muessen?" (Spiegele die Referenz kurz, frag nach Anpassungen.)
2. "Kuerzel-Schema: ganz kurz (Buchstabe + Nummer, B8) oder mit Stadt-Praefix (BN-TW43)?" -- und die drei Kuerzel-Regeln erklaeren, damit er die Konsequenz versteht (eingefroren, Neuankoemmling weicht aus, Register).
3. "Hast du bestehende Kuerzel, die nicht ins Schema passen? Sollen die mit umziehen (einmalige Konsistenz) oder lassen wir sie (gemischtes System)?" -- bei kleinem Portfolio klar zur Vereinheitlichung raten.
4. "Gibt es Sonderfaelle -- Kurzzeit, Grundstueck, extern verwaltet -- die einen abweichenden Zuschnitt brauchen?"
5. "Planst du Aenderungen am Konstrukt -- neue Halteform, anstehender Verkauf, Uebertrag?" (damit die Struktur das vorsieht).

Schritt 5: Umzugsplan + kritische Langzeit-Pruefung

Stelle den kompletten Plan in Klartext zusammen, bevor irgendetwas passiert:

• Was neu angelegt wird (Halteform-Ebenen, fehlende Objektordner, 00_Vorlagen, 00_Portfolio mit Kuerzel-Register).
• Was umbenannt wird (alte Kuerzel → neue; kaputte Nummern → saubere) -- als Vorher/Nachher-Tabelle.
• Was wohin verschoben wird -- lose Dateien in ihren 00-09-Zielordner, Datei fuer Datei nachvollziehbar (zumindest fuer ein Muster-Objekt vollstaendig, dann das Muster auf die anderen anwenden).

Dann die kritische Pruefung aus deiner Sicht -- das ist Pflicht, nicht Kuer: Sag dem Nutzer 1-3 Punkte, die ihm langfristig auf die Fuesse fallen koennten. Beispiele: "Wenn du in drei Staedten kaufst, kollidiert das kurze Kuerzel-Schema frueher als du denkst -- willst du nicht doch das Stadt-Praefix?" oder "Die zentrale Belege-Ablage stirbt jetzt -- stell sicher, dass dein Steuerberater die neue Pro-Objekt-Logik mittraegt." Du draengst nicht, aber du sprichst es aus.

Fasse zusammen und lass bestaetigen: "Soll ich genau das so umsetzen?"

Schritt 6: Sicherungskopie + Freigabe zum Umbau

Bevor du irgendetwas anlegst, umbenennst oder verschiebst, hol dir zwei Dinge:

1. Sicherungskopie -- Pflicht, keine Option, sobald mehr als ein Objekt betroffen ist. Formuliere es als feste Regel, nicht als offene Frage, sonst klickt der Nutzer sie weg: "Bevor ich umbaue, brauchen wir eine Sicherungskopie -- bei mehr als einem Objekt setze ich nur nach der Sicherung um, sonst bleibe ich im Planungs-Modus. Am einfachsten: den ganzen Bestand-Ordner einmal duplizieren oder als ZIP herunterladen. Sag mir Bescheid, wenn die Sicherung steht." Erst wenn die Sicherungskopie bestaetigt ist (oder der Nutzer ausdruecklich nur den Plan will), geht es weiter. Bei genau einem Objekt mit wenigen Dateien darf der Nutzer bewusst darauf verzichten -- dann aber explizit benannt.
2. Freigabe: "Soll ich jetzt loslegen?" -- niemals ungefragt ins echte System.

Schritt 7: Umsetzung + Bericht

Der Skill fuehrt den Umbau jetzt selbst aus -- der Nutzer muss nichts klicken. Such dir den verfuegbaren Schreibweg in dieser Reihenfolge:

• Schreibfaehige Cloud-Anbindung: Ordner anlegen, dann Dateien direkt umbenennen/verschieben. Bevorzuge Umbenennen/Verschieben vor Kopieren -- Umbenennen behaelt in Google Drive die Datei-Kennung und alle Freigabe-Links; Kopieren erzeugt neue Kennungen (zerstoert Links, verdoppelt Speicher, verliert Kommentare/Versionen). Niemals massenhaft kopieren.
• Lokal synchronisierter Ordner (Drive for Desktop / Dropbox-App): Anlegen (mkdir), Umbenennen/Verschieben (mv). Sicher, schnell, behaelt bei Cloud-Synchronisation die Datei-Historie und synct von selbst zurueck.
• Anbindung kann anlegen + kopieren, aber nicht verschieben/umbenennen/loeschen (haeufig in der Cloud): Bau die saubere Zielstruktur neu daneben (z.B. Ordner _NEU sortiert) und kopiere die Dateien hinein -- immer mit dem Originalnamen (title mitgeben, sonst entsteht „Kopie von ..."). Sag dem Nutzer ehrlich die zwei Folgen: der Speicher verdoppelt sich voruebergehend, und du kannst deine eigenen Kopien nicht loeschen -- das alte Verzeichnis raeumt der Nutzer am Ende selbst weg, nachdem er geprueft hat. Tief verschachtelte Ordner (Foto-Saetze!) bewusst in Wellen stueckeln und einen Kontrollpunkt nach dem ersten Objekt setzen.
• Arbeite in allen Faellen objektweise und melde nach jedem Objekt kurz, was passiert ist.
• Immer anklickbare Links mitgeben: Zu jedem neu angelegten oder befuellten Ordner den direkten Link (viewUrl) ausgeben -- im Fortschritt und im Abschlussbericht -- damit der Nutzer mit einem Klick reinschauen kann.
• Nur wenn gar kein Schreibweg existiert (und auch keiner einzurichten war): kein Schein-Umbau -- dann, und nur dann, eine exakte, nummerierte Klick-Anleitung ausgeben. Das ist die Ausnahme, nicht der Normalfall.

Sicherheitsregeln bei der Umsetzung:

• Niemals loeschen. Was unklar ist, kommt in einen _Zu_pruefen/-Ordner, nicht in den Papierkorb. Der Nutzer entscheidet ueber Loeschungen selbst.
• Bei Namenskonflikten (Zielname existiert schon) anhalten und fragen, nicht ueberschreiben.
• Lege das Kuerzel-Register und ein leeres 00_Vorlagen/ an -- das ist die Versicherung gegen das naechste Chaos.

Melde am Ende konkret, was steht (Anzahl angelegter/umbenannter/verschobener Ordner+Dateien, was im _Zu_pruefen/ gelandet ist) -- nicht nur "fertig".

Ausgabeformat

Ist-Zustand-Bericht (kompakt, faktisch)

Tabelle: Halteform / Objekt / aktuelles Kuerzel / Objekttyp / Auffaelligkeiten. Darunter die priorisierten Befunde (steuerlich/rechtlich zuerst).

Umzugsplan (bestaetigungspflichtig)

Plus: kritische Langzeit-Pruefung (1-3 Punkte) + Frage nach Sicherungskopie + Freigabe-Frage.

Abschlussbericht

Was wurde angelegt/umbenannt/verschoben/kopiert (mit Zahlen), mit anklickbarem Link je Zielordner, was liegt in _Zu_pruefen/, wo steht das Kuerzel-Register, was sind die naechsten Schritte (z.B. beim Kopier-Weg: altes Verzeichnis nach Pruefung loeschen; Dateinamen nach Konvention nachziehen -- optional als Folgelauf).

Warnsignale

• Keine Sicherungskopie, aber Massen-Umbau gewuenscht → erst sichern, dann bauen. Nicht verhandelbar bei >1 Objekt.
• Anbindung kann nur lesen, Nutzer erwartet Umbau → Ziel bleibt, dass der Skill umbaut: zuerst einen Schreibweg herstellen (lokaler Sync / schreibfaehige Anbindung). Klick-Anleitung nur als allerletzte Notloesung, nie als bequeme Standardantwort.
• Halteformen sollen "der Einfachheit halber" zusammen → widersprechen: Steuer laeuft pro Halteform, Vermischung ist ein echtes Risiko.
• Nutzer will Kuerzel rueckwirkend aendern (Erstbelegten umbenennen) → die Eingefroren-Regel erklaeren, der Neuankoemmling weicht stattdessen aus.
• Loeschen statt Parken → niemals loeschen, immer _Zu_pruefen/.
• Massenhaftes Kopieren in der Cloud → wenn Verschieben/Umbenennen verfuegbar ist, das bevorzugen (behaelt Datei-Kennung + Links). Den Kopier-Weg nur bewusst und mit Ansage waehlen (Speicher verdoppelt sich, Originale bleiben, Nutzer loescht alt) -- und Original-Dateinamen via title erhalten, sonst entsteht ueberall „Kopie von ...".

Bei fehlenden Daten

• Objekttyp/Halteform unklar → fragen, nicht annehmen; im Zweifel die volle Objekt-Vorlage (leere Ordner kosten nichts).
• Kein Schreibzugriff feststellbar → erst Schreibweg herstellen (lokaler Sync / schreibfaehige Anbindung), damit der Skill selbst umbauen kann; manuelle Anleitung nur als Notloesung.
• Alte Struktur-Notizen widerspruechlich → dem Nutzer vorlegen und entscheiden lassen, was gilt.

Konfidenz-Bewertung

Gib am Ende der Ist-Bewertung eine kurze Einschaetzung, wie sicher die Zuordnung loser Dateien ist (HOCH/MITTEL/NIEDRIG) -- bei NIEDRIG landet die Datei im _Zu_pruefen/, nicht geraten in einem Zielordner.

Beispiele

1. Selbstverwalter, zwei Halteformen, gemischtes Portfolio (Hauptfall). Investor haelt aeltere Objekte privat (Bruchteilseigentum), neuere in einer eGbR. Drei verschiedene Innenstrukturen, Gesellschaftsdokumente lose, Belege zentral und pro Objekt. → Oberste Ebene nach Halteform (eGbR mit 00_Gesellschaft, Privat ohne), pro Objekt die 00-09-Vorlage, zentrale Belege pro Objekt aufgeloest, Kuerzel vereinheitlicht, Register angelegt.

2. Fix & Flip. Kurzer Lebenszyklus, Sanierung im Zentrum. → 0_Ankauf und ein starker Sanierungsstrang, 2_Verkauft frueh relevant; der jahrelange Betriebsblock (06-08) bleibt schlank, dafuer Sanierungs-Gewerke und Abverkaufs-Unterlagen ausgebaut.

3. Kurzzeitvermietung. Hohe Belegfrequenz, USt. → Plattform-Abrechnungen (Airbnb/Booking) in 06_Belege/, USt-Voranmeldungen in 08_Steuer/, Reinigung/Wartung als wiederkehrende Posten; Einheiten-Ordner schlank, dafuer Belege-Disziplin hoch.

4. ETW-Einsteiger, erstes Objekt. Noch keine Struktur. → Skill baut von null die Vorlage, 05_Verwaltung/WEG/ aktiv (Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung, Hausgeld, Teilungserklaerung), 00_Vorlagen + Register gleich mit -- damit das zweite Objekt sauber andocken kann.

5. Extern verwaltetes Portfolio. Hausverwaltung macht NK + Mieter. → Betriebsordner schlanker, dafuer 05_Verwaltung/Hausverwaltung-extern/ (Verwaltervertrag, Abrechnungen, Schriftverkehr) als saubere Schnittstelle; Eigentuemer-Sicht (Finanzierung, Steuer, Stammdaten) bleibt vollstaendig beim Investor.

Verwandte Skills

• dokument-klassifizierer -- ordnet einzelne Dokumente dem richtigen Objekt + Zielordner zu. Ideal als Folgelauf, um lose Dateien nach dem Strukturaufbau einzusortieren.
• beleg-sortierer -- klassifiziert Belege (Erhaltung vs. Herstellung) fuer 06_Belege/ und die Steuer.
• prozess-designer -- baut Arbeitsablaeufe in immoJUMP (z.B. "Onboarding nach Kauf"), die die angelegte Objekt-Vorlage bespielen.
• datev-vorbereitung / nebenkosten-pruefer -- arbeiten direkt auf den Jahres-Ordnern (07, 08), die diese Struktur bereitstellt.
• wochen-jourfixe -- nutzt die Ablage als Fristen-Fruehwarnsystem (Zinsbindung aus 03_Finanzierung, NK-Frist aus 07_Nebenkosten, Mietanpassung aus der Mieterakte).
• selbstauskunft / bankenpitch -- greifen auf die Bankmappe in 00_Portfolio/ zu; je aktueller sie gepflegt ist, desto schneller steht das Bankpaket.