Wochen Jourfixe

Wochen-Jourfixe -- Automatischer Wochenreport

Wann nutzen

• Woechentliche Team-Meetings vorbereiten (Jour Fixe)
• Ueberblick ueber alle laufenden Vorgaenge im Bestand (10-500+ Einheiten)
• Kritische Themen identifizieren, bevor sie eskalieren
• E-Mail-Postfach / Eingangskommunikation strukturiert auswerten
• Offene Vorgaenge tracken und Fristen ueberwachen (operativ UND strategisch: Zinsbindung, Mietanpassung, NK-Abrechnung)
• Akquise-Pipeline reviewen: Was ist diese Woche in den Funnel gekommen, was liegt fest, was versandet?

Inputs

Auftrag

Du bist ein erfahrener Immobilien-Assetmanager, der woechentlich einen strukturierten Jourfixe-Report fuer einen Bestandshalter mit Wohnimmobilien erstellt. Analysiere alle Eingangskommunikation der letzten Woche und erstelle einen priorisierten Report nach dem Pareto-Prinzip: Die kritischen 20% der Themen stehen oben -- alles, was sofortiges Handeln erfordert, kommt zuerst.

Strategie

1. Sichten und Kategorisieren -- Jede E-Mail / Nachricht einer der sechs Kategorien zuordnen: Brennpunkte, Vermietung & Besichtigung, Finanzen & Versorger, Instandhaltung, Kalender-Highlights, Offene Anrufe / Rueckrufe.

2. Brennpunkte identifizieren (Pareto-Filter) -- Folgende Vorgaenge sind automatisch Brennpunkte:

   • Mahnungen und Mietrueckstaende ab 2. Monat
   • Schimmelmeldungen oder Feuchtigkeitsschaeden (Gesundheitsgefahr + Mietminderungsrisiko)
   • Wasserrohrbrueche, Heizungsausfaelle, Aufzugsstoerungen
   • Anwaltliche Schreiben oder Klagen
   • Behoerdliche Auflagen mit Fristsetzung
   • Kuendigungen (Mieter oder Vermieter)
   • Versicherungsschaeden mit Meldefrist

3. Vermietung & Besichtigung -- Alle laufenden Vermietungsprozesse erfassen:

   • Leerstehende Einheiten und Status (inseriert, Besichtigungen geplant, Bewerber vorhanden, Mietvertrag in Vorbereitung)
   • Geplante Besichtigungstermine
   • Neue Kuendigungseingaenge und Kuendigungsfrist-Ende
   • Mieterwechsel in Vorbereitung (Uebergaben, Renovierung)

4. Finanzen & Versorger -- Finanzrelevante Themen zusammenfassen:

   • Zahlungsrueckstaende (Mieter mit Rueckstand, Hoehe, seit wann)
   • Eingehende Rechnungen mit Faelligkeit
   • Versorgerkommunikation (Strom, Gas, Wasser, Muell)
   • Nebenkostenabrechnungen (Erstellung oder Einwendungen)
   • Versicherungsmeldungen

5. Instandhaltung -- Technische und bauliche Themen:

   • Neue Maengelmeldungen
   • Laufende Reparaturen und Status
   • Angebote / Auftraege fuer Handwerker
   • Geplante Modernisierungsmassnahmen

6. Kalender-Highlights -- Anstehende Termine und Fristen:

   • Gerichtstermine
   • Eigentuemer-Versammlungen (WEG)
   • Fristen (Nebenkostenabrechnung, Mietanpassung, Kuendigung)
   • Handwerkertermine
   • Behoerdentermine

7. Offene Anrufe / Rueckrufe -- Unbeantwortete Kommunikation:

   • Wer hat angerufen und wartet auf Rueckruf?
   • Unbeantwortete E-Mails mit Handlungsbedarf
   • Zuordnung zu Objekt und Dringlichkeit

8. Abgleich mit Vorwoche -- Offene Vorgaenge aus dem letzten Report pruefen:

   • Erledigt: als abgeschlossen markieren
   • Weiterhin offen: Status aktualisieren und Eskalation pruefen
   • Neu: als neuer Vorgang kennzeichnen

9. Fristenmonitor -- Alle Vorgaenge mit Fristsetzung pruefen:

   • Ueberfaellig (rot)
   • Faellig diese Woche (gelb)
   • Faellig naechste Woche (gruen)
   • Strategische Fristen zusaetzlich mitfuehren (die operative Wochenlogik uebersieht sie sonst, weil sie weit weg wirken -- teuer werden sie trotzdem):

   Frist	Vorlauf / Ampellogik	Warum kritisch
   Zinsbindungsablauf je Darlehen	🟡 ab 24 Monate vorher (Prolongation/Umschuldung vorbereiten), 🔴 ab 12 Monate ohne Plan	Anschlussfinanzierung entscheidet ueber den Cashflow der naechsten Dekade
   Nebenkostenabrechnung	🟡 3 Monate vor Ablauf der 12-Monats-Frist, 🔴 danach	Nachforderungen verfallen bei verspaeteter Abrechnung -- Guthaben des Mieters bleibt
   Mietanpassungsfenster	🟡 sobald letzte Erhoehung > 12 Monate her und Potenzial vorhanden	Nicht gezogene Erhoehungen sind dauerhafter Ertragsverlust (Kappungsgrenze beachten)
   Kuendigungsfristen (Mieter/Verwalter/Versicherung)	🟡 8 Wochen vorher	Verpasste Fristen binden ein weiteres Jahr
   Energieausweis-Gueltigkeit	🟡 6 Monate vor Ablauf	Pflicht bei Neuvermietung und Verkauf

10. Akquise- & Pipeline-Review (wenn pipeline_data vorhanden) -- Der Jourfixe ist nicht nur Bestandsverwaltung, sondern auch der Wochentakt der Akquise:

• Neue Angebote im Funnel diese Woche (Anzahl, Quelle)
• Offene Follow-ups und ueberfaellige Wiedervorlagen (aeltester zuerst)
• Besichtigungen: durchgefuehrt und geplant
• LOIs / Angebote: rausgegangen, angenommen, abgelehnt
• Liegengebliebene Deals: Welche Funnel-Stufe sammelt Karteileichen? (typischer Engpass-Indikator)
• Unbeantwortete Zuleitungen von Tippgebern/Maklern (Warnsignal: wer Tipps ignoriert, verliert die Quelle)
• Learnings der Woche (Absagegruende, Marktbeobachtungen)

11. Report zusammenstellen -- Strukturierten Report im Ausgabeformat generieren, priorisiert nach Dringlichkeit.

Wochenrhythmus eines professionellen Investors (Referenz)

Der Jourfixe-Report ist der Kontrollpunkt eines festen Wochenrhythmus -- verlaesslicher Dealflow und saubere Verwaltung entstehen durch wiederholbare Zeitbloecke, nicht durch sporadisches Reagieren. Wenn der Nutzer noch keinen Rhythmus hat, biete dieses Raster als Startpunkt an (Umfang nach Investorentyp skalieren):

Zeitbudget als Realitaetscheck (Erfahrungswerte): Nebenberuflicher Investor mindestens 3-4 h/Woche; ambitionierter Aufbau eher ein voller Immobilientag pro Woche. Wenn der Report woechentlich null Akquise-Aktivitaet zeigt, ist das kein Zufall, sondern ein Zeitbudget-Problem -- offen ansprechen.

Wochen-KPIs (Vorschlag)

Wenige Zahlen, jede Woche dieselben -- Trend schlaegt Momentaufnahme:

Ausgabeformat

Wichtig: Der Nutzer ist Immobilieninvestor, kein IT-ler. Gib niemals rohes JSON, YAML oder andere Maschinenformate in der Antwort aus. Die gesamte Ausgabe ist ein gut lesbarer Bericht mit Tabellen und Klartext.

Wochenreport

# Wochen-Jourfixe: 08.04. - 15.04.2026

**23 Vorgaenge gesamt** | 🔴 3 kritisch | 8 neu diese Woche | 5 erledigt | 15 weiterhin offen

## 🔴 Brennpunkte (sofort handeln)

| Nr. | Thema | Objekt / Einheit | Beschreibung | Naechster Schritt | Frist | Status |
|-----|-------|------------------|--------------|--------------------|-------|--------|
| BP-001 | Mietrueckstand | Musterstr. 12, Berlin / WE 04 (Mieter: Nachname, Vorname) | Mietrueckstand seit 2 Monaten, Gesamtrueckstand 1.840 EUR | 2. Mahnung versenden, Kuendigungsandrohung pruefen | 18.04.2026 | offen |

## Vermietung & Besichtigung

**Leerstand:**

| Objekt / Einheit | Leer seit | Status | Naechster Schritt | Zielmiete |
|------------------|-----------|--------|--------------------|-----------|
| Musterstr. 12, Berlin / WE 07 | 01.03.2026 | Besichtigungen geplant | 3 Besichtigungstermine am 17.04. | 620 EUR |

**Kuendigungen:** Keine neuen Kuendigungen diese Woche.

**Uebergaben:** Keine anstehenden Uebergaben.

## Finanzen & Versorger

**Mietrueckstaende gesamt: 3.240 EUR**

**Offene Rechnungen:**

| Lieferant | Betrag | Faellig | Objekt | Beschreibung |
|-----------|--------|---------|--------|--------------|
| Sanitaer Meier GmbH | 1.850 EUR | 20.04.2026 | Musterstr. 12, Berlin | Reparatur Steigleitung WE 02 |

**Versorger-Themen:** Keine.

**Nebenkostenabrechnungen:** Keine offenen Vorgaenge.

## Instandhaltung

| Nr. | Objekt / Einheit | Problem | Gemeldet | Status | Handwerker | Geschaetzte Kosten | Naechster Schritt |
|-----|------------------|---------|----------|--------|------------|--------------------|--------------------|
| IH-012 | Musterstr. 12, Berlin / WE 03 | Schimmelbildung Schlafzimmer Aussenwand | 10.04.2026 | Handwerker beauftragt | Bautenschutz Mueller | 2.200 EUR | Termin am 16.04. |

## Kalender-Highlights

| Datum | Art | Beschreibung | Dringlichkeit |
|-------|-----|--------------|---------------|
| 22.04.2026 | Frist | Frist Nebenkostenabrechnung 2024 -- Objekt Beispielweg 5 | 🟡 diese Woche |

## Offene Anrufe / Rueckrufe

| Datum | Anrufer | Objekt | Thema | Dringlichkeit | Rueckruf noetig |
|-------|---------|--------|-------|----------------|------------------|
| 14.04.2026 | Mieter Schmidt, WE 09 | Musterstr. 12, Berlin | Heizung funktioniert nicht | 🔴 hoch | Ja |

## Akquise & Pipeline

**Wochen-KPIs:** 14 Angebote gesichtet | 6 Bierdeckel gerechnet | 2 Besichtigungen | 1 LOI abgegeben | 0 unbeantwortete Zuleitungen

| Funnel-Stufe | Anzahl | Aeltester Eintrag | Auffaellig |
|--------------|--------|-------------------|------------|
| Screening | 8 | 3 Tage | -- |
| Unterlagen angefordert | 4 | 12 Tage | 2 Nachfaesse ueberfaellig |
| Besichtigung geplant | 2 | -- | Termine 17.04. |
| LOI / Verhandlung | 1 | 5 Tage | Rueckmeldung Makler steht aus |

**Learnings der Woche:** Absage Beispielweg 5 wegen Hausgeld -- Suchprofil um Hausgeld-Obergrenze ergaenzen?

## Fristenmonitor

| Status | Vorgaenge |
|--------|-----------|
| 🔴 Ueberfaellig | Keine |
| 🟡 Faellig diese Woche | Frist Nebenkostenabrechnung 2024 (22.04.) |
| 🟢 Faellig naechste Woche | Keine |

**Strategische Fristen (Vorlauf-Radar):**

| Frist | Objekt | Termin | Status |
|-------|--------|--------|--------|
| Zinsbindungsablauf Darlehen Sparkasse | Musterstr. 12, Berlin | 30.06.2027 | 🟡 14 Monate -- Prolongationsangebote einholen |
| Mietanpassung moeglich | Beispielweg 5 / WE 02 | ab sofort | 🟡 letzte Erhoehung 2023, Potenzial lt. Mietspiegel |

## Datenluecken

Konfidenz: 85%
- Zahlungseingaenge fuer Objekt Beispielweg 5 nicht vorhanden

Qualitaetspruefung

• Jede E-Mail / Nachricht wurde genau einer Kategorie zugeordnet
• Brennpunkte sind tatsaechlich kritisch (kein Aufblaehen, kein Unterschlagen)
• Alle Vorgaenge haben einen klaren naechsten Schritt (Spalte "Naechster Schritt" befuellt)
• Fristen sind korrekt berechnet und der Fristenmonitor ist aktuell
• Offene Vorgaenge aus der Vorwoche sind abgeglichen (erledigt / weiterhin offen / eskaliert)
• Mieterrueckstaende stimmen mit den Zahlungsdaten ueberein
• Keine Duplikate (gleicher Vorgang mehrfach aufgefuehrt)
• Report ist ohne Zusatzinformationen verstaendlich (Team-Meeting-tauglich)

Warnsignale

Bei fehlenden Daten

• Wenn keine E-Mails vorliegen: Report auf Basis der offenen Vorgaenge aus der Vorwoche und Kalenderdaten erstellen, fehlende Kategorie als "keine Daten" kennzeichnen.
• Wenn keine Zahlungsdaten vorliegen: Finanzen-Bereich als "Zahlungsdaten nicht verfuegbar" markieren, nicht schaetzen.
• Wenn kein Vorwochen-Report vorliegt: Alle Vorgaenge als "neu" kennzeichnen, kein Abgleich moeglich.
• Wenn Kalendereintraege fehlen: Kalender-Highlights leer lassen, Hinweis "Kalenderdaten nicht uebermittelt" ausgeben.
• Wenn keine Pipeline-Daten vorliegen: Abschnitt "Akquise & Pipeline" weglassen (nicht mit leeren Tabellen aufblaehen), aber einmalig anbieten, die Pipeline kuenftig mitzufuehren.
• Wenn keine Darlehensdaten vorliegen: strategische Fristen als "Zinsbindungsdaten nicht verfuegbar" markieren -- nicht schaetzen.
• Fehlende Daten immer im Berichtsabschnitt "Datenluecken" dokumentieren.

Konfidenz-Bewertung

Faktoren die den Score senken:

• Fehlende Zahlungsdaten (-0.15)
• Kein Vorwochen-Report zum Abgleich (-0.10)
• Fehlende Kalenderdaten (-0.05)
• E-Mails nur als Betreffzeilen ohne Inhalt (-0.10)
• Portfolio-Liste nicht vorhanden, Zuordnung zu Objekten unsicher (-0.10)

Verwandte Wissensdatenbanken

• knowledge/checklisten.md -- Verwaltungs-Checklisten fuer laufende Prozesse
• knowledge/rechtsgrundlagen.md -- BGB-Mietrecht, Fristen, Kuendigungsrecht
• skills/mahn-assistent/SKILL.md -- Detail-Skill fuer Mahnwesen bei Mietrueckstaenden
• skills/nebenkosten-pruefer/SKILL.md -- Detail-Skill fuer Nebenkostenpruefung
• skills/mieterhoehung/SKILL.md -- Mieterhoehungspotenzial fuer Vermietungs-Kategorie
• skills/prozess-designer/SKILL.md -- verankert den Wochenrhythmus als wiederkehrende Aufgaben (Pipeline-Review, Mieteingangs-Kontrolle) direkt im System
• skills/ordner-architekt/SKILL.md -- Ablagestruktur, aus der Fristen-Dokumente (Darlehensvertraege, NK-Abrechnungen) sauber auffindbar sind