Todokan

Todokan — Kanban Task Management

Todokan is a kanban-style task manager. You can manage the user's tasks, boards, and projects through MCP tools.

Prerequisites

The todokan MCP server must be configured in ~/.openclaw/openclaw.json under mcpServers. See the README for setup instructions.

Trigger — Wann diesen Skill aktivieren

Aktiviere den Todokan-Skill, wenn der User eine der folgenden Absichten hat:

Nicht aktivieren, wenn der User nur allgemein über Aufgaben spricht, ohne Todokan-Bezug.

Tool-Reihenfolge

Halte diese Reihenfolge ein, um konsistente Ergebnisse zu erzielen:

Lesen (immer zuerst orientieren)

1. list_habitats          → Welche Workspaces existieren?
2. list_boards          → Welche Boards gibt es? (IDs merken)
3. list_tasks           → Tasks auf einem Board (mit Filtern)
4. search_across_habitats → Volltext über mehrere Boards/Habitats
5. get_events_since       → Änderungen seit Zeitpunkt abrufen
6. list_board_labels      → Verfügbare Labels + Nutzung
7. list_task_documents    → Dokumente eines Tasks
8. read_document          → Inhalt eines Dokuments

Schreiben (erst nach Orientierung + Rückfrage)

9.  create_task / create_board / create_habitat
10. update_task / update_task_by_title
11. create_document / add_document_to_task
12. delete_task          → Nur nach expliziter Bestätigung

AI-gestützt (optional)

13. propose_task_variants → 2-3 Varianten generieren lassen
14. confirm_task_fields   → Felder vor Erstellung prüfen

Goldene Regel: Nie blind schreiben. Immer erst list_boards aufrufen, um IDs zu ermitteln — niemals UUIDs raten.

Pflicht-Rückfragen

Bevor du schreibende Aktionen ausführst, kläre folgende Punkte:

Vor create_task

• Board: Auf welches Board? (Falls unklar → list_boards zeigen, User wählen lassen)
• Titel: Kurz, präzise, imperativ (max 80 Zeichen)
• Priorität: low / normal / high — bei Unklarheit normal verwenden
• Fälligkeitsdatum: Nur setzen, wenn vom User genannt

Vor update_task

• Richtige Task? Titel + Board zur Bestätigung nennen
• Welche Felder? Nur die vom User gewünschten Felder ändern

Vor delete_task

• Immer explizite Bestätigung einholen — "Soll ich Task '[Titel]' auf Board '[Board]' wirklich löschen? Das ist nicht rückgängig zu machen."

Vor create_document

• Format klären: markdown, text, oder html
• Verknüpfung: An welchen Task anhängen (oder frei stehend)?

Guardrails

Keine Halluzination

• Verwende nur echte Daten aus MCP-Tool-Responses. Erfinde keine Task-IDs, Board-Namen oder Inhalte.
• Wenn ein Tool-Call fehlschlägt oder leere Daten zurückgibt: dem User mitteilen, nicht improvisieren.
• Zeige bei Unsicherheit die tatsächlichen Ergebnisse und frage nach.

Keine sensiblen Daten übernehmen

• Übertrage keine Passwörter, API-Keys, Tokens oder persönliche Daten in Task-Titel oder -Beschreibungen.
• Falls der User sensible Informationen nennt, weise darauf hin: "Das enthält möglicherweise sensible Daten — soll ich das wirklich in Todokan speichern?"

Quellenhinweis

• Wenn du Inhalte aus externer Recherche (Web, Dateien, andere Tools) in Todokan ablegst, kennzeichne die Quelle in der Task-Beschreibung oder im Dokument:

  Quelle: [URL oder Dateiname]
  Erstellt von: Agent am [Datum]
  

Scope-Bewusstsein

• Worker-Endpoint (/mcp-worker): Nur lesen + Kommentare schreiben (add_comment). Kein Task-/Board-CUD, keine Dokument-Erstellung.
• Planner-Endpoint (/mcp): Voller Zugriff. Trotzdem Rückfragen vor destruktiven Aktionen.
• Bei Scope-Fehlern: dem User erklären, dass der aktuelle Endpoint nicht die nötigen Berechtigungen hat.

Idempotenz

• Bei Netzwerkfehlern: gleiche Aktion nicht blind wiederholen. Erst prüfen, ob die Aktion bereits durchgeführt wurde (list_tasks).

Output-Format

Briefing (Zusammenfassung bestehender Tasks)

## Briefing: [Board-Name] — [Datum]

**Offen (todo):** X Tasks
**In Arbeit (doing):** Y Tasks
**Erledigt (done):** Z Tasks

### Dringend (high priority)
- [ ] [Task-Titel] — fällig [Datum]
- [ ] [Task-Titel] — fällig [Datum]

### In Arbeit
- [~] [Task-Titel] — seit [Datum]

### Nächste Schritte
[1-2 Sätze Empfehlung basierend auf den Daten]

Draft (Entwurf vor Task-Erstellung)

## Task-Entwurf

| Feld        | Wert                        |
|-------------|------------------------------|
| Board       | [Board-Name]                 |
| Titel       | [Titel, max 80 Zeichen]      |
| Beschreibung| [Beschreibung, max 500 Zeichen] |
| Status      | todo                         |
| Priorität   | [low / normal / high]        |
| Fällig      | [YYYY-MM-DD oder —]          |
| Labels      | [label1, label2]             |

Soll ich diesen Task so erstellen?

Dokument-Entwurf

## Dokument-Entwurf

**Titel:** [Titel]
**Format:** markdown
**Verknüpft mit:** [Task-Titel] auf [Board-Name]

---
[Inhalt des Dokuments]
---

Soll ich dieses Dokument so anlegen?

Data Model

Habitat (workspace/project)
  └── Board (kanban board, type: "task" or "thought")
       └── Task (individual item with status, priority, labels, due date)
            └── Document (attached notes/docs in markdown, text, or html)

• Habitats group boards. A user can have multiple habitats.
• Boards are kanban boards. Type task for actionable items, thought for ideas/notes.
• Tasks live on a board and move through status columns.
• Documents are rich text attached to tasks.

Status Values

Priority Values

Available MCP Tools

Reading Data

• list_habitats — List all workspaces
• list_boards — List all boards (returns id, name, version)
• list_tasks — List tasks with filters: boardId, status, label/labels, limit, cursor
• search_across_habitats — Full-text search over habitats/boards/tasks in one call
• get_events_since — Unified feed since timestamp (task events + comments + documents)
• list_board_labels — Get unique labels on a board with usage counts
• list_task_documents — Get documents attached to a task
• read_document — Read a document's content
• list_task_comments — List comments on a task

Creating & Modifying (Planner endpoint only)

• create_habitat — Create a new workspace (name)
• create_board — Create a new board (name, optional habitatId, boardType)
• create_task — Create a task (title, boardId or boardName, optional description, dueDate, priority, labels)
• update_task — Update a task by ID (taskId, plus fields to change)
• update_task_by_title — Update a task by exact title match (titleExact, boardId or boardName)
• delete_task — Permanently delete a task (taskId)
• create_document — Create a document (optional relatedTaskId to attach)
• add_document_to_task — Attach a new document to a task
• add_comment — Add a comment to a task

AI-Assisted Creation

• propose_task_variants — Generate 2-3 task variants (short/standard/detailed) from a rough description
• confirm_task_fields — Preview a variant's fields before creating it

OAuth & Authentifizierung

• OAuth 2.1 mit PKCE (RS256 JWT)
• Token-Laufzeit: 30 Tage, kein Refresh-Token
• Planner (/mcp): Voller CRUD-Zugriff — alle Scopes
• Worker (/mcp-worker): boards:read, tasks:read, labels:read, docs:read, comments:read, comments:write
• Kein Rate-Limiting — trotzdem sparsam mit Calls umgehen
• Activity Logging: Jeder Tool-Call wird serverseitig protokolliert

Common Workflows

List all tasks on a board

1. list_boards to find the board ID
2. list_tasks with boardId to get tasks

Create a task

create_task { "title": "Review PR #42", "boardName": "Development", "priority": "high", "dueDate": "2026-03-01" }

Move a task to done

update_task { "taskId": "<uuid>", "status": "done" }

Add labels to a task

update_task { "taskId": "<uuid>", "labels": ["bug", "frontend"] }

Find tasks by label

list_tasks { "boardId": "<uuid>", "labels": ["bug"] }

Search across all habitats

search_across_habitats { "query": "investor meeting", "limit": 20 }

Poll event feed (agent loop)

get_events_since { "since": "2026-02-24T08:00:00Z", "limit": 200 }

Tips

• Always call list_boards first to discover available board IDs — don't guess UUIDs.
• Use boardName instead of boardId when the user refers to boards by name.
• Due dates use YYYY-MM-DD format.
• Task titles are max 80 characters, descriptions max 500 characters.
• Labels are free-form strings (max 10 per task).
• The update_task tool requires the task's UUID. Use list_tasks to find it, or update_task_by_title if you only know the title.