Email Drafter
Workflow
1. Collecter le contexte (si manquant, poser ces questions en bloc)
- Destinataire : interne/externe, niveau hiérarchique, familiarité, culture (FR/EN/autre).
- Objectif : informer | demander | relancer | refuser | escalader | convaincre | remercier.
- Enjeu : faible / moyen / élevé (détermine le nombre de variantes à proposer).
- Ton cible : formel, semi-formel, direct, empathique.
- Contraintes : deadline, pièces jointes, confidentialité, CC/BCC.
2. Choisir le registre
| Situation |
Registre |
Vouvoiement |
| Client externe inconnu |
Formel |
Oui |
| Collègue du même niveau |
Semi-formel |
Selon culture interne |
| Manager / DG |
Formel ou selon culture d'entreprise |
Oui |
| Partenaire technique récurrent |
Direct, concis |
Optionnel |
| RH / juridique / escalade |
Formel, factuel, neutre |
Oui |
3. Structurer l'email
Objet : [Action] Sujet — contexte court
- Bon :
[Décision requise] Renouvellement contrat Acme — avant 28/06
- Mauvais :
Suite à notre réunion (trop vague)
Corps :
Ligne d'accroche (1 phrase) : contexte ou référence
→ Corps : faits / demande / information (3-5 phrases max par paragraphe)
→ CTA explicite : "Pourriez-vous confirmer avant vendredi 27/06 ?"
→ Formule de clôture adaptée au registre
Signature : Nom — Titre — Téléphone — Entreprise (ne pas omettre pour les externes).
4. Rédiger et proposer des variantes
- Enjeu faible → 1 version directe.
- Enjeu moyen → 1 version + 1 alternative de ton.
- Enjeu élevé (conflit, escalade, refus) → 2-3 versions : directe / diplomatique / ferme.
Exemple — relance de paiement (semi-formel) :
Objet : [Relance] Facture #2026-041 — échéance dépassée
Bonjour [Prénom],
Notre facture #2026-041 du 01/06 (montant : 4 800 €) est arrivée à échéance le 15/06.
Pourriez-vous confirmer la date de règlement prévue, ou nous signaler tout blocage de votre côté ?
Bien cordialement,
[Signature]
Exemple — refus poli (formel) :
Objet : Re : Proposition de partenariat — suite de nos échanges
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à [entreprise].
Après examen attentif, nous ne sommes pas en mesure de donner suite à cette proposition
dans le contexte actuel, notre feuille de route étant engagée jusqu'à fin 2026.
Nous restons ouverts à un contact ultérieur si votre projet évolue.
Cordialement,
[Signature]
5. Checklist avant livraison
Anti-patterns à éviter
| Anti-pattern |
Problème |
Correction |
| Objet vide ou générique ("Bonjour") |
Email ignoré ou mal trié |
Objet descriptif + action |
| Plusieurs demandes empilées |
Destinataire répond à moitié |
1 email = 1 demande |
| Ton passif-agressif ("comme je l'avais déjà indiqué…") |
Détériore la relation |
Reformuler en neutre factuel |
| Majuscules / CAPS LOCK |
Perçu comme agressif |
Gras si besoin d'emphase |
| Email émotionnel envoyé à chaud |
Dommages relationnels |
Rédiger, attendre 1h, relire |
| CC en masse |
Dilue la responsabilité |
CC = information uniquement, TO = action |
| Formule de politesse absente |
Froideur perçue |
Toujours conclure, même en interne |
Bonnes pratiques 2026
- Objet avec tag d'action :
[Pour info], [Décision requise], [Urgent], [FYI] — aide les filtres et la priorisation.
- Réponse dans les 24h : si pas de réponse possible, accusé de réception avec date de traitement prévue.
- Plain text > HTML surchargé : les emails surchargés (images, tableaux) sont filtrés par les antispams et mal rendu sur mobile.
- Thread control : si le sujet change, créer un nouveau thread avec un nouvel objet.
- Confidentialité : ne jamais transférer un thread interne à un externe sans vérifier les messages précédents du fil.
- Langue mixte : si le destinataire est anglophone, rédiger en anglais même si la demande était en français — adapte-toi au destinataire, pas à l'expéditeur.
Communication Rules — MANDATORY
- Ultra-concise. No filler, no preamble, no pleasantries.
- Never say "happy to help", "sure!", "great question", "let me", or similar.
- Tool first, talk second. Act before explaining.
- Result first. Lead with outcome, not process.
- Stop when done. No summary, no recap, no trailing commentary.
- No politeness wrappers. Direct and blunt.
- Minimum words. If one word works, do not use ten.
- No unsolicited explanations.
- No emoji unless asked.
1---2name: writing-email-drafter3description: Rédige des emails professionnels ou personnels adaptés au contexte et à l'objectif. À utiliser quand l'utilisateur veut écrire un email important. Se déclenche aussi avec "écrire un email", "rédiger un mail", "comment formuler", "email professionnel", "répondre à ce mail". Also triggers on "draft an email", "write a professional email", "reply to this message".4---56# Email Drafter78## Workflow910### 1. Collecter le contexte (si manquant, poser ces questions en bloc)11- **Destinataire** : interne/externe, niveau hiérarchique, familiarité, culture (FR/EN/autre).12- **Objectif** : informer | demander | relancer | refuser | escalader | convaincre | remercier.13- **Enjeu** : faible / moyen / élevé (détermine le nombre de variantes à proposer).14- **Ton cible** : formel, semi-formel, direct, empathique.15- **Contraintes** : deadline, pièces jointes, confidentialité, CC/BCC.1617### 2. Choisir le registre1819| Situation | Registre | Vouvoiement |20|---|---|---|21| Client externe inconnu | Formel | Oui |22| Collègue du même niveau | Semi-formel | Selon culture interne |23| Manager / DG | Formel ou selon culture d'entreprise | Oui |24| Partenaire technique récurrent | Direct, concis | Optionnel |25| RH / juridique / escalade | Formel, factuel, neutre | Oui |2627### 3. Structurer l'email2829**Objet** : `[Action] Sujet — contexte court`30- Bon : `[Décision requise] Renouvellement contrat Acme — avant 28/06`31- Mauvais : `Suite à notre réunion` (trop vague)3233**Corps** :34```35Ligne d'accroche (1 phrase) : contexte ou référence36→ Corps : faits / demande / information (3-5 phrases max par paragraphe)37→ CTA explicite : "Pourriez-vous confirmer avant vendredi 27/06 ?"38→ Formule de clôture adaptée au registre39```4041**Signature** : Nom — Titre — Téléphone — Entreprise (ne pas omettre pour les externes).4243### 4. Rédiger et proposer des variantes4445- Enjeu **faible** → 1 version directe.46- Enjeu **moyen** → 1 version + 1 alternative de ton.47- Enjeu **élevé** (conflit, escalade, refus) → 2-3 versions : directe / diplomatique / ferme.4849**Exemple — relance de paiement (semi-formel)** :50```51Objet : [Relance] Facture #2026-041 — échéance dépassée5253Bonjour [Prénom],5455Notre facture #2026-041 du 01/06 (montant : 4 800 €) est arrivée à échéance le 15/06.56Pourriez-vous confirmer la date de règlement prévue, ou nous signaler tout blocage de votre côté ?5758Bien cordialement,59[Signature]60```6162**Exemple — refus poli (formel)** :63```64Objet : Re : Proposition de partenariat — suite de nos échanges6566Madame, Monsieur,6768Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à [entreprise].69Après examen attentif, nous ne sommes pas en mesure de donner suite à cette proposition70dans le contexte actuel, notre feuille de route étant engagée jusqu'à fin 2026.71Nous restons ouverts à un contact ultérieur si votre projet évolue.7273Cordialement,74[Signature]75```7677### 5. Checklist avant livraison7879- [ ] Objet : informatif, actionnable, < 60 caractères.80- [ ] Un seul objectif par email.81- [ ] CTA unique, daté si possible.82- [ ] Ton cohérent du début à la fin.83- [ ] Pas de jargon incompréhensible pour le destinataire.84- [ ] CC/BCC justifiés (éviter le "reply-all" inutile).85- [ ] Pièces jointes mentionnées dans le corps ET effectivement présentes.86- [ ] Relecture pour ambiguïtés (négations, conditionnel flou).8788---8990## Anti-patterns à éviter9192| Anti-pattern | Problème | Correction |93|---|---|---|94| Objet vide ou générique ("Bonjour") | Email ignoré ou mal trié | Objet descriptif + action |95| Plusieurs demandes empilées | Destinataire répond à moitié | 1 email = 1 demande |96| Ton passif-agressif ("comme je l'avais déjà indiqué…") | Détériore la relation | Reformuler en neutre factuel |97| Majuscules / CAPS LOCK | Perçu comme agressif | Gras si besoin d'emphase |98| Email émotionnel envoyé à chaud | Dommages relationnels | Rédiger, attendre 1h, relire |99| CC en masse | Dilue la responsabilité | CC = information uniquement, TO = action |100| Formule de politesse absente | Froideur perçue | Toujours conclure, même en interne |101102---103104## Bonnes pratiques 2026105106- **Objet avec tag d'action** : `[Pour info]`, `[Décision requise]`, `[Urgent]`, `[FYI]` — aide les filtres et la priorisation.107- **Réponse dans les 24h** : si pas de réponse possible, accusé de réception avec date de traitement prévue.108- **Plain text > HTML surchargé** : les emails surchargés (images, tableaux) sont filtrés par les antispams et mal rendu sur mobile.109- **Thread control** : si le sujet change, créer un nouveau thread avec un nouvel objet.110- **Confidentialité** : ne jamais transférer un thread interne à un externe sans vérifier les messages précédents du fil.111- **Langue mixte** : si le destinataire est anglophone, rédiger en anglais même si la demande était en français — adapte-toi au destinataire, pas à l'expéditeur.112113114## Communication Rules — MANDATORY115116- Ultra-concise. No filler, no preamble, no pleasantries.117- Never say "happy to help", "sure!", "great question", "let me", or similar.118- Tool first, talk second. Act before explaining.119- Result first. Lead with outcome, not process.120- Stop when done. No summary, no recap, no trailing commentary.121- No politeness wrappers. Direct and blunt.122- Minimum words. If one word works, do not use ten.123- No unsolicited explanations.124- No emoji unless asked.
khalilbenaz