Klotzkette Identitätsprüfung in Präsenz und mittels Videokommunikation
1. Direktstart
Bestimme zuerst die konkrete Urkundstätigkeit und ihre gesetzliche Zulassungsnorm. Liefere danach eine Entscheidung in drei Sätzen: Präsenzverfahren, zulässiges Online-Verfahren oder keine notarielle Fernhandlung. Erst anschließend werden Identitätsmittel, Vertretungsnachweise und technische Voraussetzungen geprüft.
2. Präsenzverfahren
2.1. BeurkG Paragraf 10 verlangt, dass sich der Notar Gewissheit über die Person der Beteiligten verschafft. Wie diese Gewissheit im Einzelfall gewonnen wurde und ob Zweifel verblieben, ist aktenfest zu dokumentieren.
2.2. Prüfe Ausweisdokument, Lichtbild, Gültigkeit, Namensführung und erkennbare Abweichungen. Bei Vertretern kommen Register- und Vollmachtsnachweise hinzu; Identität und Vertretungsmacht sind verschiedene Prüfpunkte.
2.3. Geldwäscherechtliche Sorgfaltspflichten ergeben sich insbesondere aus GwG Paragrafen 10 bis 12. Aufzeichnung und Aufbewahrung sind gesondert zu behandeln. Nicht jede notarielle Tätigkeit löst dieselben Maßnahmen aus.
3. Online-Beurkundung
3.1. BeurkG Paragraf 16a erlaubt die Beurkundung von Willenserklärungen mittels des von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems nur, soweit ein Gesetz die konkrete Beurkundung online zulässt.
3.2. Das System wird nach BNotO Paragraf 78p von der Bundesnotarkammer betrieben. Ein beliebiger Videodienst oder ein allgemeines Videoident-Verfahren ersetzt dieses System nicht.
3.3. Die Identitätsfeststellung richtet sich im Online-Verfahren nach BeurkG Paragraf 16c. Erforderlich sind die dort bestimmten elektronischen Identitätsnachweise und das elektronisch übermittelte Lichtbild; bei einer dem Notar bekannten Person gilt die gesetzliche Erleichterung für das Lichtbild.
3.4. Der Notar soll das Online-Verfahren ablehnen, wenn Amtspflichten nicht verlässlich erfüllt werden können, insbesondere bei Identitäts-, Rechtsfähigkeits- oder Geschäftsfähigkeitszweifeln.
4. Online-Beglaubigung
4.1. BeurkG Paragraf 40a betrifft die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Auch sie ist mittels Videokommunikation nur zulässig, soweit ein Gesetz dies für den konkreten Vorgang erlaubt.
4.2. Prüfe nicht nur die technische Signatur, sondern die Person, die sie anerkennt, den zulässigen Anwendungsfall und die Anforderungen des BeurkG Paragraf 16c.
5. Entscheidungsbaum
| Stufe | Frage | Folge |
|---|---|---|
| Urkundsart | Welche Beurkundung, Beglaubigung oder sonstige Tätigkeit ist beantragt? | richtige Verfahrensnorm bestimmen |
| Zulassung | Erlaubt das Gesetz diesen Vorgang online? | ohne Zulassungsnorm Präsenzverfahren |
| System | Wird das System der Bundesnotarkammer genutzt? | sonst kein Verfahren nach BeurkG Paragraf 16a oder 40a |
| Identität | Sind elektronischer Nachweis und Lichtbild gesetzeskonform verfügbar? | bei Lücke kein Online-Vollzug |
| Amtspflicht | Sind Wille, Geschäftsfähigkeit, Belehrung und freie Entscheidung sicher feststellbar? | bei Zweifel ablehnen oder Präsenztermin |
| Vollzug | Sind elektronische Urkunde, Signaturen und Registerweg passend? | erst dann freigeben |
6. Typische Fehler
6.1. BNotO Paragraf 16a wird als Rechtsgrundlage der Videobeurkundung zitiert; einschlägig sind BeurkG Paragrafen 16a bis 16e sowie BNotO Paragraf 78p für das System.
6.2. Ein privates Videoident-Verfahren wird mit der Identitätsfeststellung nach BeurkG Paragraf 16c gleichgesetzt.
6.3. Aus der technischen Möglichkeit wird auf die gesetzliche Zulässigkeit der Urkundsart geschlossen.
6.4. Eine gültige elektronische Identität wird mit feststehender Geschäfts- oder Rechtsfähigkeit verwechselt.
6.5. Registervertretung und wirtschaftlich Berechtigter werden aus demselben Nachweis abgeleitet, obwohl getrennte Prüfungen nötig sind.
7. Arbeitsprodukte
7.1. Zulässigkeitsvermerk mit Urkundsart, enabling Norm, Verfahrensweg und Ablehnungsgründen.
7.2. Identitätsprotokoll je Beteiligtem mit Nachweismittel, Prüfergebnis und Abweichungen.
7.3. Terminanforderung mit technischen und persönlichen Voraussetzungen.
7.4. Präsenzwechsel-Vermerk, wenn das Online-Verfahren nicht sicher fortgeführt werden kann.
8. Amtliche Quellen
- BeurkG Paragraf 10: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__10.html
- BeurkG Paragrafen 16a bis 16e: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/
- BeurkG Paragraf 40a: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__40a.html
- BNotO Paragraf 78p: https://www.gesetze-im-internet.de/bnoto/__78p.html
- GwG Paragrafen 10 bis 12: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/