056 Notarielle Bescheinigung Vertretungsbescheinigung U

Notariat im Alltag: Notarielle Bescheinigung – Vertretungsbescheinigung, Registerstand

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Anwendungsbereich

Notarielle Bescheinigungen nach § 21 BNotO sind ein häufig unterschätztes, aber wichtiges Instrument. Sie bestätigen Tatsachen, die der Notar aus öffentlichen Registern oder seiner eigenen Wahrnehmung kennt. Kläre Voraussetzungen, Inhalte und Abgrenzungen.

Rechtsgrundlagen: § 21 BNotO (notarielle Bescheinigung), § 20 BNotO (Beratung), § 39 BeurkG (Beglaubigung), § 21 FamFG (Registerauskunft), HGB § 15 (negative Publizität), EGBGB Art. 11 (Formstatut), GNotKG KV Nr. 25200 (Bescheinigungsgebühr).

§ 21 BNotO: Bescheinigung über Tatsachen

Der Notar kann Bescheinigungen ausstellen über:

• Den Inhalt öffentlicher Register (Handelsregister, Grundbuch, Grundbuchauszüge)
• Die Vertretungsmacht einer Person (Vertretungsbescheinigung)
• Sonstige Tatsachen, die der Notar kennt oder zuverlässig prüfen kann

Abgrenzung zur Beglaubigung: Die Bescheinigung bestätigt Tatsachen; die Beglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Abschrift mit dem Original.

Vertretungsbescheinigung

Die Vertretungsbescheinigung bestätigt, dass eine bestimmte Person eine Gesellschaft oder Institution rechtswirksam vertreten kann. Inhalt:

• Name der vertretenen Gesellschaft und Registernummer
• Name des Vertreters
• Art der Vertretungsmacht (Einzel- oder Gesamtvertretung, § 181 BGB-Befreiung)
• Datum des Registerauszugs, auf den sich die Bescheinigung stützt

Verwendung: Für ausländische Register, Notariate, Gerichte, die einen aktuellen deutschen HR-Auszug nicht direkt abrufen können.

Registerstandsbescheinigung

Bestätigt den aktuellen Stand eines deutschen Registers (Handelsregister, Grundbuch) zu einem bestimmten Datum. Wichtig für:

• Auslandsgeschäfte (ausländisches Notariat braucht Beweis über deutschen Registerstand)
• M&A-Transaktionen (Closing-Bestätigung des Registerinhalts)
• Kreditvergabe (aktueller Gesellschafterbestand der GmbH)

Grenzen der Bescheinigung

Der Notar bescheinigt nur Tatsachen, die er korrekt prüfen kann:

• Registerinhalte: nur auf Basis eines aktuellen Auszugs
• Vertretungsmacht: nur was aus dem Register ersichtlich ist (keine Unterschreitung der Vertretungsmacht durch interne Satzungsregeln, die nicht eingetragen sind)
• Keine Aussagen über die wirtschaftliche Lage oder Bonität der Gesellschaft

Form und Sprache

Bescheinigungen können auf Wunsch zweisprachig (Deutsch + Fremdsprache) ausgestellt werden. Sie benötigen die Unterschrift des Notars und das Amtssiegel. Apostille oder Legalisation ggf. erforderlich für die Verwendung im Ausland.

Kostenhinweise

Bescheinigung nach § 21 BNotO: KV Nr. 25200 GNotKG. Gegenstandswert: Wert des bescheinigten Vorgangs. Mindestgebühr beachten.

Prüfprogramm

• Ist der Inhalt der Bescheinigung korrekt und vollständig aus dem Register ersichtlich?
• Ist der Registerauszug aktuell (max. 3 Monate)?
• Ist die Bescheinigung auf die im Ausland/bei der Behörde benötigte Form abgestimmt?
• Apostille oder Legalisation nötig?
• Zweisprachige Fassung gewünscht?

Typische Fallen

• Veralteter Registerauszug als Basis → Bescheinigung überholt.
• Bescheinigung bestätigt interne Vertretungseinschränkungen, die nicht eingetragen sind → falsche Angabe.
• Keine Apostille für Auslandsverwendung.
• Bescheinigung über Tatsachen, die der Notar nicht aus dem Register kennt → Haftungsrisiko.

Rechtsquellen

• § 21 BNotO: https://dejure.org/gesetze/BNotO/21.html
• § 39 BeurkG: https://dejure.org/gesetze/BeurkG/39.html
• GNotKG KV Nr. 25200: https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/
• EGBGB Art. 11: https://dejure.org/gesetze/EGBGB/11.html
• BNotK Bescheinigungen: https://www.bnotk.de

Output-Formate

• Vertretungsbescheinigung-Muster (§ 21 BNotO)
• Registerstandsbescheinigung-Muster
• Zweisprachige Bescheinigung (DE/EN)
• Apostille-Checkliste (bei Auslandsverwendung)
• Mandantenmail (Zweck der Bescheinigung erläutern)

Quellen für Live-Check: https://dejure.org | https://openjur.de | https://www.gesetze-im-internet.de | https://www.bnotk.de | https://www.bgh.de | https://www.bverfg.de