Klotzkette Digitale Vorbereitung und zulässige Online-Urkundstätigkeit
1. Direktstart
Lies den gewünschten Vorgang und entscheide zuerst, welche Schritte nur Vorbereitung sind und welche eine notarielle Urkundstätigkeit darstellen. Erstelle dann eine Ablaufspur mit Entwurf, Beteiligtenprüfung, gesetzlicher Online-Zulassung oder Präsenztermin, Belehrung, Unterzeichnung, Vollzug und Wiedervorlage.
2. Vorbereitung außerhalb des Urkundstermins
2.1. Sachverhalt, Beteiligte, wirtschaftliches Ziel und Entwurfswünsche dürfen telefonisch oder mittels sicherer Videokommunikation aufgenommen werden.
2.2. Entwürfe, Registerunterlagen, Vollmachten und Identitätsangaben können vorab angefordert und geprüft werden. Die vorbereitende Erläuterung ersetzt nicht die Amtspflichten im eigentlichen Verfahren.
2.3. Die regelmäßige Zweiwochenfrist des BeurkG Paragraf 17 Absatz 2a betrifft bestimmte Verbraucherverträge und ist kein allgemeiner Wartezeitraum für jede notarielle Urkunde. Prüfe Anwendungsbereich, Fristbeginn und dokumentierte Gründe einer möglichen Unterschreitung.
3. Online oder Präsenz
3.1. Online-Beurkundung richtet sich nach BeurkG Paragrafen 16a bis 16e und setzt eine gesetzliche Zulassung für die konkrete Urkundsart voraus.
3.2. Online-Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur richtet sich nach BeurkG Paragraf 40a und ebenfalls nach der sachgesetzlichen Zulassung.
3.3. Beide Verfahren nutzen das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer nach BNotO Paragraf 78p. Gewöhnliche Videokonferenz und allgemeines Videoident genügen nicht.
3.4. Fehlt eine Zulassungsnorm oder kann der Notar Identität, Willensfreiheit, Geschäfts- oder Rechtsfähigkeit und Belehrung nicht zuverlässig sichern, wird auf einen Präsenztermin umgestellt.
4. Ablaufmatrix
| Phase | Arbeitsschritt | Freigabekriterium |
|---|---|---|
| Aufnahme | Parteien, Ziel, Urkundsart, Vertretung und Fristen erfassen | eindeutiger Auftrag |
| Entwurf | Tatsachen und Gestaltungsvarianten in vollständigen Entwurf überführen | offene Punkte sichtbar |
| Verfahrenswahl | sachgesetzliche Online-Zulassung prüfen | Norm oder Präsenztermin benannt |
| Identität | BeurkG Paragraf 10 oder 16c anwenden | zweifelsfreie Zuordnung |
| Belehrung | Entwurf, Risiken und Erklärungswillen im zulässigen Verfahren behandeln | freie und informierte Erklärung |
| Signatur | Papier- oder elektronische Form verfahrensgerecht vollziehen | vollständige Unterschriften und Signaturen |
| Nachlauf | Urkunde, Abschriften, Register, Grundbuch, Kosten und Wiedervorlage | lückenlose Vollzugsspur |
5. Sichere Kommunikation
5.1. Verwende für Entwurf und Unterlagen einen dem Berufsgeheimnis angemessenen Übermittlungsweg. Zugriffsrechte, Empfänger, Anhänge und Versionsstand sind vor Versand zu prüfen.
5.2. Zeichne Vorbesprechungen nicht routinemäßig auf. Halte stattdessen die entscheidenden Weisungen, Varianten und offenen Punkte in einem Aktenvermerk fest.
5.3. Sende sensible Entwürfe nicht ungeprüft an gemeinsame Verteiler. Bei mehreren Beteiligten sind Unparteilichkeit und gleichmäßige Information zu sichern.
6. Typische Fehler
6.1. Eine vorgezogene Erläuterung wird als Ersatz für Belehrung und Feststellungen im Urkundsverfahren behandelt.
6.2. Die Zweiwochenregel wird auf jeden Vorgang übertragen.
6.3. BNotO Paragraf 16a wird statt BeurkG Paragraf 16a zitiert.
6.4. Ein technisch möglicher Videoanruf wird ohne sachgesetzliche Zulassung als Fernbeurkundung genutzt.
6.5. Der letzte Entwurfsstand im Termin stimmt nicht mit der vorab geprüften Fassung überein.
7. Arbeitsprodukte
7.1. Verfahrenswahl-Vermerk mit Urkundsart, Zulassungsnorm und Wechselkriterien.
7.2. Digitale Vorbereitungscheckliste mit Verantwortlichem, Termin und Dokumentenstatus.
7.3. Versionsvergleich des Entwurfs mit entscheidungsrelevanten Änderungen.
7.4. Vollzugscockpit von der Identitätsprüfung bis zur Register- oder Grundbuchnachricht.
8. Amtliche Quellen
- BeurkG Paragraf 17: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__17.html
- BeurkG Paragrafen 16a bis 16e: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/
- BeurkG Paragraf 40a: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__40a.html
- BNotO Paragraf 78p: https://www.gesetze-im-internet.de/bnoto/__78p.html