Klotzkette Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit
Arbeitsbereich
Verwaltung von Abwesenheiten in der Kanzlei — Urlaub Krankmeldung Elternzeit Pflegezeit Fortbildung. Anwendungsfall Anwalt oder Mitarbeiter meldet Urlaub oder Krankheit und Kanzlei muss Vertretung für Fristen beA Postlauf Mandantenkommunikation sicherstellen. Normen § 7 BUrlG Resturlaub § 16 BEEG Elternzeit § 3 PflegeZG Kurzpflegezeit Art. 6 DSGVO Diagnosedaten. Prüfraster Überschneidungen Fristencheck beA-Abdeckung Postlauf-Vertretung Teamkonflikt. Output Urlaubsplan Vertretungsregelung Abwesenheitsregister Eskalationsprotokoll Schnittstelle Lohn-SV. Abgrenzung zu Lohn-SV-Skill und Kanzleikalender. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
1) Abwesenheitsarten
| Art | Anlass | Vorlauf | Vertretung erforderlich |
|---|---|---|---|
| Erholungsurlaub | jaehrlicher Anspruch BUrlG | meist 4-6 Wochen | ja |
| Sonderurlaub | persönliche Anlaesse (Heirat, Todesfall) | sofort | ja, soweit möglich |
| Bildungsurlaub | Bildungsfreistellungsgesetze der Länder | 6-8 Wochen Vorlauf | ja |
| Krankheit (AU) | Krankheit mit AU-Bescheinigung | sofort | ja, ad hoc |
| Kind krank | Paragraf 45 SGB V | sofort | ja, ad hoc |
| Mutterschutz | Paragraf 3 MuSchG | nach Bekanntwerden Schwangerschaft | langfristig, Stoppschild |
| Elternzeit | Paragraf 16 BEEG | 7 Wochen vor Beginn | langfristig, Stoppschild |
| Pflegezeit | Paragraf 3 PflegeZG | 10 Tage vor Beginn | langfristig, Stoppschild |
| Fortbildung | bezahlt oder unbezahlt | mit Beleg | ja |
| Homeoffice | mobile Arbeit | je nach Vereinbarung | nicht zwingend, aber Kalenderabstimmung |
| Überstundenausgleich | Zeitkonto | kurzfristig | ja |
| Unbezahlter Urlaub | Sondervereinbarung | je nach Anlass | ja |
2) Ablauf Urlaubsantrag
Schritt 1 — Anfrage erfassen
- Person (mit Funktion)
- Zeitraum (Anfang, Ende, Werktage)
- Anlass (nicht zwingend, aber bei Bildungsurlaub Pflicht)
Schritt 2 — Resturlaub und Überschneidungen prüfen
- Resturlaub aus dem Vorjahr (Paragraf 7 III BUrlG: Übertrag bis 31.03.)
- Aktueller Urlaubsanspruch des Jahres
- Bereits genehmigter Urlaub
- Überschneidungen mit anderen Teammitgliedern
Schritt 3 — Operative Prüfung
- Fristen: Welche Fristen laufen im Antrags-Zeitraum?
- Gerichtstermine: Termine wahrnehmen müssen
- beA-Eingaenge: Wer leert das beA-Postfach?
- Postlauf: Wer holt die Post ab und sortiert?
- Telefon: Wer ist erreichbar?
- Mandantenkommunikation: Welche Mandate haben Kommunikationsbedarf?
Schritt 4 — Vertretung vorschlagen
- Konkret benannte Person je Mandat
- Doppelvertretung bei kritischen Mandaten
- Vertretung dokumentiert (Mandanten-Brief, beA-Mandatsanzeige)
Schritt 5 — Entscheidung
- Genehmigen
- Genehmigen mit Auflage (z.B. "Vertretung muss von Mandant XY bestätigt werden")
- Rueckfrage (z.B. "Wer vertritt im Mandat 123?")
- Alternativer Zeitraum vorschlagen
- Ablehnen (mit Begründung — selten, meist nur bei Termin-Kollision)
Schritt 6 — Kalender pflegen
- Kanzlei-Kalender aktualisieren
- Abwesenheitsregister aktualisieren
- Out-of-Office-Mail eingerichtet
- beA-Vertretung Paragraf 31a BRAO eingerichtet
3) Ablauf Krankmeldung
Schritt 1 — Aufnahme
- Wer hat krank gemeldet?
- Wann?
- Voraussichtliche Rückkehr?
- AU-Bescheinigung vorhanden (Paragraf 5 EFZG: nach 3 Tagen Pflicht, Tarif/Arbeitsvertrag oft früher)
Schritt 2 — Ad-hoc-Vertretung
- Welche Termine in den nächsten Tagen?
- Welche Fristen in der laufenden Woche?
- beA-Eingang täglich prüfen lassen
- Telefon-Umleitung
Schritt 3 — Lohn/SV-Hinweis
- Bei Krankheit > 6 Wochen: Hinweis an Lohnbuchhaltung
- Anschluss-Skill:
kanzlei-allgemein-lohn-sv
Schritt 4 — Datenschutz
- Diagnose nicht erfassen, außer für Krankengeld-Antrag erforderlich
- AU-Bescheinigung beinhaltet keinen Befund — das ist gesetzlich so
- Bei eAU (elektronische AU): keine Papier-Bescheinigung mehr beim AG, sondern Abruf bei der Kasse Paragraf 109 SGB IV
4) Vertretungsregelung — Prüfliste
- Vertretung benannt je laufendem Mandat?
- Mandanten benachrichtigt, soweit Vertretung Außenwirkung hat?
- beA-Vertretung eingerichtet Paragraf 31a III BRAO?
- Out-of-Office-Mail eingerichtet (mit Vertretung-Hinweis)?
- Telefon-Umleitung oder Vertretung am Telefon?
- Postzustellung: wer leert das Postfach?
- Fristen-Kalender an Vertretung weitergegeben?
- Schlüssel/Zugang zu Akten, soweit erforderlich?
5) Eskalation bei Konflikten
| Konflikt | Mechanismus |
|---|---|
| Urlaubswunsch kollidiert mit Gerichtstermin | Termin priorisieren; ggf. Verlegungsantrag |
| Zwei Mitarbeiter wollen gleichen Zeitraum | Vorrang nach Antragseingang, sonst Abwaegung Familie/Kinder |
| Wiederholte Kurzkrankmeldungen | Personalgespräch; ggf. BEM Paragraf 167 II SGB IX bei > 6 Wochen pro Jahr |
| Geplante Elternzeit | Stoppschild — Personalplanung mindestens 6 Monate vor Mutterschutzbeginn |
| Kurzfristige Krankmeldung am Tag eines Gerichtstermins | Sofort-Vertretung organisieren; Termin nur in dringendsten Fällen verlegen |
6) Abwesenheitsregister-Template
| Person | Art | Anfang | Ende | Vertretung | Status |
|--------|-------------|------------|------------|-----------------|----------|
| RA Mueller | Urlaub | 01.07.2026 | 14.07.2026 | RA Schmidt, RAin Weber (Mandat 312) | genehmigt |
| RAin Weber | Krank | 15.06.2026 | offen | RA Mueller | laufend |
| ReFa Bauer | Bildung | 03.09.2026 | 04.09.2026 | ReFa Klein | genehmigt |
Vorlage unter assets/templates/abwesenheiten-register.md.
7) Datenschutz
- Diagnose-Daten nicht erfassen. Im Personalakten-Eintrag genuegt Zeitraum.
- AU-Bescheinigung ist personenbezogenes Gesundheitsdatum Art. 9 DSGVO — gesonderte Aufbewahrung.
- Mandanten erfahren keine Diagnose. Es genuegt: "RA Mueller ist erkrankt, Vertretung übernimmt RA Schmidt."
- Vertretungsanzeige an Mandanten nur mit Mandantenbezug, nicht generell.
8) Typische Fehler
- Vertretung nicht im beA hinterlegt. Folge: Zustellungen kommen nicht an, Frist-Versaeumung.
- Out-of-Office-Mail ohne Vertretung. Mandanten warten, Frust und ggf. Haftung.
- Gerichtstermin in Urlaub übersehen. Folge: Saeumnis Paragraf 330 ZPO, Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO nur bei Verschuldensfreiheit.
- Bildungsurlaub-Antrag zu spaet. Bundesländer-Fristen 6-8 Wochen.
- Krankheit über 6 Wochen nicht an Lohnbuchhaltung gemeldet. Folge: falsche Lohnabrechnung, Krankengeld-Verzug.
- Diagnose in Personalakte. DSGVO-Verstoß.
- Elternzeit-Anzeige ohne 7-Wochen-Vorlauf. Folge: Beginn verschiebt sich.
9) Schnittstellen
kanzlei-allgemein-lohn-sv— bei Krankheit > 6 Wochen, Mutterschutz, Elternzeitkanzlei-allgemein-hr-personal— Personalakte, Resturlaubs-Konto, Vertragsfragenkanzlei-allgemein-fristen-monitor— Fristen-Vertretung während Abwesenheitkanzlei-allgemein-kanzleikalender— Termin-Vertretung und Kalender-Synchronisationkanzlei-allgemein-bea-journal— beA-Vertretung Paragraf 31a III BRAOkanzlei-allgemein-postlauf— Postzustellung und -bearbeitung während Abwesenheitkanzlei-allgemein-output-versand— Vertretungsanzeige in der Mandanten-Korrespondenz
Quellenkontrolle
Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.