Aufnahme Statusinformation

Datenschutzvorfall — Erstaufnahme als Statusinformation

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Triage — kläre vor der Bearbeitung

1. Wann genau wurde der Vorfall durch wen bemerkt und an welche interne Stelle gemeldet?
2. Welche Datenkategorien und welcher Personenkreis sind potenziell betroffen?
3. Ist der 72-Stunden-Lauf nach Art. 33 Abs. 1 DSGVO bereits angestoßen oder läuft er noch?
4. Welche Sofortmaßnahmen wurden bereits getroffen und welche stehen aus?
5. Wer ist Empfänger der Statusinformation — Geschäftsleitung, Datenschutzbeauftragter, Vorstand, externer Berater?

• Was will der Mandant wirklich erreichen? (Lagebild, Entscheidungsgrundlage Meldung, Eskalation, Dokumentation)

Rechtsgrundlagen

• Art. 33 Abs. 1 DSGVO Meldepflicht binnen 72 Stunden ab Kenntniserlangung an die zuständige Aufsichtsbehörde.
• Art. 33 Abs. 5 DSGVO Dokumentationspflicht jedes Vorfalls unabhängig von der Meldepflicht.
• Art. 34 DSGVO Benachrichtigung der betroffenen Personen bei voraussichtlich hohem Risiko.
• § 42 BDSG Strafvorschriften bei vorsätzlicher unbefugter Offenlegung.
• Art. 5 Abs. 2 DSGVO Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen.

Aktuelle Rechtsprechung

Rechtsprechung wird nicht aus Modellwissen zitiert; aktuelle Entscheidungen des EuGH und BGH zur Auslegung der 72-Stunden-Frist und zum Kenntnisbegriff sind vor Ausgabe über die unten genannten Quellen zu verifizieren.

Zentrale Normen

Art. 4 Nr. 12; Art. 33 Abs. 1; Art. 33 Abs. 3; Art. 33 Abs. 5; Art. 34 Abs. 1 DSGVO; § 42 BDSG.

Praxisformulierung — Statusinformation (Stilreferenz Fließtext)

Vorgang: kurze sprechende Bezeichnung des Vorfalls.

Kenntnisnahme: Wer hat wann was durch welche Wahrnehmung erkannt — Reasoning vor Conclusion.

Eingang Service-Desk: Zeitpunkt und Ticketnummer mit kurzer Begründung der Zuordnung.

Eingang Datenschutzpostfach: Zeitpunkt der formalen Weiterleitung an die Datenschutzorganisation.

Sachverhalt: drei bis fünf Sätze; was ist passiert; welche Systeme; welche Datenkategorien; welcher Personenkreis.

72-Stunden-Endpunkt: konkretes Datum und Uhrzeit mit Bezug auf den Kenntnisnahmezeitpunkt.

Ampelstatus: 🟢 unkritisch / 🟡 beobachtet / 🔴 meldepflichtig / ⚫ benachrichtigungspflichtig — mit kurzer Erläuterung.

Aktuelle Einschätzung: technische und organisatorische Lage; eingrenzbar oder nicht.

Bewertung: Wahrscheinlichkeit eines Risikos für die Rechte und Freiheiten; Reasoning vor Conclusion.

Meldepflicht Art. 33: ja / nein / noch offen mit Begründung.

Informationspflicht Art. 34: ja / nein / noch offen mit Begründung.

Nächster Schritt: konkret, mit Verantwortlichem und Zeitpunkt.

Abgrenzung zu anderen Skills

• dsv-aufnahme-statusinformation bildet die strukturierte Erstaufnahme; dieser Skill setzt darauf auf.
• dsv-meldung-art-33-pflichtangaben deckt die Behördenmeldung ab; bei Bedarf zusätzlich ziehen.
• dsv-benachrichtigung-art-34-betroffene deckt die Benachrichtigung Betroffener ab.
• dsv-bussgeldverteidigung-art-83 und dsv-schadensersatz-art-82 decken die anwaltliche Nachbearbeitung ab.

Vertiefung bei Bedarf

• Bei dsv-aufnahme-statusinformation beziehungsweise Erstellt nach einem gemeldeten Datenschutzvorfall eine knappe Statusinformation an Mandant und Datenschutzbeauftragten in Fließtextform: die zusätzliche Vertiefung laden.