Klotzkette ERP-Stammdaten für Exportkontrolle: Konfiguration und Qualitaetssicherung
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: AWG, AWV, EU-Dual-Use-VO 2021/821, EU-Sanktionsverordnungen, ZollkodexUnion, IranEmbargoVO, RusslandSanktionenVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Mandantenfall
- SAP GTS gibt bei Bestellung aus Iran keine Sperrwarnung; Konfigurationsfehler suchen.
- Gueterklassifizierungen in ERP wurden seit 2 Jahren nicht aktualisiert; Dual-Use-Liste geaendert.
- ERP-System hat veraltete Sanktionsliste; Freigabe trotz aktuellem Listentreffer.
Erste Schritte
- Bestandsaufnahme aller exportkontrollrelevanten Stammdaten-Felder im ERP.
- Gueterklassifizierungs-Korrektheit prüfen: ECCN, Dual-Use-Code, ALnr (Aussenwirtschaftslistennummer).
- Embargo-Lander-Tabelle auf Aktualitaet prüfen.
- Sanktionslisten-Update-Prozess validieren: Frequenz und Quellenverifizierung.
- Dokumentenablage für EUC, Genehmigungen und Screening-Ergebnisse im ERP konfiguriert?
- Test-Szenarien für bekannte Sperr-Faelle durchfuehren und Ergebnisse protokollieren.
Rechtsrahmen
- Art. 20 VO (EU) 2021/821: Aufzeichnungspflicht für Exportkontrolldokumentation.
- BAFA-Merkblatt ICP: Anforderungen an IT-seitige Kontrollsysteme.
- AWV § 24: Aufbewahrungspflichten.
- § 14 AWG: Auskunftspflichten gegenueber Behörden (BAFA-Audit).
- GoBD: Anforderungen an digitale Buchfuehrungs- und Archivsysteme.
Prüf-Raster
- Alle Dual-Use-Codes und ECCNs aktuell und korrekt eingetragen?
- Embargo-Länder-Tabelle tagesaktuel?
- Sanktionslisten-Update-Frequenz ausreichend (taglich/wochentlich)?
- Test-Szenarios für Sperr-Faelle bestanden?
- Dokumentenablage für EUC und Genehmigungen konfiguriert?
- Audit-Log für alle exportkontrollrelevanten ERP-Änderungen vorhanden?
Typische Fallstricke
- Gueterklassifizierungen werden bei neuen Produkten nicht automatisch gepflegt.
- Sanktionslisten-Update abonniert, aber Importfehler nicht erkannt.
- Dual-Use-Codes nach EU-Liste-Revision (jaehrlich) nicht nachgezogen.
- Komplexe Produktkonfigurationen mit Dual-Use-Komponenten nicht als Ganzes klassifiziert.
Schnittstellen zu anderen Skills
Dieser Skill kann mit thematisch benachbarten Skills kombiniert werden, insbesondere:
- Sanktionsscreening und Listenpruefung:
aussenwirtschaft-sanktionsscreening-fuzzy-match - Exportkontrollklassifizierung:
aussenwirtschaft-gueterlisten-klassifizierung - Freiwillige Offenlegung gegenueber BAFA oder Hauptzollamt:
aussenwirtschaft-freiwillige-offenlegung-bafa-zoll - Interne Compliance-Programme:
aussenwirtschaft-icp-kontrollsystem
Qualitaetsanforderungen
- Sachverhalt vollstaendig: Alle Beteiligten inklusive UBO/Eigentum/Kontrolle erfasst?
- Normverweise konkret: Artikel und Absatz zitiert, nicht nur Verordnungsnummer?
- Quellenstand datiert: Sanktionslisten, TARIC, Gueltigkeitsdaten dokumentiert?
- Sofortmassnahmen klar: Stop-Ship, Hold, Eskalation explizit benannt wenn Risiko rot?
- Audit-Trail vollstaendig: Entscheidung, Begruendung, Verantwortlicher, Frist?
- Output mandantentauglich: Kein Fachwort ohne Erläuterung für Compliance und Business?
- Vertraulichkeit: Mandatsgeheimnisse nicht in ungesicherte externe Systeme eingeben.