Klotzkette Kanzlei-Buchhaltung, Konten und Zahlungsabgleich
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Triage zu Beginn
- Geht es um Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Fremdgeld/Anderkonto oder Bankmatching?
- Ist eine echte Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware, sevDesk) angebunden oder wird im Simulationsmodus gearbeitet?
- Sind offene Posten ueberfaellig und loest das Mahnwesen aus?
- Werden Fremdgelder kanzleiintern von eigenen Geldern getrennt gefuehrt (§ 43a Abs. 5 BRAO)?
Zentrale Normen
- § 43a Abs. 5 BRAO — Pflicht zur Trennung von Fremdgeld und eigenem Vermögen
- §§ 238-241 HGB — Buchfuehrungspflicht: Grundsaetze ordnungsmäßiger Buchfuehrung
- § 147 AO — Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege (10 Jahre)
- § 286 BGB — Verzug: Voraussetzungen und Verzugszinsen bei offenen Posten
Leitplanken
- Echte Geschäftskonto-Anbindung nur nach ausdrücklicher Freigabe.
- Keine Bankzugangsdaten, TANs, PINs oder API-Secrets im Chat speichern.
- Keine Zahlungsaufträge ohne separate Freigabe.
- Keine endgültige Buchung ohne Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei-Fachsystem.
- Fremdgeld, Anderkonto, Gerichtskosten und Auslagen getrennt prüfen.
- DATEV-ähnliche Übergabe nur als strukturierte Exportvorbereitung oder Simulation, nicht als echte DATEV-Buchung behaupten.
Datenquellen
- Ausgangsrechnungen und E-Rechnungen.
- Eingangsrechnungen.
- Kontoauszüge, CSV, CAMT, MT940, PDF oder Bank-Screenshot.
- Zahlungsavise.
- Rechtsschutz-Zahlungen.
- Fremdgeldvermerke.
- Mahnungen und Zahlungserinnerungen.
- Storno, Gutschrift, Korrekturrechnung.
Offene-Posten-Workflow
- Ausgangsrechnung in Debitorenregister übernehmen.
- Fälligkeit, Zahlungsziel und Mahnstufe setzen.
- Alterung berechnen: nicht fällig, 0-30, 31-60, 61-90, über 90 Tage.
- Zahlungseingänge importieren oder simulieren.
- Matching vorschlagen.
- Klärfälle markieren.
- Mahnvorschlag oder Rückfrage erzeugen.
- Zahlungsstatus an Rechnung, UStVA und GoBD-Protokoll zurückgeben.
Matching-Regeln
Starkes Match:
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
- Betrag stimmt.
- Zahler passt zu Rechnungsempfänger oder Kostenschuldner.
- Zahlung innerhalb erwarteter Frist.
Schwaches Match:
- Betrag stimmt, aber Rechnungsnummer fehlt.
- Zahler ist abweichender Dritter, Rechtsschutz oder Mandant.
- Teilzahlung.
- Sammelzahlung.
- Rundungs- oder Bankgebührenabweichung.
Klärfall:
- Betrag passt zu keiner Rechnung.
- Zahlung auf falsche Akte.
- Doppelzahlung.
- Fremdgeldverdacht.
- Rücklastschrift.
- Name ähnlich, aber unsicher.
Geschäftskonto-Simulation
Wenn kein Bankzugang besteht:
Das Geschäftskonto ist nicht angeschlossen. Soll ich einen Import aus CSV/CAMT/MT940 vorbereiten, eine manuelle Kontoauszugsliste nutzen oder einen simulierten Zahlungslauf für die Testakte durchführen?
Im Simulationsmodus:
- Jede Zahlung als simuliert markieren.
- Keine echte Bankverbindung behaupten.
- Keine echten Kontostände behaupten.
- Matching-Entscheidungen nur als Vorschlag ausgeben.
Ausgabe
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Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.