Klotzkette Sachbeihilfe und elan-Formalia
Worum geht es
Die Sachbeihilfe ist das Brot-und-Butter-Programm der DFG. Mache den Antrag formal einreichungsreif: elan-Portal, Vordrucke, Modulmix, Anlagen, Fachzuordnung. Inhaltliche Stärke macht der Antrag erst dann aus, wenn formal nichts mehr verloren gehen kann.
Alte-Hasen-Faustregel: Drei Viertel aller formalen Mängelmeldungen entstehen in den letzten 48 Stunden vor Einreichung. Wer die letzten zwei Werktage nur noch für PDF-Konvertierung, Anlagen-Sortierung und Vordruck-Aktualität reserviert, hat schon halb gewonnen.
Wann dieses Modul hilft / Kaltstart-Fragen
Dieser Skill kommt zum Einsatz, wenn die Programmschiene Sachbeihilfe feststeht, der inhaltliche Antrag (Projektbeschreibung) Reife hat oder gerade entsteht, und der formale Einreichungsweg gebaut werden muss.
Kaltstartfragen:
- Wer stellt den Antrag (eine Person oder mehrere) und an welcher Institution?
- Ist die wissenschaftliche Ausbildung abgeschlossen (regelmäßig Promotion)?
- Welche Module werden konkret gebraucht?
- Neuantrag, Fortsetzungsantrag oder Ergänzungsantrag?
- Welche Vordruckversion ist im elan-Portal aktuell hinterlegt?
- Welche Anlagen sind vorhanden, welche fehlen noch (CV, Publikationsverzeichnis, Arbeitsprogramm, Finanzplan, Angebote, Kooperationsschreiben, Ethikvotum, Datenmanagementplan)?
Programm- bzw. Sachrahmen
Antragsberechtigung Sachbeihilfe. Promovierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an einer deutschen Forschungseinrichtung — Universitäten, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, fachlich einschlägige Institute. Nicht antragsberechtigt: Personen ohne abgeschlossene wissenschaftliche Ausbildung, Personen ohne institutionelle Verankerung. Bei Wechsel der Institution während der Antragsphase: Klärung mit der Geschäftsstelle vor Einreichung.
Vordrucke. Die DFG nutzt nummerierte Vordrucke (z. B. 53.01 für die Sachbeihilfe-Antragsvorlage, 53.21 oder 53.22 für Anlagen — Nummerierung ändert sich, vor Einreichung am Tag X auf der DFG-Formularseite verifizieren). Form folgt Vordruck — wer eigene Vorlagen mitbringt, riskiert Nachfrage durch die Geschäftsstelle.
Module der Sachbeihilfe (Auswahl, je nach Bedarf kombinierbar):
| Modul | Zweck | Sinnvoll wenn... |
|---|---|---|
| Basismodul | Personal, Sachmittel, Reisen | Standard für jeden Antrag |
| Eigene Stelle | Stelle für den Antragsteller selbst | keine Dauerstelle vorhanden |
| Vertretung | Vertretung für Lehre / Verwaltung | Befreiung für Forschungsphase nötig |
| Rotationsstelle | klinische Forschende | spezifisch medizinisch |
| Workshop | wissenschaftliche Tagung im Projekt | Output planbar, nicht nur Networking |
| Mercator Fellow | internationale Gastwissenschaftler | konkrete Rolle im Projekt |
| Öffentlichkeitsarbeit | Wissenschaftskommunikation | passender Bürger-Nutzen identifizierbar |
| Internationale Wissenschaftskooperation | konkrete Auslandskooperation | belastbare Partnerinstitution mit Schreiben |
| Chancengleichheit | Maßnahmen zur Gleichstellung | begründbarer Bedarf, nicht pauschal |
| Postdoc-Phase | nach Promotion eigene Stelle | konkrete Person mit Plan |
| Projektpauschale | institutionelle Pauschale (Universitäten) | wird automatisch ergänzt |
Trade-off Modulwahl. Jedes zusätzliche Modul erhöht den Begutachtungsaufwand. Wer fünf Module beantragt, muss jedes einzeln rechtfertigen. Wer zwei Module nimmt, hat einen lesbareren Antrag.
Praxisleitfaden
elan-Portal Schritt für Schritt. Anmeldung mit DFG-Account (vom Antragsteller, nicht von Hilfskräften — die Verantwortlichkeit muss klar sein). Programmauswahl: "Einzelförderung" → "Sachbeihilfe". Fachliche Zuordnung: zwei Fachkollegien-Codes vergeben, Hauptkollegium und Nebenkollegium. Diese Zuordnung steuert mittelbar die Reviewer-Wahl — strategisch wichtig. Antragstellerprofil aktualisieren (Publikationsliste, frühere DFG-Projekte). Modulauswahl. Hochladen der Antragsdatei und Anlagen. Institutionelle Bestätigung anfordern (das macht die Verwaltung der Heimatinstitution — Vorlauf 5 bis 10 Werktage einplanen!). Einreichen.
Was schnelle Genehmigung produziert (formal).
- Aktuelle Vordrucke — die DFG-Formularseite ändert sich. Am Einreichtag (nicht eine Woche vorher!) die aktuelle Version ziehen.
- Konsistente Seitenzählung — Projektbeschreibung typisch maximal 20 Seiten ohne Verzeichnisse (Vordruck 53.01 prüfen), Schrift 11 oder 12 pt, Zeilenabstand 1.15 bis 1.5.
- Klare Anlagenliste auf der ersten Seite der Projektbeschreibung — Anlage 1: CV, Anlage 2: Publikationsverzeichnis usw. Reviewer suchen sich daran zurecht.
- Fachzuordnung sauber — wer sich falsch einordnet, landet bei Reviewern, die das Thema nicht lesen können.
- Institutionelle Bestätigung früh angefordert — die kommt sonst nicht rechtzeitig.
Was Reviewer und Geschäftsstelle triggert.
- Veraltete Vordrucke — sofortige Nachforderung, Verzug von Wochen.
- Anlagen ohne Bezug zum Antragsumfang (z. B. CV in Englisch, restlicher Antrag deutsch — wirkt unsauber).
- "Sonstige Anlagen" als Müllhalde am Ende — Geschäftsstelle fragt nach.
- Kooperationsschreiben älter als drei Monate vor Einreichung — wirken aufgewärmt, Reviewer notieren das. Faustregel: Kooperationsschreiben mit Datum aus dem letzten Quartal vor Einreichung.
- Publikationsverzeichnis ohne "im Druck"-Markierung für noch nicht erschienene, aber akzeptierte Arbeiten — verschenkter Eindruck.
CV-Falle. Mehrere CVs (bei mehreren Antragstellern) müssen formatgleich sein. Stark abweichende Detaillierung lässt Reviewer Hierarchiekonflikte vermuten ("der eine ist der eigentliche Antragsteller, die andere ist Dekoration"). Faustregel: gleiche Länge, gleicher Aufbau, gleiches Datum.
Trade-off-Matrix
| Trade-off | Pfad A | Pfad B | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Wenige Module vs. viele | 2-3 Module | 5+ Module | Wenige Module, jedes klar begründet |
| Eine Antragstellerin vs. Team | Einzelantrag | Zwei oder drei Antragsteller | Team nur bei klarer Aufgabenverteilung |
| Fortsetzungsantrag vs. Neuantrag | Fortsetzung mit Vorprojektbericht | Neuantrag mit eigener Linie | Fortsetzung nur bei sichtbarem Output des Erstprojekts |
| Anhang knapp vs. ausführlich | Knapp, fokussiert | Vollständige Belege | Knapp, aber jede Behauptung im Antrag mit Anlage belegbar |
| Englisch vs. Deutsch | Englisch (international gut lesbar) | Deutsch (Standard) | Je nach Fachkollegium — Geisteswissenschaften meist Deutsch, Lebenswissenschaften oft Englisch |
Schritt für Schritt
- Programmseite und Vordruckseite öffnen, aktuelle Vordrucke ziehen.
- elan-Programmauswahl klären, Fachkollegien-Zuordnung notieren (Hauptkollegium plus Nebenkollegium).
- Modulmix festlegen (mit Trade-off-Matrix).
- Seitenumfang und Gliederung gegen aktuellen Leitfaden prüfen.
- Anlagenmatrix bauen (Tabelle: Anlage — Status — verantwortlich — Datum).
- Institutionelle Bestätigung anfordern (Verwaltung Universität / Forschungsinstitut).
- Kooperationsschreiben anfragen mit Bitte um Datum aus dem aktuellen Quartal.
- 10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung (siehe unten).
- Einreichen, Bestätigung speichern, Antragsnummer notieren.
Mustertexte / Vorlagen
Anlagenmatrix (Vorlage):
| Nr. | Anlage | Vordruck-Nr. | Status | Verantwortlich | Datum |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lebenslauf Antragsteller | n/a | im Entwurf | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |
| 2 | Publikationsverzeichnis | n/a | final | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |
| 3 | Projektbeschreibung | 53.01 | im Entwurf | Antragsteller + Skill | TT.MM.JJJJ |
| 4 | Finanzplan | n/a | im Entwurf | Antragsteller + Skill | TT.MM.JJJJ |
| 5 | Angebot Gerät [X] | n/a | offen | Hersteller | TT.MM.JJJJ |
| 6 | Kooperationsschreiben [Partner Y] | n/a | offen | Partner | TT.MM.JJJJ |
| 7 | Ethikvotum | n/a | nicht erforderlich / beantragt | Ethikkomm. | TT.MM.JJJJ |
| 8 | Datenmanagementplan | 1.10 | im Entwurf | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |
10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung (Vorlage):
- Aktueller Vordruck heute geprüft und geladen?
- PDF/A oder PDF konvertiert, Lesbarkeit auf Bildschirm und Druck getestet?
- Seitenzahl unter Limit?
- Schriftart und -größe konform mit Vordruck?
- Anlagen alle bei der Hand und durchnummeriert?
- Kooperationsschreiben mit aktuellem Datum?
- Institutionelle Bestätigung eingegangen?
- Fachkollegien-Zuordnung passt zum Reviewer-Cluster?
- Antrag in elan hochgeladen, alle Hochlade-Schritte abgeschlossen?
- Antragsnummer notiert, Bestätigungs-E-Mail im Mandantenordner?
Modulbegründung (Vorlage):
"Das Modul Eigene Stelle wird beantragt, weil [Antragsteller] derzeit über keine unbefristete Stelle verfügt. Die Eigene Stelle wird für die volle Laufzeit von [X] Monaten beantragt und ist zur Durchführung der Arbeitspakete AP[Nr.] bis AP[Nr.] unverzichtbar, da [konkrete Aufgabe]. Eine institutionelle Lösung wurde geprüft und ist nicht verfügbar [kurze Begründung]."
Typische Fehler
- Vordrucke eine Woche vor Einreichung gezogen — am Einreichtag ist eine neue Version online.
- Anlagen-Wildwuchs: 15 Anlagen ohne klare Nummerierung — Reviewer findet nichts.
- Fachzuordnung nach Bauchgefühl — Reviewer aus falschem Fach finden die Methodik exotisch.
- Institutionelle Bestätigung vergessen — Antrag landet "im Status offen", DFG mahnt nach.
- Mehrfachantragsteller ohne Klärung der Federführung — Geschäftsstelle fragt nach.
- Kooperationsschreiben aus Vorjahr — Reviewer notiert "Kooperation alt".
- Publikationsverzeichnis 30 Seiten — fokussiert wirkt 5 bis 10 Seiten mit relevanten Treffern.
Regelungs- und Quellenanker
Arbeitsfokus: Sachbeihilfe und elan-Formalia. Prüfe diese Anker am Sachverhalt; ergänze nur Normen, die denselben Output, dieselbe Frist oder dieselbe Beweisfrage tragen:
Art. 5 Abs. 3 Satz 1 GG— Wissenschaftsfreiheit.Art. 91b Abs. 1 GG— Forschungsförderung im Bund-Länder-System.§ 23 BHO— Zuwendungsvoraussetzungen.§ 44 Abs. 1 BHO— Bewilligung, Nachweis und Prüfung.§ 7 Abs. 1 BHO— Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.§ 48 Abs. 1 VwVfG— Rücknahme rechtswidriger Bewilligungen.§ 49 Abs. 1 VwVfG— Widerruf rechtmäßiger Bewilligungen.DFG-Kodex Leitlinie 1— Redlichkeit.DFG-Kodex Leitlinie 7— Qualitätssicherung.DFG-Kodex Leitlinie 14— Autorschaft.
Rechtsprechung nur ergänzen, wenn Gericht, Datum, Aktenzeichen und eine frei prüfbare Quelle vorliegen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate verwenden.
Quellen Stand 05/2026
- DFG-Sachbeihilfe-Programmseite: dfg.de
- DFG-Formulare und Merkblätter Sachbeihilfe: dfg.de (Vordrucknummern am Einreichtag prüfen)
- elan-Portal: elan.dfg.de
- DFG-Hinweise Antragstellung: dfg.de
- DFG-FAQ Begutachtung: dfg.de
Vordrucknummern (z. B. 53.01) ändern sich periodisch — vor jeder Einreichung live verifizieren.