Folgekorrespondenz Vorbereiten Konfliktcheck

Folgekorrespondenz-Vorbereiten

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Erstellt auf Basis der geparsten Eingangsanfrage einen fertigen Skeleton-Eintrag für das CRM-System oder die manuelle Aktenanlage. Ziel: Die Sekretariatsmitarbeitende kann den Vorgang sofort weiterführen, ohne Informationen erneut aus der Originalmail suchen zu müssen.

Triage zu Beginn

1. Sind alle Pflichtfelder (Name, E-Mail, Anliegen, Dringlichkeit, Datum) aus dem Parsing verfuegbar?
2. Welches CRM oder welche Aktenstruktur wird genutzt (DATEV, RA-MICRO, Advoware, manuell)?
3. Wurde der Konfliktcheck bereits durchgefuehrt oder muss er im CRM-Eintrag als ausstehend markiert werden?
4. Soll der Eintrag automatisch oder nach manueller Freigabe gespeichert werden?

Zentrale Normen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung als Rechtsgrundlage für CRM-Speicherung
• Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung: CRM-Eintrag nur so lange, wie für das Ziel notwendig
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: vollstaendige und sofortige Akten-/CRM-Dokumentation
• § 51 BRAO — Haftung: mangelnde Dokumentation als Organisationspflichtverletzung

Skeleton-Eintrag: Standardformat

=== NEUER VORGANG — ERSTANFRAGE ===
Eingangsdatum: [DATUM UND UHRZEIT]
Eingangskanal: E-Mail

--- KONTAKT ---
Name: [NACHNAME, VORNAME] | [Titel falls vorhanden]
E-Mail: [ABSENDER-ADRESSE]
Telefon: [TELEFONNUMMER oder "nicht genannt"]
Postanschrift: [ADRESSE oder "nicht genannt"]
Sprache: [DE / EN / FR / IT / Sonstiges]

--- ANLIEGEN ---
Rechtsgebiet: [Ersteinschätzung: z. B. Arbeitsrecht / Mietrecht / Strafrecht]
Stichwörter: [Kommagetrennte Liste — max. 5 Begriffe]
Beteiligte: [Gegner / Behörde / weitere Parteien oder "nicht genannt"]
Sachverhalt-Kurzfassung:
 [2-4 Sätze aus dem Parsing — wortwörtlich oder eng paraphrasiert]

--- DRINGLICHKEIT ---
Stufe: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG / UNBEKANNT]
Begründung: [Frist, Termin, Eile-Signal oder "kein Hinweis"]
Massnahme: [Sofortiger Anwaltsrückruf erforderlich / Normale Bearbeitung / Abwarten]

--- STATUS ---
Spam-Check: [KLAR / VERDÄCHTIG / SPAM]
Konfliktcheck: [AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!]
Erstantwort: [VERSENDET am DATUM / AUSSTEHEND]
Transkription: [AKTIV / NICHT AKTIV]

--- INTERNE NOTIZEN ---
[Platz für manuelle Ergänzungen der Sekretariatsmitarbeitenden]

=== ENDE SKELETON-EINTRAG ===

Felder im Detail

Eingangsdatum und -kanal

• Automatisch befüllt mit dem aktuellen Zeitstempel (ISO 8601: YYYY-MM-DD HH:MM)
• Eingangskanal: E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Post — für E-Mail-basierte Anfragen stets "E-Mail"

Kontakt-Felder

Aus dem Parsing-Skill (anfrage-eingang-parser) übernommen. Fehlende Felder werden mit "nicht genannt" markiert und für manuelle Ergänzung hervorgehoben.

Rechtsgebiet-Ersteinschätzung

Wichtig: Dies ist eine nicht-verbindliche Ersteinschätzung des Parsing-Algorithmus. Sie dient der Vorsortierung im Sekretariat und darf NICHT als rechtliche Einschätzung an die anfragende Person weitergegeben werden.

Mögliche Rechtsgebiete (Auswahl):

• Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht, Erbrecht, Strafrecht
• Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Schadensersatz
• Verwaltungsrecht, Sozialrecht, Steuerrecht
• Verkehrsrecht, Insolvenzrecht, IP-Recht
• Sonstiges / Unbekannt

Dringlichkeitsstufen

Konfliktcheck-Status

Standardmäßig: AUSSTEHEND. Die Sekretariatsmitarbeitende trägt nach Durchführung des Konfliktchecks ein:

• KLAR — kein Konflikt erkannt oder
• KONFLIKT — Mandat nicht möglich oder
• KONFLIKT — Rücksprache mit RA erforderlich

Transkriptions-Status

• AKTIV wenn die anfragende Person den Transkriptionsservice nutzen soll/wird
• NICHT AKTIV bei Standardverfahren mit schriftlicher Sachverhaltsschilderung

Integration in gängige CRM-Systeme

Dieser Skill gibt einen Text-basierten Skeleton aus, der in alle gängigen Systeme eingefügt werden kann:

• RA-MICRO: Als neue Akte anlegen; Felder manuell übertragen; Aktenzeichen generieren.
• Advoware: Neues Mandat anlegen; Kontaktdaten übertragen; Status auf "Erstanfrage" setzen.
• DATEV Anwalt: Neues Verfahren anlegen; Mandantenakte erstellen.
• Eigenentwicklung / Excel: Tabellenzeile; CSV-Import möglich.

Ausgabe

SKELETON-EINTRAG BEREIT
Für CRM-System oder manuelle Akte kopieren und einfügen.
Ausstehende Felder sind mit [BITTE ERGÄNZEN] markiert.
Konfliktcheck: AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — Datenquelle
• dringlichkeitsmarker — Dringlichkeitsstufe und Begründung
• spam-und-massen-anfrage-filter — Spam-Check-Status
• konfliktcheck-vorab — Hinweis auf ausstehenden Konfliktcheck

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.