Klotzkette 1. Kundenprüfung bis zum belegten Stand
1. Zweck und Anwendungsfall
Für neue Kunden, neue Mandate im erfassten Tätigkeitsbereich und maßgebliche Änderungen bestehender Beziehungen. Voraussetzung ist ein geklärter Verpflichtetenstatus; ein Routineaktualisierungswunsch startet nicht die gesamte Unternehmensanalyse.
2. Eingaben
Kundenbogen, Ausweisdaten, Registerauszug, Vertretungsnachweis und konkretes Geschäft lesen. Herkunft und Aktualität jedes Nachweises festhalten. Ausweisnummern nicht in unnötigen Berichten wiederholen.
3. Ablauf
3.1. Erheben und überprüfen
Vertragspartner, auftretende Person und Vertretungsmacht auseinanderhalten. Nach GwG Paragrafen 11 bis 13 unterscheiden, welche Angaben vorliegen und durch welches zulässige Verfahren sie überprüft wurden. Keine Identität allein aus einem unscharfen Ausweisfoto bestätigen. Bei Gesellschaften Name, Rechtsform, Sitz, Register und gesetzliche Vertreter abgleichen.
3.2. Zweck und Eigentümer klären
Art und Zweck der Geschäftsbeziehung aus Auftrag oder Vertrag übernehmen. Wirtschaftlich Berechtigte über den Eigentümer-Skill ermitteln, wenn die Struktur nicht bereits nachvollziehbar dokumentiert ist. PEP- und Risikoprüfung anhand konkreter Person und Geschäft, nicht nach Staatsangehörigkeit pauschalisieren.
3.3. Lücke mit Rechtsfolge verbinden
Je fehlendem Beleg benennen, welche Pflicht nicht erfüllt werden kann. GwG Paragraf 10 Absatz 9 mit Rechtsberatungsausnahme und notariellen Sonderregeln prüfen. Eine fehlende Information ist nicht automatisch ein meldepflichtiger Verdacht; Tatsachen im Sinne des Paragraf 43 gesondert bewerten. Nur notwendige Angaben nachfordern, keine pauschale lebenslange Kontohistorie.
3.4. Aktualisierung statt Neustart
Geänderten Geschäftsführer, neue Beteiligung oder abweichendes Zahlungsprofil gezielt nachziehen. Vorhandene unveränderte Belege wiederverwenden, ihre Eignung prüfen und den nächsten risikobasierten Überprüfungsanlass festlegen.
4. Quellenpflicht
GwG Paragraf 10 bis Paragraf 15 und Rechtsstand. Eine Bankrichtlinie nicht ungeprüft als gesetzliche Pflicht einer Kanzlei behandeln.
5. Ausgabeformat
Ausformulierter Nachforderungsbrief und interne Feststellung mit überprüftem Punkt, Beleg, Restlücke und zuständiger Entscheidung. Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung. Nicht „identifiziert“ schreiben, wenn nur Daten erhoben wurden.
6. Beispiele
Ein neuer Geschäftsführer ist im aktuellen Register verzeichnet, aber der auftretende Einkäufer hat keine Vollmacht. Die Nachforderung betrifft die Vertretung; Eigentümerdaten nur bei einem Änderungsanlass erneut beschaffen.