Honorarrechnung Erstellen Pruefen

Honorarrechnung erstellen und prüfen

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: VerlG § 17 Ablieferungsfrist, UrhG § 41 Rückrufsrecht wegen Nichtausübung nach 2 Jahren, VG-Wort-Meldungen jährlich, JuSchG-Indizierung sofort wirksam.
• Tragende Normen verifizieren: UrhG §§ 1, 7, 11, 31, 32, 34, 38, 41, 43, 50, 51, 51a, 53, 87a-h, VerlG, BGB §§ 433, 631, JuSchG, PresseG der Länder, ImpressumsR, DSGVO Art. 85 (Medienprivileg) — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Verlag, Autor, Lektor, Übersetzer, VG Wort, Lizenzpartner, Vertrieb, Datenschutzbeauftragter, ggf. Bundeszentrale für Kinder- und Jugendmedienschutz.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verlagsvertrag, Übersetzervertrag, Lizenzvertrag, Honorarrechnung, Pflichtexemplarmeldung, VG-Wort-Meldung, Impressum, AGB — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Worum geht es konkret

Der Verlag erstellt entweder selbst eine Gutschrift für die Autorin (UStG § 14 Abs. 2 Satz 2) oder erhaelt eine Honorarrechnung. In beiden Faellen muss die Rechnung formal korrekt sein, sonst entfaellt der Vorsteuerabzug. Der Skill fuehrt durch Pflichtangaben, Steuersaetze, Sonderfaelle (Kleinunternehmer, Auslandsautor, KSK) und liefert Mustertexte für haeufige Konstellationen.

Wann dieses Modul hilft / Kaltstart-Fragen

1. Wer ist Leistender (inlaendischer Autor, EU-Autor, Drittlandsautor, juristische Person)?
2. Welcher Leistungsgegenstand (Aufsatz, Kommentierung, Vortrag, Werk)?
3. Honorartyp: Pauschalhonorar, Stueckhonorar, Tantieme (Vorschuss/Abrechnung)?
4. Steuerstatus: Regelbesteuert, Kleinunternehmer (UStG § 19), nicht steuerbar?
5. KSK-Pflicht des Verlags für den Vorgang?
6. Wer stellt aus: Autor (Rechnung) oder Verlag (Gutschrift)?

Rechtlicher und sachlicher Rahmen

• UStG § 14 - Pflichtangaben einer Rechnung (Anschrift, Steuernummer/USt-ID, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsmenge, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag).
• UStG § 14 Abs. 2 Satz 2 - Gutschrift durch Leistungsempfaenger nur mit Einverstaendnis des Leistenden.
• UStG § 12 Abs. 2 Nr. 7 lit. c und § 19 - ermaessigter Steuersatz 7 Prozent für Einraeumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte; Kleinunternehmerregelung.
• UStG § 13b - Reverse-Charge bei sonstigen Leistungen aus dem Ausland.
• KSVG (Kuenstlersozialversicherungsgesetz) - Abgabepflicht des Verlags für Zahlungen an selbständige Publizisten; Abgabesatz wird jaehrlich angepasst (Stand 2026 prüfen).
• EStG § 50a - Steuerabzug bei beschraenkt steuerpflichtigen Autoren (Drittland).
• BGB § 366 - Tilgungsbestimmung bei mehreren offenen Forderungen.

Praxisleitfaden / Schritt für Schritt

1. Vertragslage prüfen. Honorarvereinbarung, Gutschriftvereinbarung, Tantiemestaffel.
2. Steuerstatus klären. USt-ID oder Erklaerung Kleinunternehmer einholen, in der Akte ablegen.
3. Leistungsgegenstand sauber beschreiben. "Beitrag in [Zeitschrift], Heft [n]/[Jahr], Titel [...], Umfang [Seiten] - Einraeumung der Nutzungsrechte gemäß Verlagsvertrag vom [Datum]".
4. Steuersatz waehlen. 7 Prozent bei Einraeumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte; 19 Prozent bei reinen Dienstleistungen ohne Rechteeinraeumung; 0 Prozent bei Kleinunternehmer mit Hinweis.
5. Rechnungsnummer vergeben. Fortlaufend nach internem Schema.
6. KSK-Meldung. Honorarsumme im Jahresreport an Kuenstlersozialkasse einbeziehen; Abgrenzung zu juristischen Personen prüfen.
7. Bei Auslandsautor: Prüfen, ob Reverse Charge greift, ggf. Antrag auf Befreiung vom Steuerabzug (§ 50d EStG).
8. Zahlung. Innerhalb der vertraglichen Frist (i. d. R. 30 Tage nach Zugang).

Trade-off-Matrix

Praxistipps der alten Redaktion

• Kleinunternehmer-Erklaerung mindestens jaehrlich neu einholen - Status kann kippen.
• Bei Honorar für juristische Personen (z. B. Sozietaet): keine KSK-Pflicht, aber Pflichtangaben besonders streng (USt-ID).
• Bei Auslandsautor: Bescheinigung Wohnsitz/Steuerstatus einholen; sonst Steuerabzug nach § 50a EStG droht.
• KSK-Vereinfachung: 5-fache Geringfuegigkeitsgrenze; Bagatellgrenze beachten.
• Bei Tantiemenabrechnung: Auch dann KSK-Pflicht, wenn der Autor schon Vorschuss bekommen hat.
• Datum der Leistung exakt nennen - bei "Beitrag in Heft 4/2026" reicht das Heftdatum.

Mustertexte / Vorlagen

Gutschrift an inlaendischen Autor (mit Rechteeinraeumung)

Gutschrift Nr. G-[Jahr]-[lfd. Nr.]
Vom Verlag an: [Anschrift Autor]
Gutschriftdatum: [Datum]

Leistungsgegenstand:
Beitrag "[Titel]" in [Zeitschrift], Heft [n]/[Jahr], S. [n]-[n].
Einraeumung der ausschliesslichen, raeumlich, zeitlich und inhaltlich
unbeschraenkten Nutzungsrechte gemaess Autorenvertrag vom [Datum].

Honorar netto: EUR [Betrag]
Umsatzsteuer 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 lit. c UStG): EUR [Betrag]
Bruttobetrag: EUR [Betrag]

Steuernummer Autor: [...] / USt-ID: [...]
Steuernummer Verlag: [...]
Zahlung erfolgt innerhalb von [n] Tagen auf das uns vorliegende Konto.

Diese Gutschrift gilt als Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 2 UStG. Bei
Widerspruch innerhalb von 14 Tagen schriftlich an [Verlagsanschrift]
verliert die Gutschrift ihre Wirkung.

Hinweis Kleinunternehmer

Honorar gesamt: EUR [Betrag]
Hinweis: Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen
(Kleinunternehmerregelung).

Prüfliste eingehende Autorenrechnung

[ ] Vollstaendiger Name und Anschrift Autor und Verlag
[ ] Steuernummer oder USt-ID
[ ] Ausstellungsdatum
[ ] Fortlaufende Rechnungsnummer
[ ] Leistungsgegenstand (Werktitel, Heft, Erscheinungstermin)
[ ] Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
[ ] Nettoentgelt
[ ] Steuersatz und -betrag (oder Hinweis Kleinunternehmer / Reverse Charge)
[ ] Bei Gutschrift: ausdrueckliche Bezeichnung "Gutschrift"
[ ] Bei EU-Empfaenger: Hinweis "Reverse Charge"

Typische Fehler / Pitfalls

• 19 Prozent statt 7 Prozent bei urheberrechtlicher Leistung - Vorsteuerabzug nicht gefaehrdet, aber zu hoher Abzug.
• Falsche oder fehlende USt-ID bei EU-Vorgang - Steueranerkennung gefaehrdet.
• KSK-Meldung vergessen - Nachzahlung mit Saeumniszuschlag.
• Gutschrift ohne Bezeichnung "Gutschrift" - unwirksam als Rechnung.
• Pauschalhonorar für "alles" verschleiert spaetere Tantiemeansprueche (UrhG § 32a).

Quellen Stand 06/2026

• UStG §§ 12 Abs. 2 Nr. 7 lit. c, 13b, 14, 19 - Steuersatz, Reverse Charge, Pflichtangaben, Kleinunternehmer.
• EStG § 50a, § 50d - Steuerabzug bei beschraenkter Steuerpflicht; Befreiung.
• KSVG - Kuenstlersozialabgabepflicht; aktueller Satz unter kuenstlersozialkasse.de.
• BMF-Schreiben zu § 14 UStG; aktuelle Anwendungserlasse prüfen.
• Verlagsgesetz (VerlG) §§ 14, 22 - Honorarpflicht und Faelligkeit.