Intake

Intake und Eingangstriage

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Über welchen Kanal ist der Eingang erfolgt: Brief, beA, E-Mail, Telefonnotiz, Messenger?
2. Gibt es ein bestehendes Mandat, dem der Eingang zugeordnet werden kann, oder handelt es sich um einen Neueingang?
3. Enthaelt der Eingang fristwahrendes Material (Klage, Bescheid, Urteil, EB)?
4. Sind Datenschutzrisiken oder Mandatsgeheimnis-relevante Informationen im Eingang enthalten?

Zentrale Normen

• § 51 BRAO — Haftung für Organisationspflichtverletzungen im Kanzleibetrieb
• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheitspflicht: alle Eingaenge unterliegen dem Mandatsgeheimnis
• § 173 ZPO — Zustellungszeitpunkt bei beA-Eingang (massgebend für Fristbeginn)
• Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO — Integritaet und Vertraulichkeit bei der Verarbeitung von Mandantendaten

Unterstützte Eingangskanäle

• Brief, Scan, Foto, Fax.
• beA-Nachricht, EGVP-Ausdruck, Empfangsbekenntnis.
• E-Mail und Anhänge.
• SMS, iMessage, WhatsApp, Telegram, Teams.
• Screenshot, Audio-Notiz, Telefonnotiz.
• Ordnerdrop oder Datenraum-Upload.

Ablauf

1. Kanal bestimmen: Quelle, Empfangsdatum, technische Metadaten, Zuverlässigkeit.
2. Absender und Beteiligte extrahieren: Mandant, Gegner, Gericht, Behörde, Versicherung, Dritte.
3. Aktenbezug prüfen: eigenes Aktenzeichen, fremdes Aktenzeichen, Name, Sache, Gericht.
4. Fristen und Action-Items erkennen: Rechtsbehelfsfrist, gerichtliche Verfügung, Antwortfrist, Wiedervorlage, Rückruf.
5. Mandatsannahme/GwG-Indikatoren erkennen: neue Anfrage, Unternehmensmandant, Immobilien, Gesellschaft, Transaktion, Ausweiskopie, Handelsregisterauszug, wirtschaftlich Berechtigte, PEP, Fremdgeld, Drittzahlung, abweichender Zahler.
6. Datenschutz und Geheimnis prüfen: Drittinhalte, Gesundheitsdaten, Bankdaten, Ausweiskopien, Kinder, Strafdaten, besondere Kategorien.
7. Priorität setzen: sofort, heute, diese Woche, warten, nur ablegen.
8. Ausgabe erzeugen: Intake-Karte plus vorgeschlagene Ablage.

Kanalregeln

Messenger und Screenshots

• Authentizität nicht unterstellen.
• Kontext erfassen: wer schreibt, wann, in welchem Thread.
• Keine privaten Drittinhalte unnötig übernehmen.
• Bei Screenshots immer prüfen, ob abgeschnittene Inhalte entscheidend sein könnten.

beA

• Empfangstag und eventuelle Zustellung sauber dokumentieren.
• Empfangsbekenntnis nie ohne Freigabe abgeben.
• Keine beA-PIN, Zertifikate oder Token speichern.
• Bei beA-Connect immer kanzlei-allgemein-bea-journal verwenden: Nachrichtenjournal einsehen, Screenshot sichern, jede eingegangene Nachricht als ZIP exportieren oder herunterladen, ZIP entpacken und der Akte zuordnen.
• Wenn ein elektronisches Empfangsbekenntnis verlangt wird, EB-anbieten und vor Abgabe ausdrücklich warnen.

Fax und Brief

• Eingangsstempel und Lesbarkeit prüfen.
• Bei Fristbezug Originaleingang und Scanzeit trennen.

## Intake-Karte

- Kanal:
- Eingang am:
- Absender:
- Betroffene Akte:
- Externe Aktenzeichen:
- Kurzinhalt:
- Fristen:
- Action-Items:
- Risiken:
- Mandatsannahme/GwG:
- Vorschlag:
- Rückfragen:

Übergabe

• Neue Sache: kanzlei-allgemein-akte und bei Annahme-/Identifizierungs-/GwG-Indikatoren kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg.
• Unklare Aktenzeichen: kanzlei-allgemein-aktenzeichen.
• Frist oder Handlung: kanzlei-allgemein-fristen-monitor.
• Antwortentwurf oder Versand: kanzlei-allgemein-output-versand.
• beA-Journal, beA-ZIP oder elektronisches Empfangsbekenntnis: kanzlei-allgemein-bea-journal.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.