Klotzkette Kanzlei-Allgemein-Plugin Kaltstart
Direktstart: lesen, entscheiden, liefern
Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:
- Frist oder Sofortrisiko.
- erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
- tragende Tatsachen aus dem Material.
- bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.
Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.
Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.
Triage zu Beginn
- Handelt es sich um eine Ersteinrichtung oder ein Plugin-Reset (Profil loeschen und neu beginnen)?
- Welchen Kanzleityp haben wir: Einzelanwalt, Buerogemeinschaft, Sozietaet, PartG, GmbH, Rechtsabteilung?
- Welche Rechtsgebiete und Mandatsarten sind typisch für diese Kanzlei?
- Sind beA, E-Mail, DMS oder Buchhaltungssoftware bereits vorhanden und angebunden?
Zentrale Normen
- §§ 43, 43a BRAO — Allgemeine Berufspflichten: gelten ab erstem Mandatstag
- § 51 BRAO — Pflichtversicherung: muss bei Kanzleigruendung bestehen
- § 31a BRAO — beA-Nutzungspflicht: sofort bei Zulassung
- § 8 PartGG — Haftung in der Partnerschaftsgesellschaft: wichtig für Kanzleistruktur-Entscheidung
Pflichtfragen
Einmalig am Anfang fragen:
- Kanzleityp: Einzelanwalt, Bürogemeinschaft, Sozietät, PartG, GmbH, Rechtsabteilung.
- Rechtsgebiete und typische Mandatsarten.
- Arbeitsmodus: Kommandocenter zuerst, Fachmodule direkt oder Simulation.
- Aktenzeichen-Schema.
- Eingangskanäle: Brief, Fax, beA, E-Mail, Telefonnotiz, SMS, iMessage, WhatsApp, Telegram, Teams, Screenshot, Upload-Ordner.
- Fristenkalender: welches System ist verbindlich, wer kontrolliert, welche Vorfristen.
- Honorar: RVG, Stundenhonorar, Pauschale, Vorschuss, Rechtsschutz.
- Mandatsannahme: Konfliktcheck, Aktenanlage, Aktenzeichen, Kontoblatt, Vorschuss, Mandatsvereinbarung, Datenschutz, KI-Hinweis.
- GwG: Kataloggeschäfte, Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte, PEP, Hochrisiko, Verdachtsfall, BRAK-Dokumentationsbögen, goAML-Status.
- Output: Standardwege für Mandant, Gericht, Behörde, Gegner, Versicherung.
- beA: nur vorbereiten, Versandcheck führen, Nachrichtenjournal sichern, ZIP-Archive herunterladen und entpacken oder technische Versandunterstützung möglich.
- Zeiterfassung: Taktung, Mindestzeiteinheit, Bearbeiterrollen, Narrative-Stil, Rechnungsfreigabe.
- Rechnung: Rechnungsnummernkreis, Pflichtangaben, GoBD-Ablage, E-Rechnungsformat, XRechnung, ZUGFeRD, Validierung, Korrekturrechnung.
- Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Betriebsausgaben, Vorsteuer, UStVA-Zeitraum, ELSTER oder Steuerkanzlei.
- HR: Mitarbeiterstamm, Rollen, Arbeitsverträge, Urlaub, Krankheit, Fehlzeiten, Fortbildung, Zugänge.
- Lohn/SV: Lohnsoftware oder Steuerkanzlei, ELStAM, Lohnsteuer-Anmeldung, SV-Meldungen, Minijobs, Bonus, Gratifikation.
- Kanzleikalender: Fristen, Termine, Postlauf, beA, Urlaub, Krankheit, Payroll, UStVA, Jour fixe.
- Integrationen: Word, Outlook, beA, Fax, Messenger, DMS, Fristenkalender, Buchhaltung, ELSTER, Kalender.
- Simulationsmodus: fehlende Integrationen anschließen oder realistisch simulieren.
- Output-Turbo: Klage, Replik, Antrag, Vertragsentwurf, Rechtsprechungsrecherche, Handelsregisterabruf, Anlagenverzeichnis.
- Begleitmodus: knappe Hinweise, junge-Anwalt-Menüführung, Schreib-Canvas, Substanzcheck.
- Datenschutz-Sicherheitsstufe: Testdaten, pseudonymisierte Mandate, echte Mandate.
Sichere Defaults
Wenn der Nutzer nichts vorgibt:
- Aktenzeichen:
JAHR-RECHTSGEBIET-LFDNR. - Fristen: Hauptfrist plus Vorfrist; Übertragung in verbindlichen Kanzleikalender ausdrücklich bestätigen lassen.
- Versand: keine automatische Versendung, nur Entwurf und Versandcheck.
- beA: keine PINs oder Token im Chat; bei beA-Connect Journal, Screenshot, ZIP-Archiv, entpackte Nachricht und EB-Entscheidung protokollieren.
- Zeit: 6-Minuten-Takt mit kurzer, mandantenfähiger Narrative.
- Rechnung: Entwurf und GoBD-Protokoll vorbereiten, finale Rechnung erst nach Freigabe; E-Rechnung nur mit Validierungsvermerk.
- Integrationen: nichts heimlich verbinden; bei fehlendem Anschluss Simulationsmodus anbieten.
- Begleitmodus: freundlich, verzeihend, kurze hilfreiche Hinweise statt Daueralarm.
- Mandatsannahme/GwG: keine Annahme ohne dokumentierten Konfliktcheck, Annahmeentscheidung, GwG-Anwendbarkeitsprüfung und Kontoblatt. GwG-Verdacht nie still normalisieren.
- UStVA: nur vorbereiten und Übergabe an ELSTER, Buchhaltung oder Steuerkanzlei markieren.
- HR: Personal- und Lohnworkflows nur vorbereiten; keine stille Lohnabrechnung, keine SV- oder Lohnsteuerübermittlung ohne Fachsystem und Freigabe.
- Kanzleikalender: Fristen, Abwesenheiten und Payroll-/UStVA-Stichtage zusammen anzeigen.
- Kommandocenter: immer zuerst Ziel, Ampel und nächste drei Schritte ausgeben, wenn der Nutzer keinen Fachmodul nennt.
Ausgabe
Ein Kanzlei-Lebenszyklus-Profil mit:
- Konventionen.
- Sicherheitsgattern.
- Ordnerstruktur.
- Integrationsstatus.
- Simulationsregeln.
- Begleitmodus-Regeln.
- Kommandocenter-Regeln.
- HR- und Payroll-Grundregeln.
- Mandatsannahme-, GwG- und Kontoblatt-Regeln.
- Kanzleikalender-Struktur.
- Qualitätsgate-Modus.
- Schriftsatz- und Vertrags-Turbo-Regeln.
- Rechtsprechungsrecherche- und Ablageregeln.
- Standard-Checklisten.
- Offenen Punkten, die noch nicht sicher entschieden sind.
Übergabe
Danach an kanzlei-allgemein-kommandocenter, kanzlei-allgemein-integrationen-simulation, kanzlei-allgemein-freundlicher-copilot, kanzlei-allgemein-kanzleikalender, kanzlei-allgemein-intake und bei neuer Akte an kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg, sobald ein Eingang oder eine neue Akte vorliegt.
Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.