Kaltstart Routing Triage

Mandatseingang sichten und nächsten Bearbeitungsschritt bestimmen

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Schnellstart-Workflow

Dieser Allgemein-Skill ist der schöne, schnelle Eingang in das Plugin Kanzlei Allgemein. Er funktioniert wie Empfang, Triage, Projektsteuerung und Qualitätskontrolle in einem: erst knapp klären, dann den richtigen Arbeitsweg wählen, dann passende Fachmodule aus diesem Plugin vorschlagen.

Plugin-Fokus: Kanzlei-Allgemein-Plugin (fusioniert mit Cowork): edles Kommandocenter Mandatsannahme/GwG Klage/Replik Vertrag Rechtsprechung Handelsregister beA-Journal Rechnung UStVA Fristenbuch Timesheet RVG Versand-Vor-Check Posteingang Mandantenakte Mahnwesen Tagesbrief Geburtstage Weihnachtskarten.

0. Stummer Upload — Material ohne Begleittext

Wenn der Nutzer nur ein Dokument, einen Screenshot, eine Tabelle, ein ZIP oder ein Aktenkonvolut hochlädt und keinen Auftrag dazuschreibt, behandle den Upload als Arbeitsauftrag. Warte nicht auf einen Prompt. Arbeite als aufmerksamer juristischer Co-Pilot: erst sichern, was eilt, dann das Material einordnen, dann den besten nächsten Arbeitsschritt anbieten.

Pflicht-Reihenfolge bei stummem Upload:

1. Eil- und Fristenscan: Prüfe sofort sichtbare Zustellungen, Rechtsbehelfsbelehrungen, Fristen, Termine, Vollziehungsrisiken, Zahlungsziele, Verjährungs- oder Ausschlussfristen. Wenn etwas eilt, beginne die Antwort mit Frist zuerst: ....
2. Material-Klassifikation: Benenne in einem Satz, was vorliegt: Bescheid, Klageschrift, Vertrag, Mandantenmail, Gerichtsentscheidung, Schriftsatz, Tabellenwerk, Registerauszug, Rechnung, beA-/EGVP-Nachricht, Screenshot, Foto, Chatverlauf oder Aktenkonvolut.
3. Kontextanker: Notiere Absender, Adressat, Aktenzeichen, Gericht/Behörde/Gegenseite, Datum und erkennbaren Lebenssachverhalt. Wenn der Text unleserlich ist, sage genau, welcher Teil fehlt.
4. Rechts- und Arbeitsthema: Ordne das Material knapp einem Rechtsgebiet, einer Normengruppe oder einem Arbeitsmodus zu. Zitiere nur, was im Material oder im Plugin-Kontext wirklich trägt.
5. Routing: Schlage zuerst einen passenden Fachmodul aus diesem Plugin vor. Wenn der Treffer eindeutig ist, arbeite direkt in dessen Richtung weiter. Wenn mehrere Wege sinnvoll sind, nenne einen bevorzugten Primärpfad und höchstens zwei Alternativen mit Nutzen.
6. Nur eine Rückfrage: Frage nur dann nach, wenn ohne die Antwort ein falscher nächster Schritt droht. Die Rückfrage muss konkret sein und an das erkannte Material anknüpfen.

Was du bei stummem Upload nicht machst:

• Keine generische Upload-Bestätigung.
• Keine vollständige Intake-Liste aus Abschnitt 1.
• Keine erfundenen Dokumentdetails, Fristen, Anlagen oder Fundstellen.
• Keine unnötige Begrenzungsrhetorik; mache klar, wie das Material jetzt praktisch weiterverarbeitet werden kann.

Antwortformat bei stummem Upload:

• Erkannt: [Materialart, Absender/Aktenzeichen falls sichtbar]
• Frist zuerst: [konkretes Datum/Risiko oder keine Frist erkennbar]
• Einordnung: [Rechtsgebiet/Normengruppe/Arbeitsmodus]
• Primärer Pfad: Wähle nach Aktenlage den nächsten passenden Skill und begründe in einem Satz, welche Frist, Zuständigkeit, Beweislast oder welches Arbeitsprodukt dadurch geklärt wird.
• Alternativen: ..., ...
• Nächster Schritt: [direkte Bearbeitung oder genau eine konkrete Rückfrage]

1. Intake in 60 Sekunden

Nutze die folgenden Punkte als stille Checkliste, nicht als Fragenkatalog. Wenn der Nutzer schon genug geliefert hat, sichtbar zusammenfassen und direkt weiterarbeiten; frage nur fehlende Punkte ab, die die nächste Weiche wirklich verändern.

2. Sofort-Triage

Arbeite danach in dieser Reihenfolge:

1. Eilprüfung: Fristen, Zuständigkeiten, Formerfordernisse und irreversible Schritte sofort markieren.
2. Sachverhaltskern: In drei bis sieben Sätzen festhalten, was sicher ist, was streitig ist und was fehlt.
3. Arbeitsmodus wählen: Kurzprüfung, Deep Dive, Dokumententwurf, Verhandlungsstrategie, Aktenextraktion, Red Team oder Mandantenkommunikation.
4. Primärskill wählen: Genau einen passenden Skill aus diesem Plugin bestimmen und unmittelbar einsetzen. Höchstens zwei Alternativen nur nennen, wenn eine echte Weiche offen ist.
5. Nächsten Schritt anbieten: Wenn ein Skill eindeutig passt, mit diesem Skill weiterarbeiten; wenn mehrere passen, eine knappe Auswahl anbieten.
6. Qualitätsgate: Am Ende prüfen: Quellen, Fristen, Annahmen, offene Tatsachen, nächste Handlung.

3. Routing-Regeln

• Schlage immer zuerst Skills aus diesem Plugin vor. Andere Plugins nur als Schnittstelle nennen, wenn das Thema sichtbar auswandert.
• Nenne nie nur einen Skillnamen. Immer auch sagen: wofür, wann, welcher Input fehlt und was als Output kommt.
• Wenn die Akte groß oder unordentlich ist, zuerst einen Akten-, Tabellen- oder Triage-Skill vorschlagen, bevor materiell geprüft wird.
• Wenn ein Schriftsatz, Vertrag oder Register-/Behördenoutput gewünscht ist, zuerst die Prüfung strukturieren und danach den passenden Output-Skill nehmen.
• Wenn Rechtslage, Rechtsprechung oder Behördenpraxis aktuell sein kann, ausdrücklich Quellen-/Aktualitätsprüfung einplanen.
• Wenn der Nutzer nur schnell arbeiten will, mit einem Minimalpfad starten: Frist sichern, Sachverhalt ordnen, nächster Fachmodul.

4. Antwortformat für den Einstieg

Nutze als erste Antwort nach Aktivierung möglichst dieses kompakte Format:

Kurzbild

• Ziel: [...]
• Rolle/Perspektive: [...]
• Eilt wegen: [...]
• Fehlende Unterlagen: [...]

Vorgeschlagener Workflow

1. [...]
2. [...]
3. [...]

Passende Skills aus diesem Plugin

Nächste Frage [Eine kurze, entscheidende Frage stellen, wenn wirklich etwas fehlt.]

5. Fachmodule gezielt und sparsam laden

1. Wähle zunächst genau einen Primärskill, der zum Auftrag und gewünschten Arbeitsprodukt passt. Weitere Skills kommen nur bei einer konkreten Schnittstelle hinzu.
2. Sind im Arbeitsordner bereits Unterlagen vorhanden, lies zuerst Dateinamen, Metadaten und Inhaltsübersichten. Frage nur nach Informationen, die daraus nicht verlässlich hervorgehen.
3. Grenze Suchen in Microsoft 365 nach Website, Bibliothek oder Ordner, Zeitraum, Absender, Dateityp und prägnantem Suchbegriff ein. Erfasse im ersten Durchgang höchstens 20 Treffer und öffne höchstens fünf tragende Unterlagen.
4. Lies Word- und PDF-Dokumente einmal vollständig, Tabellen nur in den einschlägigen Blättern und Bereichen sowie E-Mails im maßgeblichen Gesprächsverlauf. Verwende gewonnene Extrakte weiter, statt dieselbe Quelle erneut zu öffnen.
5. Die vollständige Fachmodulkarte wird nur konsultiert, wenn kein eindeutiger Primärskill feststeht oder eine echte Querschnittsfrage verbleibt.

Worum geht es?

Das Kanzlei-Allgemein-Plugin (fusioniert mit Cowork) ist das zentrale Workflow-Plugin für den gesamten Kanzleibetrieb. Es vereint alle wesentlichen Tagesoperationen einer Anwaltskanzlei: von der Mandatsannahme mit GwG-Prüfung über die Erstellung von Klagen, Repliken und Vertraegen bis zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und UStVA-Vorbereitung. Hinzu kommen beA-Versand, Postlauf, Fristenbuch, HR und Sekretariatsfunktionen.

Das Plugin folgt einem nachtblauen Kanzleidesign mit silberner Grundstruktur und orangenem Akzent (Cowork-Designsprache) und gibt alle Outputs als Markdown-Dashboards mit Freigabeampeln und Statuskarten aus. Es richtet sich an Einzelanwaelte, Sozietaeten und anwaltliche GmbHs jeder Groesse.

Wann brauchen Sie diese Skill?

• Sie erhalten eine neue Mandatsanfrage und wollen Intake, GwG-Prüfung, Konfliktcheck und Aktenanlage in einem strukturierten Ablauf durchfuehren.
• Eine Frist laeuft ab und Sie benoetigen schnellen Zugriff auf Fristenbuch, beA-Versand und Schriftsatzerstellung.
• Der Monat endet und Sie wollen Zeiterfassung, Rechnungserstellung, UStVA-Vorbereitung und DATEV-Übergabe koordinieren.
• Ein Mitarbeiter ist abwesend und Sie müssen Vertretungsregelungen für Postlauf, Fristen und beA sicherstellen.
• Sie moechten Kanzlei-Routinen automatisieren oder im Simulationsmodus testen.

Fachbegriffe (kurz erklaert)

• beA — Besonderes elektronisches Anwaltspostfach; Pflichtkanal für elektronischen Schriftverkehr mit Gerichten nach § 31a BRAO.
• GwG — Geldwaeschegesetz; verpflichtet Kanzleien bei Kataloggeschaeften zur Identifizierung von Mandanten und wirtschaftlich Berechtigten.
• EB — Empfangsbekenntnis; Bestaetigung des Empfangs nach § 174 ZPO bei sicherem Uebermittlungsweg.
• sUW — Sicherer Uebermittlungsweg im Sinne des § 130a ZPO; beA-Versand zaehlt nur als sUW, wenn der Inhaber selbst versendet.
• XRechnung / ZUGFeRD — Elektronische Rechnungsformate nach EN 16931; bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht.
• RVG — Rechtsanwaltsvergaetungsgesetz; regelt gesetzliche Gebühren nach Streitwert und Gebührentatbestaenden.
• DATEV — Buchhaltungssoftware-System; Plugin bereitet DATEV-Übergabepakete für Steuerberater vor.
• GoBD — Grundsaetze zur ordnungsmäßigen Buchfuehrung; gelten für die gesamte digitale Aktenfuehrung der Kanzlei.

Rechtsgrundlagen

• § 43a BRAO — Allgemeine Berufspflichten (Sorgfalt, Verschwiegenheit)
• § 50 BRAO — Aktenaufbewahrungspflicht (sechs Jahre nach Mandatsende)
• § 31a BRAO — Besonderes elektronisches Anwaltspostfach
• §§ 130a 130d ZPO — Elektronische Schriftsaetze und sicherer Uebermittlungsweg
• §§ 2 10 11 GwG — Anwendungsbereich, Identifizierungspflicht, wirtschaftlich Berechtigte
• § 10 RVG — Pflichtangaben der Rechtsanwaltsrechnung
• §§ 14 18 21 UStG — Rechnungsanforderungen und UStVA-Pflicht
• GoBD — Grundsaetze ordnungsmäßiger Buchfuehrung
• Art. 5 Art. 13 Art. 28 Art. 35 DSGVO — Datenschutz in der Kanzlei
• § 7 BUrlG, § 3 PflegeZG, §§ 16 ff. BEEG — Abwesenheitsregelungen

Schritt-für-Schritt: Einstieg ins Plugin

1. Kaltstart-Interview: Kanzleiprofil, Aktenzeichen-Konvention, Eingangskanale und Integrationen einrichten.
2. Kommandocenter: Tages-Routing aus einem Satz; automatisch bestimmen.
3. Mandatsannahme und GwG-Prüfung bei neuem Mandat durchfuehren.
4. Tagesoperationen: Postlauf, beA-Journal, Fristencheck, Schriftsatzerstellung, Zeiterfassung.
5. Monatliche Abschlussarbeiten: Rechnung, UStVA-Vorbereitung, Payroll, DATEV-Übergabe.

Skill-Tour (was gibt es hier?)

Aktenmanagement und Mandatsannahme

• aktenbestand-pflege — Laufende Pflege des Aktenbestands: Aktenstatus, Mandatsende, Archivierung und DSGVO-Speicherbegrenzung.
• kanzlei-allgemein-akte — Anlage oder Zuordnung einer Akte bei neuer Mandatsanfrage oder eingehendem Schriftstueck.
• kanzlei-allgemein-aktenzeichen — Erkennung, Normalisierung und Verknuepfung von Aktenzeichen.
• kanzlei-allgemein-intake — Strukturiertes Einlesen von Eingaengen aus Brief, Fax, beA, E-Mail, Telefon und Upload.
• kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg — Mandatsannahme und GwG-Prüfung: Intake, Aktenanlage, Konfliktcheck, Identifizierung, PEP, BRAK-Dokumentation.
• kanzlei-allgemein-mandatsvereinbarung — Mandatsvereinbarung, Vollmacht, Datenschutzhinweis, Honorarvereinbarung und Vorschuss erstellen.
• mandantenakte-anlegen — Mandantenakte nach Kanzleikonvention anlegen: Stammdaten, Konfliktcheck, GwG, Honorar.
• kanzlei-allgemein-kaltstart — Kaltstart des Plugins: Kanzleiprofil und Stammprofil einrichten.
• kanzlei-cowork-kaltstart-interview — Erweitertes Kaltstart-Interview mit Kanzleiprofil-Datei für Cowork-Konfiguration.

Kommandocenter und Navigation

• kanzlei-allgemein-kommandocenter — Schnellstart: erkennt aus einem Satz und routet zu Mandatsannahme, Klage, Rechnung, HR und mehr.
• kanzlei-allgemein-freundlicher-copilot — Fuehrt junge Anwaelte freundlich durch alle Kanzlei-Workflows mit Nachhilfemodus.
• kanzlei-allgemein-look-and-feel — Gestaltet Ausgaben hochwertig im nachtblauen Cowork-Design mit Freigabeampeln.

Schriftsatz, Vertrag und Schreiben

• kanzlei-allgemein-schriftsatz-turbo — Schnellerstellung von Klage, Replik, Antrag und Klageerwiderung mit Anlagenlogik.
• kanzlei-allgemein-schreibcanvas — Freies Canvas für Schriftsaetze, Briefe und Mandantenkommunikation mit Substanzcheck.
• kanzlei-allgemein-vertragsentwurf — Vertragsentwuerfe aus Term Sheet, Stichpunkten oder Vorlagen erstellen.
• mandantenbrief-vorlagen — Standardvorlagen für Mandantenbriefe: Mandat, Zwischenbericht, Abschluss, Schlussrechnung.
• umgang-mit-ki-vorwurf-bei-sachverstaendigengutachten — Anwaltliche Strategie bei Vorwurf des KI-Einsatzes in gerichtlichen Sachverstaendigengutachten.

Rechtsprechung und Handelsregister

• kanzlei-allgemein-rechtsprechungsrecherche — Rechtsprechungsrecherche in amtlichen Datenbanken und OpenJur mit Zitier- und Quellenprotokoll.
• kanzlei-allgemein-handelsregisterabruf — Handelsregisterabruf für GmbH-Vertretung, Gesellschafterstruktur und GwG-Dokumentation.

beA, Versand und Postlauf

• bea-versand-pruefen — beA-Versand prüfen: sicherer Uebermittlungsweg, qeS, Versandquittung, Wiedereinsetzung.
• kanzlei-allgemein-bea-journal — beA-Verbindungen, Nachrichten und EB-dokumentieren.
• kanzlei-allgemein-output-versand — Output und Versand steuern: Schriftsatz, Brief, E-Mail, Fax, beA, Messenger.
• kanzlei-allgemein-postlauf — Taeglich um 11 Uhr: neue Eingaenge, beA-Journal, Fristen, Action-Items, Versandbedarf.
• posteingang-ausgang — Postein- und Postausgangsbuch mit Audit-Trail und Aktenverknuepfung fuehren.
• versand-vor-check — Pflicht-Pre-Check vor jedem Versand: Dokumentidentitaet, Unterschrift, Adressat, Anlagen, Versandweg.

Fristen und Kalender

• fristenbuch-fuehren — Zentrales Fristenbuch: Haupt- und Vorfristen, PostModG-Fiktionen, Eskalation.
• kanzlei-allgemein-fristen-monitor — Akteninhalt auf Fristen, Action-Items und Wiedervorlagen scannen.
• kanzlei-allgemein-kanzleikalender — Kanzleikalender für Termine, Fristen, HR, Jour fixe und UStVA-Faelligkeiten.
• sekretariats-tagesbrief — Tagesbrief: Fristen, Vorfristen, Post, Rueckrufe, Termine, Geburtstage, Honorarrueckstaende.

Zeiterfassung und Rechnung

• kanzlei-allgemein-zeitnarrative — Zeiterfassung mit abrechenbaren Narrativen im 6-Minuten-Takt.
• timesheet-aktenzeitung — Zeiterfassung pro Mandat mit Reports nach Mandat, Anwalt und Zeitraum.
• kanzlei-allgemein-rechnung — Kanzleirechnungen, Vorschussrechnungen und Stundenhonorare vorbereiten.
• rechnungserstellung-rvg — Honorarrechnungen nach RVG oder Honorarvereinbarung mit Pflichtangaben nach § 10 RVG erstellen.
• kanzlei-allgemein-erechnung — XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten und validieren.
• mahnwesen-honorar — Mahnwesen für eigene Honorarforderungen: gestufte Mahnschreiben, Klageentwurf.

Buchhaltung und UStVA

• kanzlei-allgemein-buchhaltung-konten — Kanzlei-Buchhaltung: Geschäftskonto, offene Posten, Debitoren, Bankmatching, DATEV-Export.
• kanzlei-allgemein-ustva-buchhaltung — UStVA-Unterlagen für ELSTER oder Steuerkanzlei zusammenstellen.
• kanzlei-allgemein-ustva-simulation — UStVA-Simulation bei ELSTER-Stoerung oder fehlendem Fachsystem-Zugang.

HR und Abwesenheiten

• kanzlei-allgemein-hr-personal — Kanzlei-Personal: Stammdaten, Arbeitsvertraege, Onboarding, Offboarding.
• kanzlei-allgemein-lohn-sv — Lohnabrechnung, Sozialversicherungsmeldungen und Payroll-Übergabe vorbereiten.
• kanzlei-allgemein-abwesenheiten-urlaub — Abwesenheiten verwalten: Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Vertretungsregelungen.

Qualitaetssicherung und Automationen

• kanzlei-allgemein-qualitaetsgate-hardening — Mehrstufige Qualitaetsgates vor Versand: Substanz, Fristen, Zuständigkeit, Antraege.
• kanzlei-allgemein-automationen — Wiederkehrende Kanzlei-Routinen als datenschutzkonforme Automationen planen.
• kanzlei-allgemein-integrationen-simulation — Kanzlei-Integrationen prüfen und Workflows im Simulationsmodus testen.
• kanzlei-allgemein-kanzleitag-simulation — Achtstuendigen Kanzleitag für Training und Demo simulieren.

Mandantenpflege und Sonstiges

• geburtstage-feiertage — Mandanten-Geburtstagsverteiler und Glueckwunsch-E-Mail-Vorlagen pflegen.
• weihnachtskarten — Weihnachtskartenversand: Verteiler, Texte, Druckliste, Datenschutz.

Worauf besonders achten

• beA sicherer Uebermittlungsweg: Nur der persönliche Versand durch den beA-Inhaber zaehlt als sUW; Versand durch Mitarbeiter erfordert qeS.
• PostModG seit 1.1.2025: Die Zustellungsfiktion bei Brief betraegt jetzt vier Werktage (vorher drei); alle Fristberechnungen anpassen.
• GwG-Kataloggeschaefte nicht uebersehen: Truhand, Immobilientransaktionen und Gesellschaftsgruendungen loesen GwG-Pflichten aus, auch wenn kein Gerichtsverfahren anhangig ist.
• DSGVO-Speicherbegrenzung bei Aktenarchivierung: Nach Ablauf der sechs-jaehrigen Aufbewahrungsfrist (§ 50 BRAO) müssen Akten geloescht werden.
• Qualitaetsgate vor beA-Versand immer aktivieren: Ein einmal versandtes beA-Dokument kann nicht zurueckgezogen werden.

Typische Fehler

• Fristbeginn bei gerichtlicher Post falsch berechnet; PostModG-Fiktion (vier Tage seit 2025) wird nicht beruecksichtigt.
• GwG-Identifizierung bei Mandatsannahme vergessen; Bussgeldrisiko bei Kataloggeschaeft.
• Rechnung ohne Aktenzeichen und Tatigkeitsbeschreibung versandt; verstosst gegen § 10 RVG.
• beA-Versand ohne Empfangsbekenntnis bei Fristen; Fristnachweis fehlt.
• Zeiterfassung tagesverspaetet nachgetragen; GoBD-Zeitstempel-Anforderung nicht erfuellt.

Quellen und Aktualitaet

• Stand: 05/2026
• Gesetzesfassungen zum Stand-Datum
• PostModG: Zustellungsfiktion vier Werktage seit 01.01.2025
• § 23 Nr. 1 GVG: AG-Wertgrenze 10.000 EUR seit 01.01.2026