Klotzkette Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Spezialwissen: Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung
- Normen-/Quellenanker: KI, BRAO, BORA, DSGVO, BRAK, DAV.
Fallweichen
Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:
- Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
- Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
- Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
- Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
- Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?
Arbeitsworkflow
- Fallbild bilden: Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
- Rechtsrahmen setzen: Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld Kanzlei-KI-Dokumente prüfen.
- Prüfpunkte abarbeiten: Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
- Risiko bewerten: Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
- Anschluss bauen: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.
Kanzlei-KI-Dokumentenmatrix
| Dokument | Pflicht aus | Mindestinhalt | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| KI-Richtlinie | Art. 4 KI-VO, § 43e BRAO | Zweck, Geltungsbereich, Tools, Daten, Verantwortliche, Sanktionen | Geschäftsleitung/Partnerschaft |
| Tool-Whitelist | KI-Richtlinie | Tool, Anbieter, Hosting, AVV-Status, DPF/SCC, Datenkategorien | IT/DSB |
| AVV je Tool | Art. 28 DSGVO | Weisung, Vertraulichkeit, TOM-Anlage, Subunternehmer | Vertragsmanagement |
| TIA bei US-Cloud | Schrems II / EDSA 01/2020 | Behördenzugriff, Verschlüsselung, Lawful Access | DSB + IT-Sicherheit |
| Schulungsnachweise | Art. 4 KI-VO | Datum, Inhalte, Teilnehmer | HR/IT |
| Verzeichnis Art. 30 DSGVO | Art. 30 DSGVO | Verarbeitungstätigkeiten | DSB |
| DSFA bei Hochrisiko | Art. 35 DSGVO | Risiken, Maßnahmen, Restrisiko | DSB |
| Aufklärung Mandant | § 49b BRAO ggf. | Tool-Hinweis im Mandatsvertrag | Anwalt |
| Betriebsvereinbarung | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Beteiligung Betriebsrat | Personalleitung |
Lückenliste typischer Versäumnisse
- KI-Richtlinie ohne Tool-Whitelist (operativ leer).
- AVV ohne Mitwirkenden-Verpflichtung § 203 Abs. 4 StGB.
- TIA fehlt bei US-Cloud-Tools.
- Kein Schulungsnachweis trotz Art. 4 KI-VO seit 02.02.2025.
- Verzeichnis Art. 30 DSGVO veraltet (kein neues Tool eingetragen).
- Mandatsvertrag ohne KI-Hinweis bei Tools, die mit Mandantendaten arbeiten.
Praxis-Tipp
Bei Erstprüfung einer Kanzlei zuerst diese Matrix tabellarisch erstellen — meistens fehlen 3-5 zentrale Dokumente. Die Behebung ist auch operativ relativ schnell möglich, sobald die Lücke benannt ist.