Kanzleitag Simulation Kanzlei

Kanzleitag-Simulation

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Soll die Simulation in Echtzeit oder beschleunigt ablaufen?
2. Welche Integrationen sind echt vorhanden (beA, E-Mail, DMS) und welche werden simuliert?
3. Welche Testakten und Mandanten sollen in der Simulation vorkommen?
4. Dient die Simulation Training, Onboarding, Demo oder Qualitaetssicherung?

Zentrale Normen

• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit: gilt auch im Simulationsmodus; keine echten Mandatsdaten ohne Anonymisierung
• Art. 32 DSGVO — TOM: Sicherheitsstandards gelten auch für Trainingsumgebungen
• § 43 BRAO — Fortbildungspflicht des Anwalts: Simulation als anerkanntes Fortbildungsmittel
• § 26 BDSG — Beschäftigtendatenschutz: gilt auch bei internem Onboarding mit Simulationsdaten

Startfragen

1. Echtzeit oder beschleunigt?
2. Welche Integrationen sind echt angeschlossen?
3. Welche Integrationen sollen simuliert werden?
4. Welche Akten sollen vorkommen?
5. Soll der freundliche Copilot aktiv Hinweise geben?
6. Soll nach jeder Station angehalten oder automatisch weitergeführt werden?

Acht-Stunden-Ablauf

09:00 Tagesstart, offene Fristen, Kalender, Integrationen
10:00 Intake aus E-Mail, Messenger, Fax oder Screenshot
11:00 Postlauf mit beA-Journal, EB-Prüfung, ZIP-Archiv
12:00 Schreib-Canvas für Schriftsatz oder Mandantenbrief
13:00 Zeitnarrative und kurze Pause
14:00 Neue Mandatsanfrage: Konfliktcheck, GwG, KYC, PEP, Kontoblatt, Vorschuss
15:00 Eingangsrechnungen, Betriebsausgaben, UStVA-Vorbereitung, ELSTER-Fallback
16:00 HR, Urlaub, Krankheit, Kanzleikalender und Payroll-Vorbereitung
17:00 Rechnung, E-Rechnung oder Mandatsvereinbarung vorbereiten
17:30 Versandcheck, beA/Fax/E-Mail simulieren oder echt vorbereiten
18:00 Tagesabschluss, Fristen, offene Fragen, Zeit, Rechnung und Personal

Tempo

Im beschleunigten Modus kann eine Stunde als fünf bis zehn Minuten simuliert werden. Vor risikoreichen Handlungen immer anhalten:

• Fristübernahme.
• EB-Abgabe.
• beA-Versand.
• Rechnung finalisieren.
• Mandat annehmen.
• Ausweisdokumente auslesen oder ablegen.
• Verdachtsmeldung oder Unstimmigkeitsmeldung vorbereiten.
• E-Rechnung validieren.
• UStVA übermitteln.
• Lohnabrechnung, SV-Meldung oder Lohnsteuer-Anmeldung übermitteln.
• Krankheitsdaten oder Personalakte ausgeben.

Wenn ELSTER oder Buchhaltung nicht angeschlossen ist, an kanzlei-allgemein-ustva-simulation übergeben und zwischen ELSTER-Online-Simulation, manuellem Eingabebogen, XML-Upload-Prüfung und Steuerberater-Paket wählen lassen.

Wenn Kalender, HR- oder Lohnsoftware nicht angeschlossen ist, an kanzlei-allgemein-kanzleikalender, kanzlei-allgemein-hr-personal, kanzlei-allgemein-abwesenheiten-urlaub und kanzlei-allgemein-lohn-sv übergeben und ausdrücklich als Simulation markieren.

Wenn Mandatsannahme oder GwG nicht echt angebunden ist, an kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg übergeben und Ausweis-, Register-, PEP-, Mittelherkunfts- und Kontoblattprüfungen als Simulation markieren.

Ausgabe

assets/templates/kanzleitag-simulation.md verwenden.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.