Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice
Fachlicher Anker
- Normen: § 6a, § 33, § 57.
- Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
- Quellenhygiene:
references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.
Kernsachverhalt
Bei der Mandatsannahme sind zahlreiche Dokumente, Vollmachten, Vereinbarungen und Stammdaten zu erfassen. Eine standardisierte Checkliste sichert, dass nichts vergessen wird — und schuetzt den Steuerberater vor Haftungsrisiken (z.B. unklare Auftragsumfang).
Kaltstart-Rueckfragen
- Welcher Mandantentyp — Einzelunternehmer, Personengesellschaft, GmbH, Konzern?
- Welcher Leistungsumfang — Buchfuehrung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklaerungen, Beratung?
- Welcher Vorberater (Datenuebernahme)?
- Welche Software-Schnittstellen (DATEV Unternehmen Online)?
- Welche Vollmachten brauchen es (Finanzamt, DRV, Krankenkasse, BG)?
- Welche AVV / DSGVO-Vereinbarungen?
- Welche Mandatsvereinbarung (Pauschal, Zeithonorar, Mischmodell)?
- Welche Mandantenkontakte (Buchhaltung, GF, Personalleitung)?
Rechtlicher Rahmen
Primaernormen
§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.
§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.
§ 4 StBVV — Auftrag erteilt.
§ 80 AO — Vollmacht.
DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung (AVV).
§ 67 StBerG — Berufshaftpflicht.
Workflow
Phase 1 — Mandatsannahme
ONBOARDING-CHECKLISTE
Mandant: [Firma / Person]
Mandatsbeginn: [Datum]
A. MANDATSDOKUMENTE
[ ] Mandatsvereinbarung unterzeichnet
[ ] Honorarvereinbarung (Pauschal, Zeit, Gegenstandswert)
[ ] Allgemeine Auftragsbedingungen mitgegeben
[ ] AVV nach DSGVO Art. 28
[ ] Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO ausgehaendigt
B. VOLLMACHTEN
[ ] Vollmacht Finanzamt (§ 80 AO) - alle relevanten Steuerarten
[ ] Vollmacht DRV (SV-Pruefung)
[ ] Vollmacht Krankenkassen
[ ] Vollmacht BG
[ ] Vollmacht IHK/lizenzpflichtige Literaturquelle (Veroeffentlichung)
[ ] Bestellung Empfangsbevollmaechtigter beim FA
C. STAMMDATEN
[ ] Handelsregister-Auszug
[ ] Gesellschaftsvertrag (GmbH)
[ ] Eintrittsdatum aller Gesellschafter
[ ] Steuer-Nr und Steuer-Id
[ ] Bankkonten-Liste
[ ] Adressen, Telefonnummern, Mailadressen
[ ] Ansprechpartner Funktionen
D. SCHNITTSTELLEN
[ ] DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet
[ ] Bank-Online-Banking-Schnittstelle
[ ] eRechnungsempfang konfiguriert
[ ] Lohnprogramm-Schnittstelle (LODAS, externes Lohn)
[ ] BG/Krankenkasse-Zertifikate
E. BUCHFUEHRUNG
[ ] Kontenrahmen festgelegt (SKR 03 / SKR 04)
[ ] BWA-Form ausgewaehlt
[ ] Belegtransfer-Verfahren vereinbart
[ ] Zuständigkeiten Sachbearbeiter
F. LOHN (falls vereinbart)
[ ] AN-Liste komplett
[ ] ELStAM-Abruf erfolgreich
[ ] SV-Anmeldungen
[ ] Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum
[ ] Berufsgenossenschaft
G. STEUERN
[ ] USt-Voranmelde-Zeitraum
[ ] Steuervorauszahlungen
[ ] Belegabgabe-Routine
[ ] Fristenkalender
H. ESKALATION
[ ] Krisenmandat-Status?
[ ] Jahresabschlussauftrag und gegebenenfalls vollständiger Tatbestand des Paragrafen 102 StaRUG
[ ] BHV-Anzeige falls relevant
Phase 2 — Vorberater-Wechsel
- Vorberater um Datenuebernahme bitten.
- Mandantenakte vom Vorberater erhalten.
- Vorperioden-Daten in DATEV uebernehmen.
Phase 3 — Risikoanalyse
- Krisensignale-Prüfung (Eigenkapital, SV-Rueckstaende).
- Steuerliche Auffaelligkeiten (laufende BP, anhaengige Einspruchsverfahren).
- Vor-Prüfung der Stammdaten.
Phase 4 — Mandanten-Information
- Erstgespraech mit Mandant über Prozesse.
- DATEV Unternehmen Online Einfuehrung.
- Belegabgabe-Routine erläutern.
Phase 5 — DSGVO-Compliance
- Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO.
- AVV mit allen Auftragsverarbeitern.
- Sicherheits-Vorkehrungen (verschluesselte Datenuebertragung).
Phase 6 — Mandantenakte aufbauen
- Papier-Akte (falls noch verwendet) oder digital.
- Strukturierte Ordner (Vertrag, Vollmachten, Stamm, Korrespondenz).
- Wiedervorlage für Folgejahr.
Strategie und Praxis-Tipps
- Standardisierte Onboarding-Checkliste reduziert die Fehlerquote erheblich und schuetzt vor Haftungsfaellen (§ 67 StBerG).
- Bei Mandanten mit Konzernstruktur: zentrale Datenkonsolidierung, Konzern-Vollmachten gebearbeitet erfassen.
- Mandatsvereinbarung klar formulieren — definierter Leistungsumfang schuetzt beide Seiten und ist Voraussetzung für eine rechtssichere Honorarabrechnung nach StBVV.
- BHV-Anzeige bei erkennbaren Risiken zeitnah (Haftungs-Praeventiv).
- StBVV: Onboarding wahlweise als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit), Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV oder als Teil der laufenden Buchfuehrungspauschale.
- DATEV-Tipp: DATEV Mandanten-Onboarding-Modul mit Checklistensystem; alternative kanzleieigene Checkliste im DMS.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- StBerG §§ 33, 57, 67.
- StBVV § 4.
- AO § 80.
- DSGVO Art. 13, 28.
- DStV-Praxisleitfaden Mandantenaufnahme.
1---2name: mandanten-onboarding-checkliste3description: "Für Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt. Fachgebiet: Steuerrecht – Steuerberater und Anwälte. Route: mandanten-onboarding-checkliste."4---56# Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice78## Fachlicher Anker910- **Normen:** § 6a, § 33, § 57.11- **Entscheidungs-/Quellenanker:** Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.12- **Quellenhygiene:** `references/quellenhygiene.md` und `references/zitierweise.md` beachten.1314## Kernsachverhalt1516Bei der Mandatsannahme sind zahlreiche Dokumente, Vollmachten, Vereinbarungen und Stammdaten zu erfassen. Eine standardisierte Checkliste sichert, dass nichts vergessen wird — und schuetzt den Steuerberater vor Haftungsrisiken (z.B. unklare Auftragsumfang).1718## Kaltstart-Rueckfragen19201. Welcher Mandantentyp — Einzelunternehmer, Personengesellschaft, GmbH, Konzern?212. Welcher Leistungsumfang — Buchfuehrung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklaerungen, Beratung?223. Welcher Vorberater (Datenuebernahme)?234. Welche Software-Schnittstellen (DATEV Unternehmen Online)?245. Welche Vollmachten brauchen es (Finanzamt, DRV, Krankenkasse, BG)?256. Welche AVV / DSGVO-Vereinbarungen?267. Welche Mandatsvereinbarung (Pauschal, Zeithonorar, Mischmodell)?278. Welche Mandantenkontakte (Buchhaltung, GF, Personalleitung)?2829## Rechtlicher Rahmen3031### Primaernormen3233**§ 33 StBerG** — StB-Aufgabenkreis.3435**§ 57 StBerG** — Gewissenhaftigkeit.3637**§ 4 StBVV** — Auftrag erteilt.3839**§ 80 AO** — Vollmacht.4041**DSGVO Art. 28** — Auftragsverarbeitung (AVV).4243**§ 67 StBerG** — Berufshaftpflicht.4445## Workflow4647### Phase 1 — Mandatsannahme4849```50ONBOARDING-CHECKLISTE51Mandant: [Firma / Person]52Mandatsbeginn: [Datum]5354A. MANDATSDOKUMENTE55[ ] Mandatsvereinbarung unterzeichnet56[ ] Honorarvereinbarung (Pauschal, Zeit, Gegenstandswert)57[ ] Allgemeine Auftragsbedingungen mitgegeben58[ ] AVV nach DSGVO Art. 2859[ ] Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO ausgehaendigt6061B. VOLLMACHTEN62[ ] Vollmacht Finanzamt (§ 80 AO) - alle relevanten Steuerarten63[ ] Vollmacht DRV (SV-Pruefung)64[ ] Vollmacht Krankenkassen65[ ] Vollmacht BG66[ ] Vollmacht IHK/lizenzpflichtige Literaturquelle (Veroeffentlichung)67[ ] Bestellung Empfangsbevollmaechtigter beim FA6869C. STAMMDATEN70[ ] Handelsregister-Auszug71[ ] Gesellschaftsvertrag (GmbH)72[ ] Eintrittsdatum aller Gesellschafter73[ ] Steuer-Nr und Steuer-Id74[ ] Bankkonten-Liste75[ ] Adressen, Telefonnummern, Mailadressen76[ ] Ansprechpartner Funktionen7778D. SCHNITTSTELLEN79[ ] DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet80[ ] Bank-Online-Banking-Schnittstelle81[ ] eRechnungsempfang konfiguriert82[ ] Lohnprogramm-Schnittstelle (LODAS, externes Lohn)83[ ] BG/Krankenkasse-Zertifikate8485E. BUCHFUEHRUNG86[ ] Kontenrahmen festgelegt (SKR 03 / SKR 04)87[ ] BWA-Form ausgewaehlt88[ ] Belegtransfer-Verfahren vereinbart89[ ] Zuständigkeiten Sachbearbeiter9091F. LOHN (falls vereinbart)92[ ] AN-Liste komplett93[ ] ELStAM-Abruf erfolgreich94[ ] SV-Anmeldungen95[ ] Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum96[ ] Berufsgenossenschaft9798G. STEUERN99[ ] USt-Voranmelde-Zeitraum100[ ] Steuervorauszahlungen101[ ] Belegabgabe-Routine102[ ] Fristenkalender103104H. ESKALATION105[ ] Krisenmandat-Status?106[ ] Jahresabschlussauftrag und gegebenenfalls vollständiger Tatbestand des Paragrafen 102 StaRUG107[ ] BHV-Anzeige falls relevant108```109110### Phase 2 — Vorberater-Wechsel111112- Vorberater um Datenuebernahme bitten.113- Mandantenakte vom Vorberater erhalten.114- Vorperioden-Daten in DATEV uebernehmen.115116### Phase 3 — Risikoanalyse117118- Krisensignale-Prüfung (Eigenkapital, SV-Rueckstaende).119- Steuerliche Auffaelligkeiten (laufende BP, anhaengige Einspruchsverfahren).120- Vor-Prüfung der Stammdaten.121122### Phase 4 — Mandanten-Information123124- Erstgespraech mit Mandant über Prozesse.125- DATEV Unternehmen Online Einfuehrung.126- Belegabgabe-Routine erläutern.127128### Phase 5 — DSGVO-Compliance129130- Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO.131- AVV mit allen Auftragsverarbeitern.132- Sicherheits-Vorkehrungen (verschluesselte Datenuebertragung).133134### Phase 6 — Mandantenakte aufbauen135136- Papier-Akte (falls noch verwendet) oder digital.137- Strukturierte Ordner (Vertrag, Vollmachten, Stamm, Korrespondenz).138- Wiedervorlage für Folgejahr.139140## Strategie und Praxis-Tipps141142- Standardisierte Onboarding-Checkliste reduziert die Fehlerquote erheblich und schuetzt vor Haftungsfaellen (§ 67 StBerG).143- Bei Mandanten mit Konzernstruktur: zentrale Datenkonsolidierung, Konzern-Vollmachten gebearbeitet erfassen.144- Mandatsvereinbarung klar formulieren — definierter Leistungsumfang schuetzt beide Seiten und ist Voraussetzung für eine rechtssichere Honorarabrechnung nach StBVV.145- BHV-Anzeige bei erkennbaren Risiken zeitnah (Haftungs-Praeventiv).146- StBVV: Onboarding wahlweise als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit), Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV oder als Teil der laufenden Buchfuehrungspauschale.147- DATEV-Tipp: DATEV Mandanten-Onboarding-Modul mit Checklistensystem; alternative kanzleieigene Checkliste im DMS.148149## Quellen und Updates150151Stand: 05/2026.152153- StBerG §§ 33, 57, 67.154- StBVV § 4.155- AO § 80.156- DSGVO Art. 13, 28.157- DStV-Praxisleitfaden Mandantenaufnahme.
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