Mandantenakte Anlegen Mandantenbrief Vorlagen

Mandantenakte anlegen

Arbeitsbereich

Legt eine Mandantenakte nach Kanzleikonvention an. Erfasst Stammdaten Bevollmaechtigte Mandatsumfang Konfliktprüfung (§ 43a Abs. 4 BRAO § 3 BORA) Datenschutzhinweis (Art. 13 DSGVO) Geldwäsche-Identifizierung (§§ 10 11 GwG) Honorarvereinbarung oder RVG-Hinweis. Erzeugt Aktenstruktur unter mandate/Aktenzeichen/ mit Standardunterordnern Vollmachts-Entwurf Datenschutzhinweis Geldwäsche-Prüfbeleg. Eintrag im Mandantenstamm. Verbindung zum Fristenbuch falls Fristen mitgeliefert. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Konfliktprüfung (§ 43a Abs. 4 BRAO)

Vor jeder Mandatsannahme Pflichtschritt:

• Prüfung im Mandantenstamm ob Mandat gegen einen bisherigen oder laufenden Mandanten der Kanzlei.
• Prüfung ob Mandatsannahme gegen § 3 BORA (widerstreitende Interessen) verstoesst.
• Bei Konflikt: Mandat ablehnen oder schriftliches Einverständnis aller Betroffenen.
• Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

Aktennummernsystem

Empfehlung:

<Jahr>/<lfd. Nr.> (z. B. 2026/0042)

oder

<RG>-<Jahr>-<Nr> (z. B. Z-2026-0042 für Zivilrecht).

Verzeichnisstruktur

Unter ~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandate/<az>/:

01_stammdaten/
 mandatsblatt.md
 vollmacht.docx
 vollmacht-unterschrieben.pdf
 datenschutzhinweis.md
 gwg-identifizierung.pdf
 konfliktprüfung.md
 honorarvereinbarung.docx (falls Vereinbarung)
02_eingaenge/
03_schriftsaetze/
04_anlagen/
05_fristen/
06_honorar/
 rechnungen/
 zahlungseingang.yaml
07_korrespondenz_mandant/
08_korrespondenz_dritte/
09_aktennotizen/
_archiv/

Mandatsblatt

mandat-az: 2026/0042
mandat-eroeffnet: 2026-05-20
zuständiger-anwalt: RA Mueller
sekretariat: Frau Schmidt

mandant:
 typ: juristische-person # juristische-person / natürliche-person / ehepaare-vergleichsweise
 name: Mueller GmbH
 anschrift: ...
 rechtsform: GmbH
 vertretungsberechtigte: Hans Mueller (Geschäftsführer)
 registergericht: HRB ... AG München
 ust-id: DE...
 steuernummer: ...

ansprechpartner:
 name: Hans Mueller
 funktion: Geschäftsführer
 telefon: ...
 e-mail: ...

mandatsumfang:
 beschreibung: Verteidigung in Zivilrechtsstreit gegen ABC GmbH (Klage)
 rechtsgebiet: Zivilrecht / Vertragsrecht
 instanz: 1. Instanz LG München
 streitwert: 35.000 EUR

honorar:
 basis: rvg # rvg / vereinbarung
 stundensatz: 320 # bei Vereinbarung
 pkh-pruefung: nein

konfliktpruefung:
 erfolgt-am: 2026-05-20
 ergebnis: kein-konflikt
 geprueft-von: RA Mueller

Vollmacht

Vollmachtstext mit:

• Beauftragung des Rechtsanwalts der Kanzlei.
• Mandatsumfang konkret bezeichnet (Vorverfahren Klage Vergleich auch über Klageweg hinaus).
• Untervollmacht und Substituierung.
• Empfangsvollmacht für Zustellungen.
• beA-Vollmacht.
• Datum und Unterschrift des Mandanten.

Datenschutzhinweis (Art. 13 DSGVO)

Standardhinweis mit:

• Identität des Verantwortlichen (Kanzlei).
• Zweck der Verarbeitung (Mandatsdurchführung).
• Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + § 50 BRAO Aktenführung).
• Empfänger (Gericht Behörde Steuerberater Gegenseite — je nach Bedarf).
• Speicherdauer (mindestens 6 Jahre nach Mandatsende § 50 Abs. 1 BRAO).
• Betroffenenrechte (Auskunft Berichtigung Löschung Widerspruch).

Geldwäsche-Identifizierung (§§ 10 11 GwG)

Bei Mandaten die unter GwG fallen (z. B. Immobilientransaktionen Bargeldgeschäfte ab Schwellenwert):

• Identifizierung der natürlichen Person mit Lichtbildausweis Kopie.
• Bei juristischer Person Registerauszug HRB plus wirtschaftlich Berechtigte nach Transparenzregister.
• Prüfung gegen Sanktionslisten EU und nationale.
• Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

Mandantenstamm-Eintrag

In ~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandantenstamm.yaml:

- mandant-id: M-00874
 name: Mueller GmbH
 typ: juristische-person
 mandate:
 - 2026/0042
 konfliktstatus: kein-konflikt
 letzte-pruefung: 2026-05-20

Audit

• Aktenanlage mit Audit-Eintrag (Datum Anwalt Sekretariat).
• Änderungen mit Audit-Trail.

Ausgabe

• Vollständige Aktenstruktur.
• Mandatsblatt und Pflichtdokumente.
• Eintrag im Mandantenstamm.
• Hinweis ans Fristenbuch falls Fristen sofort relevant.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.