Klotzkette /mandantenbrief
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Spezialwissen
- Lade
CLAUDE.md→ Fachbereich, Sprachniveau-Einstellungen, Anleiterpflicht. - Ermittle: Was soll der Brief mitteilen? Welchen nächsten Schritt soll der Mandant tun?
- Schreibe den Brief in einfacher Sprache (Ziel: B1/B2; bei besonderen Bedarfen: leichte Sprache A2).
- Kein Juristenjargon. Kurze Sätze. Aktive Formulierungen.
- Ausgabe: Entwurf mit KI-Label. Versand erst nach Anleiterpfreigabe.
Mandantenbrief in einfacher Sprache
Triage zu Beginn
- Was soll der Brief mitteilen: Ergebnis einer Prüfung, Verfahrensstand, konkreter naechster Schritt oder Ablehnung?
- Auf welchem Sprachniveau soll der Brief verfasst werden: B1/B2 Standard oder Leichte Sprache A2 bei besonderem Bedarf?
- Enthaelt der Brief Angaben über Dritte oder interne Bewertungen, die im Mandantenbrief nicht erscheinen dürfen?
- Hat der anleitende Volljurist den Briefentwurf bereits freigegeben oder ist das Gate noch ausstehend?
Zentrale Normen
- BORA § 11 — Mitteilungspflicht: Mandant ist über wesentliche Verfahrensschritte zu informieren
- § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit: Mandantenbrief darf keine Drittinformationen offenbaren
- § 6 Abs. 2 Nr. 2 RDG — Anleitungspflicht: Mandantenbrief von Studentenn erfordert Anleiterpruefung und -freigabe
- Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: nur für Mandanten bestimmte Informationen im Brief
BORA-Pflichten bei Mandantenmitteilungen
- BORA § 11 (Handakten / Mitteilungspflichten): Der Anwalt (hier: der Anleiter) hat den Mandanten über wesentliche Verfahrensschritte zu informieren.
- BORA § 14: Rücksendung von Unterlagen und Abrechnung (hier: da unentgeltlich, primär Aktenführung).
- § 43a Abs. 2 BRAO: Keine Informationen über Dritte im Brief an den Mandanten preisgeben.
- Datenschutz: Im Brief nur Informationen, die für den Mandanten bestimmt sind. Keine internen Bewertungen, keine Drittdaten.
Sprach- und Verständlichkeitsprinzipien
Grundregeln (Ziel B1/B2)
| Regel | Schlecht | Besser |
|---|---|---|
| Kurze Sätze (max. 15 Wörter) | "Die Frist zur Einlegung des Widerspruchs beträgt nach § 84 SGG einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids." | "Sie haben einen Monat Zeit, um Widerspruch einzulegen. Die Frist beginnt mit dem Datum auf dem Bescheid." |
| Aktiv statt Passiv | "Der Widerspruch wird eingelegt." | "Wir legen Widerspruch ein." |
| Bekannte Wörter | "Klagefrist", "Begründetheit", "Subsumtion" | "Frist", "Grund für den Widerspruch" |
| Keine Abkürzungen ohne Erklärung | "SGB II § 22" | "Bürgergeld-Gesetz (Abschnitt über Wohnen)" |
| Handlungsorientierung | Nur Information | "Was Sie jetzt tun müssen: ..." |
| Freundlicher Ton | Amtsdeutsch | Persönliche, respektvolle Ansprache |
Bei Geflüchteten / mehrsprachigem Kontext
- Brief auf Deutsch schreiben; wenn möglich parallel auf Arabisch / Dari / Tigrinya (mit Hinweis, dass dies kein Rechtsrat in der Zielsprache ist, sondern eine Orientierungshilfe).
- Keine Terminologie verwenden, die kulturell unterschiedlich verstanden wird (z. B. "Widerspruch" → erklären, was das ist).
- Ansprechperson und Erreichbarkeit der Beratungsstelle immer angeben.
Briefstruktur (Standard)
[Briefkopf Beratungsstelle]
[Ort, Datum]
Betreff: [Ihr Verfahren – kurze, klare Beschreibung]
Guten Tag [Vorname Mandant],
wir beraten Sie in Ihrer Sache: [kurze Stichwortbeschreibung, 1 Satz].
**Was ist passiert?**
[1–3 Sätze: Was haben wir geprüft / Was ist zuletzt vorgefallen]
**Was bedeutet das für Sie?**
[1–3 Sätze: Ergebnis der Prüfung in verständlicher Sprache]
**Was passiert jetzt?**
[Konkrete nächste Schritte – nummeriert]
1. ...
2. ...
**Was müssen SIE tun?**
[Wenn der Mandant etwas tun muss – klar hervorgehoben, Frist nennen]
→ Bitte schicken Sie uns bis [TT.MM.JJJJ]: [Dokument / Information]
→ Bitte kommen Sie zu unserem nächsten Termin am: [Datum, Uhrzeit, Ort]
**Was darf ich nicht?**
[Ggf. Hinweis, was der Mandant nicht ohne uns tun sollte – z. B. "Bitte unterschreiben Sie keine neuen Dokumente des Jobcenters, ohne uns zu fragen."]
**Bei Fragen:**
Wenden Sie sich an: [Name des Studentenn / der Beratungsstelle]
Telefon: [...] | E-Mail: [...] | Sprechzeiten: [...]
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Studentenn / Kürzel]
[Beratungsstelle]
[Rechtlicher Hinweis: Dieser Brief ist ein Entwurf, geprüft von [Anleiter].]
Häufige Briefanlässe und Formulierungshilfen
Widerspruch eingelegt (SGB II / SGB XII)
"Wir haben für Sie am [Datum] Widerspruch gegen den Bescheid vom [Datum] eingelegt. Der Widerspruch heißt, dass wir dem Jobcenter schreiben: Der Bescheid ist nicht korrekt. Das Jobcenter muss jetzt prüfen, ob es recht hat. Das kann einige Wochen dauern. Wir informieren Sie, sobald eine Antwort kommt."
Klage erhoben (Verwaltungsgericht / Sozialgericht)
"Wir haben für Sie am [Datum] Klage beim [Gericht, Ort] eingereicht. Das Aktenzeichen ist: [AZ]. Sie erhalten möglicherweise einen Brief vom Gericht – bitte leiten Sie diesen sofort an uns weiter."
Mietmangel-Schreiben an Vermieter
"Wir haben Ihrem Vermieter am [Datum] geschrieben, dass die Wohnung [Mangel] hat. Wir haben ihn aufgefordert, das bis zum [Datum] zu reparieren. Wenn er das nicht tut, können Sie die Miete mindern. Das bedeutet: Sie zahlen weniger Miete, weil die Wohnung nicht in Ordnung ist. Wie viel weniger – das besprechen wir mit Ihnen."
BAMF-Klage eingereicht
"Wir haben fristgerecht Klage gegen den Bescheid des BAMF vom [Datum] eingereicht. Das Verwaltungsgericht [Ort] prüft jetzt Ihren Fall. Das Aktenzeichen der Klage ist: [AZ]. Der Aufenthalt ist während des Klageverfahrens sichergestellt (§ 81 Abs. 3 AufenthG). Bitte informieren Sie uns sofort, wenn Sie Post vom Gericht oder der Ausländerbehörde bekommen."
Termin-Erinnerung
"Ihr nächster Termin bei uns ist: [Datum], [Uhrzeit], [Adresse, Raum]. Bitte bringen Sie mit: [Aufzählung der Unterlagen]. Wenn Sie nicht kommen können: Bitte rufen Sie uns vorher an unter [Nummer]."
Risiken / typische Fehler
- Juristischer Rat im Mandantenbrief ohne Freigabe: Kein Brief darf Aussagen enthalten wie "Sie werden gewinnen" oder "Die Klage hat gute Chancen" – das ist unzulässige Prognose ohne Anleiterbilligung.
- Falsches Fristenverständnis beim Mandanten: Der Brief muss Fristen, die der Mandant wahren muss (z. B. Vorlage von Dokumenten), klar und mit genauen Daten benennen. Keine vagen Formulierungen wie "möglichst bald".
- Keine Rückfrage-Möglichkeit: Mandantenbrief ohne Kontaktangabe ist wertlos. Immer Erreichbarkeit der Beratungsstelle angeben.
- Vertraulichkeit verletzt: Keine Drittdaten (z. B. Informationen über den Vermieter, den Arbeitgeber) im Brief an den Mandanten – es sei denn, der Mandant hat alle relevanten Informationen ohnehin selbst geliefert.
Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.