Klotzkette Mandantenkommunikation
Arbeitsauftrag
Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich datenschutzrecht sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.
Aktenstart ohne Leerlauf
- Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
- Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
- Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
- Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
- Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.
Fachliche Anker
- Art. 5, 6, 9, 12-15, 24, 25, 28, 30, 32-35, 58, 77-79, 82, 83 DSGVO.
- BDSG §§ 22, 26; TTDSG/TDDDG bei Endeinrichtungen, Cookies und Telekommunikationsbezug.
- Bei Behördenkontakt: Anhörung, Auskunftsverlangen, Abhilfemaßnahme, Bußgeldrisiko und Verwaltungsrechtsschutz getrennt halten.
Arbeitsprodukt
- Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
- Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
- Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
- Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
- Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.
Ergänzende Hinweise
Mandantenkommunikation Datenschutz
- Anrede + Bezug: "In Sachen [Mandant] / Ihre datenschutzrechtliche Anfrage"
- Sachstand kurz: welche Daten, welche Rolle (Verantwortlich Art. 4 Nr. 7 / Auftragsverarbeiter Art. 4 Nr. 8), welche Rechtsgrundlage Art. 6/9 DSGVO einschlägig.
- Empfehlung: zentral umsetzbarer nächster Schritt (z. B. "DSFA durchführen, AVV nachverhandeln, Aufsichtsbehörde melden, Betroffene benachrichtigen").
- Risikoampel mit Bezug auf konkrete Bußgeldhöhe (Art. 83 Abs. 4: 10 Mio./2 %; Abs. 5: 20 Mio./4 %).
- Frist: insb. 72 Stunden (Art. 33), 1 Monat (Art. 12 Abs. 3), 13 Monate (Art. 17 Vergessen) konkret nennen.
- Kostenhinweis: RVG/Honorarvereinbarung.
- Datenschutz-Hinweis intern: keine Mandantendaten in unverschlüsselter E-Mail; bei Bedarf verschlüsselter Versand oder Datenraum.
Praxis-Tipp
Bei Betroffenenanfragen die Mandantschaft frühzeitig über die Antwortpflicht aufklären — der häufigste Fehler ist Ablehnung "wir geben keine Daten heraus" ohne Rechtsgrundlage. Das löst regelmäßig Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und Bußgeldverfahren aus. Antwortverweigerung nur nach Art. 12 Abs. 5 (Missbrauch) oder § 34 BDSG (gesetzliche Ausnahme).