Klotzkette Mandantenkommunikation
Arbeitsauftrag
Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich berufsrecht-ki-vertragspruefung sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.
Aktenstart ohne Leerlauf
- Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
- Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
- Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
- Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
- Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.
Fachliche Anker
- VO (EU) 2024/1689: Risikoklassifizierung, Anbieter-/Betreiberpflichten, Hochrisiko-Systeme, GPAI, Transparenz und Sanktionen.
- DSGVO Art. 5, 6, 9, 22, 25, 32, 35; UrhG §§ 44b, 60d, 69a ff.; GeschGehG §§ 2, 4.
- Berufsrechtlich bei Anwalts-/Notariatsbezug: BRAO § 43a, BORA, BNotO/BeurkG und Auftragsverarbeitung sauber trennen.
Arbeitsprodukt
- Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
- Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
- Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
- Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
- Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.
Ergänzende Hinweise
Berufsrechtskonforme Mandantenkommunikation (Kanzlei-intern bei KI-Tool-Prüfung)
- Adressat: Kanzleileitung / Partnerschaft / IT-Leitung / DSB.
- Sachstand kurz: Tool, Anbieter, Hosting, geplanter Einsatzbereich, betroffene Datenarten.
- Bewertung: Schweigepflicht (§ 203 StGB, § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG, § 50a WPO, § 26a BNotO), AVV-Vollständigkeit, Drittlandstransfer (DPF/SCC/TIA).
- Empfehlung: Freigabe ja/nein/bedingt mit konkreten Auflagen (z. B. "ohne Mandantendaten", "nur intern", "nach Nachverhandlung AVV-Klausel X").
- Risikoampel: Rot/Gelb/Grün mit Begründung.
- Frist und Verantwortlicher: wer entscheidet final, wann.
Externe Mandantenkommunikation (wenn KI-Einsatz im Mandat erfolgt)
- Aufklärungstextbaustein für Mandatsvereinbarung mit Hinweis auf KI-Nutzung, Anbieter, Datenfluss.
- Ggf. Einwilligungsformular bei besonders sensiblen Datenarten oder fehlender Anonymisierung.
Praxis-Tipp
Die berufsrechtliche Aufklärungspflicht über KI-Einsatz wird in Rechtsprechung und Standesvertretung noch diskutiert — vorsichtig sein und im Zweifel transparent kommunizieren. Die berufsrechtliche KI-Debatte zur KI-Nutzung in Kanzleien (frei zugänglich auf anwaltverein.de) gibt eine Orientierung, ist aber nicht bindend.