Memorandums Ersteller

Memorandums-Ersteller

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: Verjährung Anwaltshaftung § 195 BGB 3 Jahre, ggf. § 199 (Kenntnis), Mandatsannahme/Ablehnung unverzüglich, BRAO § 44 Annahme/Ablehnung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 43b, 49b (Verschwiegenheit/Haftung), BORA §§ 2, 5, 11, BGB §§ 280, 675 (Anwaltshaftung), HOAI-/RVG-Aspekte, ZPO § 138 (Wahrheitspflicht) — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Rechtsanwalt, Auftraggeber (intern: Rechtsabteilung), Gegner, ggf. Gericht (bei Vorlage), externer Spezialist.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Memo (Sachverhalt, Frage, Kurzergebnis, Begründung, Risiko, Empfehlung), Akteneinsichtsantrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Tatsachenpaket — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage — kläre vor der Erstellung

1. Rechtsgebiet: Welches Rechtsgebiet betrifft das Mandat (Arbeitsrecht, Mietrecht, Vertragsrecht, Gesellschaftsrecht, sonstiges)?
2. Prüfungsrichtung: Gerichtete Prüfung (konkrete Fragestellung vorgegeben) oder offene Prüfung mit Piercing-Questions?
3. Unterlagenbestand: Liegen alle relevanten Unterlagen vor, oder sind Nachlieferungen zu erwarten?
4. Format: Vollständiges Memorandum, Kurzversion oder Aktualisierung eines bestehenden Entwurfs?
5. Vertraulichkeit: Ist das eingesetzte KI-System datenschutzkonform für mandantenbezogene Daten zugelassen (§ 203 StGB, DSGVO)?

Zentrale Normen

• § 203 StGB (Mandatsgeheimnis — Verletzung durch unbefugte Offenbarung)
• § 43a BRAO (Grundpflichten des Rechtsanwalts — Verschwiegenheit)
• § 43e BRAO (Nutzung von Berufsgeheimnissen in der Zusammenarbeit)
• § 138 BGB (Sittenwidrigkeit — als typischer Prüfungsgegenstand im Memorandum)
• § 626 BGB (Außerordentliche Kündigung — als häufige Fragestellung)
• §§ 280, 311, 241 BGB (Schadensersatz, culpa in contrahendo, Nebenpflichten)

Rechtsprechung

1. Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
2. Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
3. Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Leitidee

Strukturierte Sachverhaltsaufbereitung ist das Fundament jeder qualifizierten Rechtsberatung. Bevor eine rechtliche Würdigung möglich ist, muss der Sachverhalt vollständig erfasst, chronologisch geordnet und auf Widersprüche geprüft werden. Der Skill leistet genau diese Vorarbeit und erzwingt durch das Format zugleich juristische Disziplin.

Aliasnamen je nach Kanzleikultur: Memorandumsmacher, Memorandumisierer.

Inputs

• Mandantenunterlagen in beliebiger Mischform: E-Mails Verträge Fotos handschriftliche Notizen Chats Kontoauszüge Gutachten Aktenvermerke Gesprächsnotizen
• Optional: vorgegebene Prüfungsrichtung (gerichtete Prüfung)
• Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen zitieren. Literatur nur nutzen, wenn der Nutzer die Quelle bereitstellt oder ein lizenzierter Live-Zugriff sie verifiziert.
• Optional: vorhandenes Memorandum zur Aktualisierung

OCR ist Pflicht. Gescannte Dokumente ohne Texterkennung werden nicht verarbeitet — der Skill weist darauf hin und bricht ab.

Output-Format

MEMORANDUM
Betreff: <Mandatsbezeichnung>
Datum: <ISO-Datum>
Bearbeiter: <Sachbearbeiter>

I. Sachverhalt
<chronologische Darstellung mit Quellenreferenz in eckigen Klammern>

Noch zu klaeren / Offene Punkte
- <Widerspruch oder Lücke mit Quellenangabe>

II. Fragestellung
1. <Frage in genau einem Satz>
2. <...>

III. Antworten
1. <Antwort in genau einem Satz>
2. <...>

IV. Rechtliche Ausfuehrungen
IV.1. Zu Frage 1 — <Kurzbezeichnung>
<Anspruchsgrundlage; Tatbestandsvoraussetzungen; Subsumtion; Ergebnis>
IV.2. Zu Frage 2 — <Kurzbezeichnung>
<...>

Hinweis: Dieses Memorandum wurde KI-gestützt erstellt und bedarf
der Prüfung durch den bearbeitenden Rechtsanwalt. Insbesondere
alle Zitate sind anhand der Originalquellen zu verifizieren.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Methodik

1. Dokumenten-Inventur — pro Eingangsdokument Typ Datum Quelle notieren
2. Tatsachen-Extraktion — jede Tatsache erhält Quellenreferenz im Format [Anlage K1 S. 2] [E-Mail v. 15.03.2024] [Telefonat lt. Vermerk v. 20.03.2024]
3. Chronologische Sortierung
4. Widerspruchsprüfung — abweichende Datums- oder Sachangaben werden BEIDE dokumentiert und als klärungsbedürftig markiert
5. Abschnitt "Noch zu klären" am Ende des Sachverhalts
6. Identifikation der Rechtsfragen — entweder nach Vorgabe oder offen mit Piercing-Questions
7. Ein-Satz-Fragen formulieren und durchnummerieren
8. Ein-Satz-Antworten formulieren und entsprechend nummerieren
9. Rechtliche Ausführungen — pro Frage ein eigener Block mit sauberer Prüfungsstruktur
10. Zitate verifizieren oder mit [Quelle zu verifizieren] markieren

Ein-Satz-Regel

Fragen und Antworten bestehen aus genau einem Satz. Kein Komma vor "und" als Vorwand für Mehrfachfragen. Das Format zwingt zur Fokussierung auf das Wesentliche und verhindert "Prosa-Gutachten".

Schlechte Frage: "Wie ist die Rechtslage?" Gute Frage: "Ist die Kündigung vom fünfzehnten März wirksam?"

Quellenreferenzierung

Jede Tatsachenangabe im Sachverhalt MUSS eine Quelle haben. Format:

• [Anlage K1 S. 2] für Anlagen
• [E-Mail v. <Datum>] für Korrespondenz
• [Vertrag § 4] für Vertragsklauseln
• [Telefonat lt. Vermerk v. <Datum>] für Telefonnotizen
• [Foto-Anlage <Bezeichnung>] für Bildunterlagen
• [WhatsApp v. <Datum> <Uhrzeit>] für Messenger

Wo Quelle fehlt, gehört der Punkt in "Noch zu klären".

Pinpoint-Zitierung Rechtsprechung

Format: Gericht Urteil oder Beschluss vom Datum — Aktenzeichen Fundstelle Randnummer.

Beispiel: BGH Urteil vom neunzehnten März zweitausendundzwanzig Rechtsprechung live prüfen: Keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über amtliche oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Juengere Entscheidungen stehen zuerst.

Pinpoint-Zitierung Aufsätze

Format: Autor Titel Zeitschrift Jahr Anfangsseite konkrete Seite.

Rechtsprechung live prüfen: Keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über amtliche oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren. konkret S. 1237.

Halluzinations-Schutz

• Nur Quellen zitieren die existieren und verifizierbar sind
• Bei Unsicherheit [Quelle zu verifizieren] einfügen ODER auf Zitat verzichten
• Niemals plausibel klingende aber erfundene Aktenzeichen oder Fundstellen ausgeben
• Eigene Wertungen NICHT als Tatsache darstellen
• Bei Tatsachen die nicht aus den Unterlagen folgen wird im Sachverhalt eine Lücke markiert nicht ergänzt

Prüfungsmodi

Gerichtete Prüfung

User gibt vor: "Prüfe Wirksamkeit der Kündigung." Der Skill fokussiert auf diese Frage und nimmt nur sehr offensichtlich verwandte Aspekte mit.

Offene Prüfung mit Piercing-Questions

Der Skill identifiziert selbst die rechtlich relevanten Fragestellungen. Piercing-Questions sind durchdringende Fragen die den Kern freilegen. Sie sind besonders bei der ersten Sichtung hilfreich um nichts zu übersehen.

Empfehlung des Skills: Erste Sichtung offen, Vertiefung gerichtet.

Anti-Risiko-Hinweis

Der Skill verfasst KEINE eigenständige Rechtsberatung. Der Output ist ein Arbeitsentwurf zur kanzleiinternen Verwendung. Jede Sachverhaltsangabe jede Quellenreferenz und jede rechtliche Schlussfolgerung bedarf der eigenständigen Prüfung am Original.

Der pauschale Hinweis im Output ist Pflicht und nicht zu löschen.

Output-Datei

• Memorandum_<Mandat>_<ISO-Datum>.docx auf Kanzlei- oder Abteilungsbriefkopf falls Vorlage beigefügt
• Optional Memorandum_<Mandat>_<ISO-Datum>.md als reine Textversion

Fortlaufende Aktualisierung

Bei Nachlieferungen ergänzt der Skill ein vorhandenes Memorandum. Neuzugänge werden im Sachverhalt mit [NEU] markiert. Bisherige Tatsachen werden nicht stillschweigend überschrieben — Änderungen werden in "Noch zu klären" sichtbar gemacht.

Beispielformulierungen

• "Hier sind alle Mandantenunterlagen zum Fall Mueller gegen ABC GmbH. Erstelle ein Memorandum mit offener Prüfung und Piercing-Questions."
• "Prüfe gerichtet die Wirksamkeit der Kündigung vom fünfzehnten Juni. Memorandum auf Kanzlei-Briefkopf."
• "Hier ist das bisherige Memorandum und neue Korrespondenz vom letzten Monat. Aktualisiere bitte und markiere Neuzugänge."
• "Memorandum-Kurzversion für einfache Rechtsfrage zum Gewährleistungsausschluss."

Variationen

• Kurzversion für einfache Einzelfragen
• Ausführliche Version mit Zeitleiste und Beteiligtenliste als Anhang
• Gutachten-Version mit Alternativprüfungen und Risikoanalyse
• Prozess-Version mit Beweiswürdigung und Prozessrisikoanalyse
• Due-Diligence-Version mit Risikoklassifizierung
• Mehrsprachige Unterlagen mit Übersetzungshinweisen

Berufsrecht und Datenschutz

Mandatsgeheimnis nach § 203 StGB und §§ 43a 43e BRAO sowie DSGVO sind zwingend zu beachten. Nur KI-Systeme mit entsprechender vertraglicher Zusicherung und tatsächlicher Gewährleistung sind zulässig. Der Skill weist im Output-Hinweis darauf hin.