Muster-Erstantwort
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Spezialwissen
Die Erstantwort besteht aus einem sofort versandfähigen Musterschreiben für das Kanzlei-Sekretariat: Sie bestätigt den Eingang, vermeidet eine versehentliche Mandatsannahme, weist auf den noch fehlenden Beratungsvertrag hin und führt die anfragende Person geordnet zu Terminvereinbarung, Sachverhaltsschilderung, Interessenkonfliktprüfung und Kostenhinweis.
Alle Platzhalter in eckigen Klammern [...] werden durch den Skill telefon-konfiguration und anrede-uebernehmen automatisch befüllt oder sind manuell zu ersetzen.
Triage zu Beginn
- Welche Variante des Musterschreibens wird benoetigt: Standard, Nur-Vorname oder Transkriptionsservice-Modus?
- Sind alle Platzhalter (Kanzleiname, Sekretariats-Telefon, Unterzeichnende-RA) in kanzlei.json konfiguriert?
- Wurde die Anrede aus dem Skill anrede-uebernehmen bereits geliefert und kann eingesetzt werden?
- Soll das Muster in Deutsch oder einer Fremdsprache ausgegeben werden?
Zentrale Normen
- § 49b Abs. 5 BRAO — Kostenbelehrungspflicht: im Erstantwort-Template vorzusehen
- Art. 13 DSGVO — Informationspflicht: im Erstantwort-Template vorzusehen
- § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: standardisierte Qualitaetssicherung durch Templates
- § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit: Template darf keine vertraulichen Informationen enthalten
Platzhalter-Verzeichnis
| Platzhalter |
Beschreibung |
Quelle |
[KANZLEI-NAME] |
Vollständiger Kanzleiname |
kanzlei.json |
[SEKRETARIATS-TELEFON] |
Telefonnummer des Sekretariats |
kanzlei.json |
[TRANSKRIPTIONS-TELEFON] |
Telefonnummer des Transkriptionsservices |
kanzlei.json |
[UNTERZEICHNENDE-RA] |
Name und Titel der unterzeichnenden Anwältin/des Anwalts |
kanzlei.json |
[ANREDE] |
Formelle Anredezeile |
Skill anrede-uebernehmen |
[KANZLEI-ADRESSE] |
Postanschrift |
kanzlei.json |
[KANZLEI-E-MAIL] |
E-Mail-Adresse |
kanzlei.json |
[ERREICHBARKEITSZEITEN] |
Bürozeiten |
kanzlei.json |
[DATUM] |
Heutiges Datum |
Automatisch |
Variante 1: Standard (vollständige Anrede, Sachverhalt per E-Mail)
Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung
[ANREDE],
vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.
Bitte beachten Sie, dass diese Eingangsbestätigung kein Mandatsverhältnis
begründet und keine Rechtsberatung darstellt.
Für ein erstes Beratungsgespräch vergeben wir Termine ausschließlich
telefonisch. Unser Sekretariat erreichen Sie unter:
[SEKRETARIATS-TELEFON]
[ERREICHBARKEITSZEITEN]
Um Ihr Anliegen bestmöglich vorzubereiten, bitten wir Sie herzlich,
uns Ihren Sachverhalt vorab kurz per E-Mail zu schildern. Folgende
Angaben helfen uns dabei:
— Worum geht es in Ihrem Fall (in einigen Sätzen)?
— Wann hat das zugrunde liegende Ereignis stattgefunden?
— Gibt es Fristen, Termine oder behördliche Bescheide?
— Wer ist die Gegenseite (Person, Unternehmen, Behörde)?
Mit freundlichen Grüßen
[UNTERZEICHNENDE-RA]
[KANZLEI-NAME]
[KANZLEI-ADRESSE]
[KANZLEI-E-MAIL]
[SEKRETARIATS-TELEFON]
---
Diese Nachricht begründet kein Mandatsverhältnis und stellt keine Rechtsberatung dar.
Variante 2: Nur Vorname (keine Anrede, neutrale Anredeform)
Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung
Sehr geehrte[r] [VORNAME] [NACHNAME],
vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.
[Identischer Textblock wie Variante 1 ab "Bitte beachten Sie ..."]
Falls Nachname nicht ermittelbar:
Anrede: "Sehr geehrte anfragende Person,"
Variante 3: Transkriptionsservice-Modus (kann nicht/kaum schreiben)
Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung
[ANREDE],
vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.
Bitte beachten Sie, dass diese Eingangsbestätigung kein Mandatsverhältnis
begründet und keine Rechtsberatung darstellt.
Für ein erstes Beratungsgespräch vergeben wir Termine ausschließlich
telefonisch. Unser Sekretariat erreichen Sie unter:
[SEKRETARIATS-TELEFON]
[ERREICHBARKEITSZEITEN]
Da Ihnen eine schriftliche Schilderung schwerfällt, bieten wir Ihnen
einen automatisierten Transkriptionsservice an. Sie rufen unter der
folgenden Nummer an und schildern Ihr Anliegen mündlich — es wird
automatisch verschriftlicht und uns vertraulich übermittelt:
Transkriptionsservice: [TRANSKRIPTIONS-TELEFON]
Ablauf des Anrufs:
1. Automatische Ansage mit Datenschutzhinweis
2. Bestätigung Ihres Einverständnisses (Tastendruck oder "Ja")
— Ohne Bestätigung keine Aufnahme.
3. Freie Schilderung Ihres Anliegens
4. Automatische Verschriftung und vertrauliche Weiterleitung an uns
Wichtiger Datenschutzhinweis: Da zwischen uns noch kein Mandatsverhältnis
besteht, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Sprachdaten ausschließlich auf
Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die vollständige
Datenschutzinformation senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.
Mit freundlichen Grüßen
[UNTERZEICHNENDE-RA]
[KANZLEI-NAME]
[KANZLEI-ADRESSE]
[KANZLEI-E-MAIL]
[SEKRETARIATS-TELEFON]
---
Diese Nachricht begründet kein Mandatsverhältnis und stellt keine Rechtsberatung dar.
Datenschutzhinweis gemäß Art. 13 DSGVO auf Anfrage erhältlich unter [KANZLEI-E-MAIL].
Verwendungshinweis für das Sekretariat
- Variante je nach Eingang auswählen.
- Alle
[...]-Platzhalter durch die Kanzlei-Daten ersetzen.
[ANREDE] aus dem Skill anrede-uebernehmen übernehmen.- Vor dem Versand: Korrekturlesen — insbesondere Anrede und Telefonnummern prüfen.
- Originalmail der anfragenden Person in Kopie ablegen.
- CRM-Eintrag aus Skill
folgekorrespondenz-vorbereiten anlegen.
Verweise auf andere Skills
anrede-uebernehmen — Anredezeiletelefon-konfiguration — alle Telefonnummern und Kanzleidatenerstantwort-generator — Hauptskill der die Variante automatisch wählteinwilligung-hinweis-datenschutz — Langform auf Anfragemandatsverhaeltnis-hinweis — Disclaimer (Langform bei Bedarf)
Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
1---2name: muster-erstantwort3description: Für Muster-Erstantwort: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt.4---56# Muster-Erstantwort78## Arbeitsweg910- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?11- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.12- Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.13- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.14- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.1516## Spezialwissen1718Die Erstantwort besteht aus einem sofort versandfähigen Musterschreiben für das Kanzlei-Sekretariat: Sie bestätigt den Eingang, vermeidet eine versehentliche Mandatsannahme, weist auf den noch fehlenden Beratungsvertrag hin und führt die anfragende Person geordnet zu Terminvereinbarung, Sachverhaltsschilderung, Interessenkonfliktprüfung und Kostenhinweis.1920Alle Platzhalter in eckigen Klammern `[...]` werden durch den Skill `telefon-konfiguration` und `anrede-uebernehmen` automatisch befüllt oder sind manuell zu ersetzen.2122## Triage zu Beginn231. Welche Variante des Musterschreibens wird benoetigt: Standard, Nur-Vorname oder Transkriptionsservice-Modus?242. Sind alle Platzhalter (Kanzleiname, Sekretariats-Telefon, Unterzeichnende-RA) in kanzlei.json konfiguriert?253. Wurde die Anrede aus dem Skill anrede-uebernehmen bereits geliefert und kann eingesetzt werden?264. Soll das Muster in Deutsch oder einer Fremdsprache ausgegeben werden?2728## Zentrale Normen29- § 49b Abs. 5 BRAO — Kostenbelehrungspflicht: im Erstantwort-Template vorzusehen30- Art. 13 DSGVO — Informationspflicht: im Erstantwort-Template vorzusehen31- § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: standardisierte Qualitaetssicherung durch Templates32- § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit: Template darf keine vertraulichen Informationen enthalten3334## Platzhalter-Verzeichnis3536| Platzhalter | Beschreibung | Quelle |37|---|---|---|38| `[KANZLEI-NAME]` | Vollständiger Kanzleiname | `kanzlei.json` |39| `[SEKRETARIATS-TELEFON]` | Telefonnummer des Sekretariats | `kanzlei.json` |40| `[TRANSKRIPTIONS-TELEFON]` | Telefonnummer des Transkriptionsservices | `kanzlei.json` |41| `[UNTERZEICHNENDE-RA]` | Name und Titel der unterzeichnenden Anwältin/des Anwalts | `kanzlei.json` |42| `[ANREDE]` | Formelle Anredezeile | Skill `anrede-uebernehmen` |43| `[KANZLEI-ADRESSE]` | Postanschrift | `kanzlei.json` |44| `[KANZLEI-E-MAIL]` | E-Mail-Adresse | `kanzlei.json` |45| `[ERREICHBARKEITSZEITEN]` | Bürozeiten | `kanzlei.json` |46| `[DATUM]` | Heutiges Datum | Automatisch |4748---4950## Variante 1: Standard (vollständige Anrede, Sachverhalt per E-Mail)5152```53Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung5455[ANREDE],5657vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.5859Bitte beachten Sie, dass diese Eingangsbestätigung kein Mandatsverhältnis60begründet und keine Rechtsberatung darstellt.6162Für ein erstes Beratungsgespräch vergeben wir Termine ausschließlich63telefonisch. Unser Sekretariat erreichen Sie unter:6465 [SEKRETARIATS-TELEFON]66 [ERREICHBARKEITSZEITEN]6768Um Ihr Anliegen bestmöglich vorzubereiten, bitten wir Sie herzlich,69uns Ihren Sachverhalt vorab kurz per E-Mail zu schildern. Folgende70Angaben helfen uns dabei:7172 — Worum geht es in Ihrem Fall (in einigen Sätzen)?73 — Wann hat das zugrunde liegende Ereignis stattgefunden?74 — Gibt es Fristen, Termine oder behördliche Bescheide?75 — Wer ist die Gegenseite (Person, Unternehmen, Behörde)?7677Mit freundlichen Grüßen7879[UNTERZEICHNENDE-RA]80[KANZLEI-NAME]81[KANZLEI-ADRESSE]82[KANZLEI-E-MAIL]83[SEKRETARIATS-TELEFON]8485---86Diese Nachricht begründet kein Mandatsverhältnis und stellt keine Rechtsberatung dar.87```8889---9091## Variante 2: Nur Vorname (keine Anrede, neutrale Anredeform)9293```94Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung9596Sehr geehrte[r] [VORNAME] [NACHNAME],9798vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.99100[Identischer Textblock wie Variante 1 ab "Bitte beachten Sie ..."]101```102103Falls Nachname nicht ermittelbar:104Anrede: "Sehr geehrte anfragende Person,"105106---107108## Variante 3: Transkriptionsservice-Modus (kann nicht/kaum schreiben)109110```111Betreff: Ihre Anfrage bei [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung112113[ANREDE],114115vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.116117Bitte beachten Sie, dass diese Eingangsbestätigung kein Mandatsverhältnis118begründet und keine Rechtsberatung darstellt.119120Für ein erstes Beratungsgespräch vergeben wir Termine ausschließlich121telefonisch. Unser Sekretariat erreichen Sie unter:122123 [SEKRETARIATS-TELEFON]124 [ERREICHBARKEITSZEITEN]125126Da Ihnen eine schriftliche Schilderung schwerfällt, bieten wir Ihnen127einen automatisierten Transkriptionsservice an. Sie rufen unter der128folgenden Nummer an und schildern Ihr Anliegen mündlich — es wird129automatisch verschriftlicht und uns vertraulich übermittelt:130131 Transkriptionsservice: [TRANSKRIPTIONS-TELEFON]132133Ablauf des Anrufs:134 1. Automatische Ansage mit Datenschutzhinweis135 2. Bestätigung Ihres Einverständnisses (Tastendruck oder "Ja")136 — Ohne Bestätigung keine Aufnahme.137 3. Freie Schilderung Ihres Anliegens138 4. Automatische Verschriftung und vertrauliche Weiterleitung an uns139140Wichtiger Datenschutzhinweis: Da zwischen uns noch kein Mandatsverhältnis141besteht, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Sprachdaten ausschließlich auf142Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.143Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die vollständige144Datenschutzinformation senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu.145146Mit freundlichen Grüßen147148[UNTERZEICHNENDE-RA]149[KANZLEI-NAME]150[KANZLEI-ADRESSE]151[KANZLEI-E-MAIL]152[SEKRETARIATS-TELEFON]153154---155Diese Nachricht begründet kein Mandatsverhältnis und stellt keine Rechtsberatung dar.156Datenschutzhinweis gemäß Art. 13 DSGVO auf Anfrage erhältlich unter [KANZLEI-E-MAIL].157```158159---160161## Verwendungshinweis für das Sekretariat1621631. Variante je nach Eingang auswählen.1642. Alle `[...]`-Platzhalter durch die Kanzlei-Daten ersetzen.1653. `[ANREDE]` aus dem Skill `anrede-uebernehmen` übernehmen.1664. Vor dem Versand: Korrekturlesen — insbesondere Anrede und Telefonnummern prüfen.1675. Originalmail der anfragenden Person in Kopie ablegen.1686. CRM-Eintrag aus Skill `folgekorrespondenz-vorbereiten` anlegen.169170## Verweise auf andere Skills171172- `anrede-uebernehmen` — Anredezeile173- `telefon-konfiguration` — alle Telefonnummern und Kanzleidaten174- `erstantwort-generator` — Hauptskill der die Variante automatisch wählt175- `einwilligung-hinweis-datenschutz` — Langform auf Anfrage176- `mandatsverhaeltnis-hinweis` — Disclaimer (Langform bei Bedarf)177178> Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
Klotzkette