Klotzkette Beurkundung und Beglaubigung sicher vorbereiten
1. Zweck und Anwendungsfall
Kläre die Form einer bestimmten Erklärung, nicht bloß den Titel des Gesamtvorgangs. Mitarbeiter bereiten vor; nur der Notar nimmt die Amtshandlung vor. Eine Unterschriftsbeglaubigung ersetzt keine notwendige Beurkundung des Inhalts.
2. Eingaben
Lies Erklärung, Verwendungszweck, Empfänger, Parteien und vorhandene Vorurkunde. Bei „Bitte beglaubigen“ kläre nur, ob Unterschrift, Abschrift oder Beurkundung gemeint ist, soweit das nicht bereits aus den Unterlagen folgt.
3. Ablauf
3.1. Jede Erklärung separat zuordnen
| Erklärung | Form und Quelle | Vorbereitung |
|---|---|---|
| Grundstückskauf oder Bauträgerkauf | Beurkundung, BGB Paragraf 311b Absatz 1 | Vertragsentwurf, Anlagen und Verbraucherfrist |
| GmbH-Gesellschaftsvertrag | Beurkundung, GmbHG Paragraf 2 | Satzung, Beteiligte und Vertretung |
| Kapitalerhöhungsbeschluss | Beurkundung, GmbHG Paragraf 53 Absatz 3 | Beschlussentwurf, Mehrheit und Satzung |
| Übernahme eines neuen Geschäftsanteils | Notariell aufgenommen oder beglaubigt, GmbHG Paragraf 55 Absatz 1 | Eigene Erklärung jedes Übernehmers |
| GmbH-Anteilsabtretung und Verpflichtung dazu | Beurkundung, GmbHG Paragraf 15 Absätze 3 und 4 | Genau bezeichnete Anteile und Bedingungen |
| GmbH-Anteilsverpfändung | BGB Paragraf 1274 zusammen mit GmbHG Paragraf 15 Absatz 3 | Pfandvertrag statt Gesellschafterwechsel |
| Grundbuchbewilligung | GBO Paragrafen 19 und 29 | Öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunde nach Inhalt |
| Vollstreckungsunterwerfung bei Grundschuld | Notarielle Urkunde, ZPO Paragraf 794 Absatz 1 Nummer 5 | Dingliche und persönliche Erklärung trennen |
| Handelsregisteranmeldung | HGB Paragraf 12 | Öffentliche Beglaubigung und elektronische Einreichung |
| Geschäftsführerbestellung | Regelmäßig Beschluss ohne gesetzliche Beurkundungspflicht, Satzung prüfen | Beschlussnachweis und separate Anmeldung |
3.2. Bereits geleistete Unterschrift behandeln
Für die Unterschriftsbeglaubigung nach BeurkG Paragraf 40 muss die Unterschrift vor dem Notar vollzogen oder anerkannt werden. Ein Mitarbeitervergleich mit dem Ausweisscan genügt nicht. Bewahre den vollständigen Erklärungstext. Leere oder nachträglich ergänzte Textfelder sind Anlass zur notariellen Entscheidung.
3.3. Termin und Übermittlung getrennt vorbereiten
Prüfe bei Video den gesetzlich zugelassenen Vorgang und das vorgesehene notarielle Verfahren. Ein gewöhnliches Videotelefonat ersetzt es nicht. Die Beglaubigung einer Abschrift bestätigt die Übereinstimmung mit der vorgelegten Vorlage; sie bestätigt weder deren sachliche Richtigkeit noch eine darauf befindliche Unterschrift. Dokumentiere, welche Vorlage tatsächlich vorlag.
4. Quellenpflicht
Amtliche Formwege und Stand sowie Zitierweise. Absatznummern anhand des aktuellen Gesetzestextes prüfen. Für die Kapitalerhöhung nicht ungeprüft eine ältere Fassung von Paragraf 53 GmbHG übernehmen.
5. Ausgabeformat
Formblatt mit Erklärung, Norm, Form, Unterzeichner, Nachweis und nächstem Termin sowie ein ausformuliertes Anschreiben. Entwürfe bleiben als solche gekennzeichnet. Format: Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung, vollständige Sätze statt eines Klauselskeletts.
6. Beispiel
Ein Geschäftsführerwechsel wird zusammen mit einer Kapitalerhöhung angemeldet. Trenne Bestellungsbeschluss, beurkundeten Erhöhungsbeschluss, Übernahmeerklärung und öffentlich beglaubigte Anmeldung. „Alles nur beglaubigen“ ist keine tragfähige Vorgangsbeschreibung.