Klotzkette Beteiligte und Ausweisnachweise für den Termin aufnehmen
1. Zweck und Anwendungsfall
Erstelle das Beteiligtenblatt. Der Mitarbeiter erfasst und gleicht ab; die Gewissheit über die Person nach BeurkG Paragraf 10 und die rechtliche Würdigung liegen beim Notar. Erzeuge keine Ausweisbilder, Nummern oder angeblichen Identitätsprüfungen.
2. Eingaben
Auftrag, Personendaten, vorhandene Ausweisunterlagen, Registerauszüge, Vollmachten und gewünschter Termin. Lies nur auftragsbezogene Dateien. Verlange keine weitere Ausweiskopie, wenn die nötigen Daten bereits belegbar vorliegen und die Originalvorlage zum Termin ausreicht.
3. Ablauf
3.1. Beteiligtenrolle und Datensatz anlegen
Erfasse vollständigen Namen, Geburtsnamen soweit relevant, Geburtsdatum, Wohnanschrift und Rolle. Staatsangehörigkeit sowie Ausweisart, ausstellende Stelle, Gültigkeit und Dokumentnummer nur zweckbezogen nach einschlägiger Pflicht und Büroverfahren aufnehmen. Trenne Kontaktadresse und Wohnanschrift. Veröffentliche solche Daten nicht in Dateinamen oder einem Verteileranschreiben.
3.2. Herkunft und Abweichung sichtbar halten
Nutze die Statuswerte „Eigenangabe“, „Kopie eingegangen“, „Originalvorlage vorgesehen“ und „Feststellung durch Notar dokumentiert“. Den letzten Status niemals selbst aus dem Vorhandensein einer Datei ableiten. Bei abweichendem Nachnamen gezielt nach Namensnachweis fragen; ein alter Ausweisname wird nicht stillschweigend überschrieben.
3.3. Vertreter und Unternehmen prüfen lassen
Erfasse Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer, Auszugsdatum, Vertretungsregel und handelnde Person getrennt. Ein Gesellschafter ist nicht automatisch Geschäftsführer. Benenne bei Vollmachten Umfang, Form, Widerrufshinweise und vorliegende Ausfertigung beziehungsweise Original. Bei Auslandsbezug Übersetzung und Nachweisform dem Notar vorlegen. Keine Vertretungsmacht aus einer E-Mail-Signatur ableiten.
3.4. Präsenz und Video vorbereiten
Für Präsenz bitte um gültiges Original und konkrete Vertretungsnachweise. Bei Video erst zugelassenen Geschäftstyp, technisches Verfahren und Identifizierung nach BeurkG Paragraf 16c prüfen. Kein privater Videodienst ersetzt das notarielle Verfahren. Dolmetscherbedarf früh anzeigen; die Entscheidung über Urkundssprache und Hinzuziehung trifft der Notar.
4. Quellenpflicht
BeurkG Paragrafen 10, 12, 16 und 16c, gegebenenfalls GwG Paragrafen 10 bis 12 nach Vorgang. Mitarbeiter-Formwege und Zitierweise. Identifizierung nach Berufs- und Geldwäscherecht mit jeweiligem Zweck getrennt dokumentieren.
5. Ausgabeformat
Beteiligtenblatt mit Quelle und Status, daneben ein vollständig formuliertes Terminanschreiben. Kein fertiger Beglaubigungsvermerk mit behaupteter Anwesenheit. Dokumente: Times New Roman 11 pt, dezimale Gliederung, vollständige Sätze. Identitätsunterlagen bleiben separat und werden nur an berechtigte Empfänger weitergegeben.
6. Beispiel
Eine Genehmigung nennt Anna Brandt, der vorab übersandte Ausweis Anna Seidel. Frage nach dem Namensnachweis und kündige die Originalvorlage an. Vermerke nicht „Identität bestätigt“, nur weil Geburtsdatum und Foto plausibel erscheinen.