Parteien erfassen – KYC und Vertretungsmacht
Arbeitsweg
- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
- Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.
Eingaben
- Gesellschaft: Firmenname vollständig, Rechtsform, HRB-Nummer, Amtsgericht, Sitz, Geschäftsanschrift, Name Geschäftsführerin / Geschäftsführer mit Allein- oder Gesamtvertretung
- Gesellschafterin 1: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Anteilszahl und Nennwert
- Gesellschafterin 2 (falls vorhanden): gleiche Daten
- Darlehensgeber: bei Privatperson Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift; bei juristischer Person Firma, HRB, Sitz, Vertreter mit Vollmachtsnachweis
- Sanktionslistenabfrage: EU-Amtsblatt Konsolidierte Liste, OFAC SDN, UN Security Council, HM Treasury
Rechtlicher Rahmen
Primärnormen
- § 164 BGB (Stellvertretung), § 167 BGB (Vollmacht)
- § 35 GmbHG (Vertretung GmbH durch Geschäftsführung)
- §§ 1, 2, 3, 4, 10, 11 GwG (KYC-Pflichten, wirtschaftlich Berechtigte, PEP)
- § 19 GwG (Transparenzregister)
- § 43 GmbHG (Pflichten der Geschäftsführung)
Vorgehen
1. Handelsregisterauszug anfordern / prüfen
Aktueller HR-Auszug nicht älter als drei Monate: Firma, Sitz, Stammkapital, Geschäftsführung, Vertretungsregelung, aktuelle Gesellschafterliste (§ 40 GmbHG).
2. Gesellschafterinnen identifizieren
Abgleich mit Gesellschafterliste. Vollständige Adressen und Geburtsdaten erfassen. Privatpersonen: Personalausweis oder Reisepass als Lichtbildausweis.
3. Darlehensgeber-KYC
Privatperson: Lichtbildausweis + ggf. Vollmacht. Juristische Person: HR-Auszug + Vertreternachweis + Gesellschafterliste für wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 GwG: natürliche Person mit mehr als 25 Prozent).
4. Sanktionslistenabfrage
Alle Parteien gegen EU-Konsolidierte Liste (Art. 2 VO 765/2006), OFAC SDN, UN-Sicherheitsratsliste und HM Treasury Financial Sanctions screenen. Ergebnis dokumentieren.
5. PEP-Status prüfen
Politisch exponierte Person (§ 1 Abs. 12 GwG)? Prominente Amtsträger, Familienmitglieder? Erhöhte Sorgfalt bei Treffer.
6. Vertragsparteien-Sektion vorbereiten
Strukturierte Textblöcke für den Vertragskopf: Gesellschaft, Gesellschafterin 1, Gesellschafterin 2, Darlehensgeber – mit allen Pflichtangaben.
Beispiel-Parteiblock (DE)
(1) Sonnenglas Solartechnologie UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsanschrift: Musterstraße 12, 10115 Berlin
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 123456 B,
vertreten durch ihre alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführerin Dr. Mira Schoeneck,
– nachstehend die "Gesellschaft" –
(2) Dr. Mira Schoeneck, geboren [Datum], Musterstraße 12, 10115 Berlin
– nachstehend die "Gesellschafterin 1" –
(3) Lina Habersaat, geboren [Datum], Beispielweg 5, 20095 Hamburg
– nachstehend die "Gesellschafterin 2" –
(4) Northstar Pre-Seed Partners GmbH & Co. KG
Geschäftsanschrift: Venture-Allee 1, 60329 Frankfurt am Main
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRA 99999,
vertreten durch ihre Komplementärin Northstar Management GmbH, diese vertreten durch [●]
– nachstehend der "Darlehensgeber" –
Risiken und Red Flags
| Konstellation |
Rot |
Orange |
Grün |
| Sanktionslistentreffer |
Vertrag nicht abschließen |
Namensähnlichkeit ohne Treffer |
Alle Checks negativ |
| PEP-Status |
Verstärkte Sorgfaltspflichten, ggf. GF-Freigabe |
Familienmitglied PEP |
Kein PEP |
| Vollmacht fehlt |
Vertrag schwebend unwirksam |
Vollmacht in Vorbereitung |
Vollmacht vorgelegt |
| HR-Auszug veraltet (über 3 Monate) |
Vertretungsrisiko |
3 bis 6 Monate alt |
Aktuell |
Quellen und Updates
Stand: 05/2026. Bei Änderung GwG/GmbHG aktualisieren.
Vertiefung — Aktuelle Rechtsprechung
Normen-Ergänzung
§§ 10, 11 GwG (Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter) → §§ 18, 19 GwG (Transparenzregister) → § 40 GmbHG (Gesellschafterliste: Angaben Gesellschafter) → § 15 GmbHG (Abtretung, Übergang Anteile) → § 313 BGB (Identitätsbezeichnung in notariellen Urkunden)
Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
1---2name: parteien-erfassen3description: "Für Parteien erfassen – KYC und Vertretungsmacht: ordnet Norm, Beweislast und Gegenargument; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt."4---56# Parteien erfassen – KYC und Vertretungsmacht78## Arbeitsweg910- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?11- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.12- Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.13- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).14- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.1516## Eingaben1718- Gesellschaft: Firmenname vollständig, Rechtsform, HRB-Nummer, Amtsgericht, Sitz, Geschäftsanschrift, Name Geschäftsführerin / Geschäftsführer mit Allein- oder Gesamtvertretung19- Gesellschafterin 1: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Anteilszahl und Nennwert20- Gesellschafterin 2 (falls vorhanden): gleiche Daten21- Darlehensgeber: bei Privatperson Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift; bei juristischer Person Firma, HRB, Sitz, Vertreter mit Vollmachtsnachweis22- Sanktionslistenabfrage: EU-Amtsblatt Konsolidierte Liste, OFAC SDN, UN Security Council, HM Treasury2324## Rechtlicher Rahmen2526### Primärnormen27- § 164 BGB (Stellvertretung), § 167 BGB (Vollmacht)28- § 35 GmbHG (Vertretung GmbH durch Geschäftsführung)29- §§ 1, 2, 3, 4, 10, 11 GwG (KYC-Pflichten, wirtschaftlich Berechtigte, PEP)30- § 19 GwG (Transparenzregister)31- § 43 GmbHG (Pflichten der Geschäftsführung)3233## Vorgehen3435### 1. Handelsregisterauszug anfordern / prüfen36Aktueller HR-Auszug nicht älter als drei Monate: Firma, Sitz, Stammkapital, Geschäftsführung, Vertretungsregelung, aktuelle Gesellschafterliste (§ 40 GmbHG).3738### 2. Gesellschafterinnen identifizieren39Abgleich mit Gesellschafterliste. Vollständige Adressen und Geburtsdaten erfassen. Privatpersonen: Personalausweis oder Reisepass als Lichtbildausweis.4041### 3. Darlehensgeber-KYC42Privatperson: Lichtbildausweis + ggf. Vollmacht. Juristische Person: HR-Auszug + Vertreternachweis + Gesellschafterliste für wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 GwG: natürliche Person mit mehr als 25 Prozent).4344### 4. Sanktionslistenabfrage45Alle Parteien gegen EU-Konsolidierte Liste (Art. 2 VO 765/2006), OFAC SDN, UN-Sicherheitsratsliste und HM Treasury Financial Sanctions screenen. Ergebnis dokumentieren.4647### 5. PEP-Status prüfen48Politisch exponierte Person (§ 1 Abs. 12 GwG)? Prominente Amtsträger, Familienmitglieder? Erhöhte Sorgfalt bei Treffer.4950### 6. Vertragsparteien-Sektion vorbereiten51Strukturierte Textblöcke für den Vertragskopf: Gesellschaft, Gesellschafterin 1, Gesellschafterin 2, Darlehensgeber – mit allen Pflichtangaben.5253## Beispiel-Parteiblock (DE)5455```56(1) Sonnenglas Solartechnologie UG (haftungsbeschränkt)57 Geschäftsanschrift: Musterstraße 12, 10115 Berlin58 eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 123456 B,59 vertreten durch ihre alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführerin Dr. Mira Schoeneck,60 – nachstehend die "Gesellschaft" –6162(2) Dr. Mira Schoeneck, geboren [Datum], Musterstraße 12, 10115 Berlin63 – nachstehend die "Gesellschafterin 1" –6465(3) Lina Habersaat, geboren [Datum], Beispielweg 5, 20095 Hamburg66 – nachstehend die "Gesellschafterin 2" –6768(4) Northstar Pre-Seed Partners GmbH & Co. KG69 Geschäftsanschrift: Venture-Allee 1, 60329 Frankfurt am Main70 eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main unter HRA 99999,71 vertreten durch ihre Komplementärin Northstar Management GmbH, diese vertreten durch [●]72 – nachstehend der "Darlehensgeber" –73```7475## Risiken und Red Flags7677| Konstellation | Rot | Orange | Grün |78|---|---|---|---|79| Sanktionslistentreffer | Vertrag nicht abschließen | Namensähnlichkeit ohne Treffer | Alle Checks negativ |80| PEP-Status | Verstärkte Sorgfaltspflichten, ggf. GF-Freigabe | Familienmitglied PEP | Kein PEP |81| Vollmacht fehlt | Vertrag schwebend unwirksam | Vollmacht in Vorbereitung | Vollmacht vorgelegt |82| HR-Auszug veraltet (über 3 Monate) | Vertretungsrisiko | 3 bis 6 Monate alt | Aktuell |8384## Quellen und Updates8586Stand: 05/2026. Bei Änderung GwG/GmbHG aktualisieren.8788## Vertiefung — Aktuelle Rechtsprechung8990### Normen-Ergänzung9192§§ 10, 11 GwG (Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter) → §§ 18, 19 GwG (Transparenzregister) → § 40 GmbHG (Gesellschafterliste: Angaben Gesellschafter) → § 15 GmbHG (Abtretung, Übergang Anteile) → § 313 BGB (Identitätsbezeichnung in notariellen Urkunden)9394> Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.
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