Prüfliste monatliche Belegabgabe
Fachlicher Anker
- Normen: § 6a, § 146 AO, § 147 AO.
- Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
- Quellenhygiene:
references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.
Kernsachverhalt
Die Belegabgabe-Disziplin des Mandanten ist Erfolgsfaktor der Monatsabschluss-Routine. Fehlt ein Beleg, verzoegert sich die BWA, die USt-VA wird ungenau, der Jahresabschluss bekommt Probleme. Der Steuerberater fuehrt eine Prüfliste, prüft die Vollstaendigkeit eingegangener Belege und mahnt bei Verzoegerungen. Bei wiederholten Verspaetungen Honoraranknuepfung oder Eskalation.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welche Belegart wird abgegeben (Papier, DUO, scan-zentrum)?
- Welche Frequenz vereinbart (taeglich, woechentlich, monatlich)?
- Welche Mandantenbranche und Belegvolumen?
- Welche Sondervorgaenge in der Periode (Reisekosten, Geschenke)?
- Welche Frist für Belegabgabe?
- Welche Eskalation bei Verspaetung?
- Welche Wiederkehrenden Belegart (Mieten, Versicherungen)?
- Welcher Eskalationsstand?
Rechtlicher Rahmen
Primaernormen
§ 146 AO — Zeitgerechtigkeit, Vollstaendigkeit.
§ 147 AO — Aufbewahrung.
§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant.
§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.
§ 4 StBVV — Honorarvereinbarung.
Workflow
Phase 1 — Standard-Prüfliste
BELEGABGABE-PRUEFLISTE
Mandant: [Firma]
Monat: [Monat]
A. BANK
[ ] Alle Bankauszuege für den Monat
[ ] PSD2-Online-Banking-Anbindung funktioniert
[ ] Ueberweisungen mit Verwendungszweck
B. KASSE
[ ] Kassenbuch komplett
[ ] Z-Bons taeglich
[ ] Tageseinnahmen-Aufzeichnung GoBD-konform
C. EINGANGSRECHNUNGEN
[ ] Lieferantenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungen empfangen
[ ] Beleg-Pruefung (USt-Pflichtangaben)
D. AUSGANGSRECHNUNGEN
[ ] Kundenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungs-Versand (B2B Pflicht seit 01.01.2025)
[ ] Skonti-Belege
E. LOHN
[ ] Lohnauswertung aus Lohnprogramm
[ ] SV-Beitragsbescheide
[ ] Sondervergueteungen, Boni
F. SONSTIGE
[ ] Reisekosten-Belege
[ ] Bewirtungsbelege
[ ] Geschenk-Belege
[ ] Kfz-Belege
[ ] Versicherungs-Bescheide
[ ] FA-Bescheide
G. SONDERVORGAENGE
[ ] Anlagenkauf/-verkauf
[ ] Darlehensvereinbarungen
[ ] Gesellschaftervereinbarungen
H. STATUS
Belege vollstaendig: [Ja/Nein]
Fehlende Belege: [Liste]
Mahnstand: [keine / 1. / 2. Mahnung]
Phase 2 — Eingangskontrolle
- Mandant uebermittelt Belege.
- Sachbearbeiter laed in DATEV.
- Vollstaendigkeit prüfen (Bank-Cut-off: alle Buchungen bis Monatsende erfasst; Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm mit gleicher Periode synchron).
Phase 3 — Mahnung bei Verspaetung
- Stufe 1: telefonische Nachfrage.
- Stufe 2: schriftliche Erinnerung (E-Mail).
- Stufe 3: Mandantenakte mit Vermerk; ggf. Honorar-Aufschlag.
- Stufe 4: Mandantenniederlegung (§ 627 BGB) im Extremfall.
Phase 4 — Belege für wiederkehrende Vorgaenge
- Miet-, Pacht-, Leasing-Verträge als Stamm-Dokumente einmalig erfassen (jaehrliche Anpassung prüfen).
- Versicherungs-Bescheide jaehrlich (Prüfung Versicherungssumme, Beitragsanpassung).
- Dauerauftraege für Strom, Heizung, Wasser, Telekommunikation (Buchung als wiederkehrend); Jahresabrechnungen separat erfassen.
Phase 5 — Bei Verlust eines Beleges
- Mandant um Ersatzbeleg bitten.
- Schaetzung (mit Vermerk) als letzte Option.
- Bei wiederholten Verlusten: GoBD-Risiko.
Phase 6 — Reporting an Mandant
- Bei jedem Monatsabschluss: Prüfprotokoll mit Status.
- Bei wesentlichen Maengeln: Mandantengespraech.
Strategie und Praxis-Tipps
- Prüfliste konsequent durchgehen — fehlende Belege sind haeufige Ursache von Buchungsfehlern.
- Bei wiederholten Verzoegerungen: Honorar-Aufschlag (z.B. 25 Prozent Eilzuschlag) abrechnen.
- DATEV-DUO ist Effizienz-Hebel — Mandanten konsequent zur Nutzung ermutigen.
- StBVV: in Pauschal; Eilbearbeitung Sonderhonorar.
- DATEV-Tipp: DATEV DUO Belegfluss-Statistik nutzen.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- AO §§ 90, 146, 147.
- StBerG § 33.
- StBVV § 4.
- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.
1---2name: pruefliste-belegabgabe-monatlich3description: Für Prüfliste monatliche Belegabgabe: ordnet Akte, Belege und Lücken; Ergebnis: Prüfprodukt mit Risiko und nächstem Schritt. Fachgebiet: Steuerrecht – Steuerberater und Anwälte. Route: pruefliste-belegabgabe-monatlich.4---56# Prüfliste monatliche Belegabgabe78## Fachlicher Anker910- **Normen:** § 6a, § 146 AO, § 147 AO.11- **Entscheidungs-/Quellenanker:** Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.12- **Quellenhygiene:** `references/quellenhygiene.md` und `references/zitierweise.md` beachten.1314## Kernsachverhalt1516Die Belegabgabe-Disziplin des Mandanten ist Erfolgsfaktor der Monatsabschluss-Routine. Fehlt ein Beleg, verzoegert sich die BWA, die USt-VA wird ungenau, der Jahresabschluss bekommt Probleme. Der Steuerberater fuehrt eine Prüfliste, prüft die Vollstaendigkeit eingegangener Belege und mahnt bei Verzoegerungen. Bei wiederholten Verspaetungen Honoraranknuepfung oder Eskalation.1718## Kaltstart-Rueckfragen19201. Welche Belegart wird abgegeben (Papier, DUO, scan-zentrum)?212. Welche Frequenz vereinbart (taeglich, woechentlich, monatlich)?223. Welche Mandantenbranche und Belegvolumen?234. Welche Sondervorgaenge in der Periode (Reisekosten, Geschenke)?245. Welche Frist für Belegabgabe?256. Welche Eskalation bei Verspaetung?267. Welche Wiederkehrenden Belegart (Mieten, Versicherungen)?278. Welcher Eskalationsstand?2829## Rechtlicher Rahmen3031### Primaernormen3233**§ 146 AO** — Zeitgerechtigkeit, Vollstaendigkeit.3435**§ 147 AO** — Aufbewahrung.3637**§ 90 AO** — Mitwirkungspflicht Mandant.3839**§ 33 StBerG** — StB-Aufgabenkreis.4041**§ 4 StBVV** — Honorarvereinbarung.4243## Workflow4445### Phase 1 — Standard-Prüfliste4647```48BELEGABGABE-PRUEFLISTE49Mandant: [Firma]50Monat: [Monat]5152A. BANK53[ ] Alle Bankauszuege für den Monat54[ ] PSD2-Online-Banking-Anbindung funktioniert55[ ] Ueberweisungen mit Verwendungszweck5657B. KASSE58[ ] Kassenbuch komplett59[ ] Z-Bons taeglich60[ ] Tageseinnahmen-Aufzeichnung GoBD-konform6162C. EINGANGSRECHNUNGEN63[ ] Lieferantenrechnungen alle erfasst64[ ] eRechnungen empfangen65[ ] Beleg-Pruefung (USt-Pflichtangaben)6667D. AUSGANGSRECHNUNGEN68[ ] Kundenrechnungen alle erfasst69[ ] eRechnungs-Versand (B2B Pflicht seit 01.01.2025)70[ ] Skonti-Belege7172E. LOHN73[ ] Lohnauswertung aus Lohnprogramm74[ ] SV-Beitragsbescheide75[ ] Sondervergueteungen, Boni7677F. SONSTIGE78[ ] Reisekosten-Belege79[ ] Bewirtungsbelege80[ ] Geschenk-Belege81[ ] Kfz-Belege82[ ] Versicherungs-Bescheide83[ ] FA-Bescheide8485G. SONDERVORGAENGE86[ ] Anlagenkauf/-verkauf87[ ] Darlehensvereinbarungen88[ ] Gesellschaftervereinbarungen8990H. STATUS91Belege vollstaendig: [Ja/Nein]92Fehlende Belege: [Liste]93Mahnstand: [keine / 1. / 2. Mahnung]94```9596### Phase 2 — Eingangskontrolle9798- Mandant uebermittelt Belege.99- Sachbearbeiter laed in DATEV.100- Vollstaendigkeit prüfen (Bank-Cut-off: alle Buchungen bis Monatsende erfasst; Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm mit gleicher Periode synchron).101102### Phase 3 — Mahnung bei Verspaetung103104- Stufe 1: telefonische Nachfrage.105- Stufe 2: schriftliche Erinnerung (E-Mail).106- Stufe 3: Mandantenakte mit Vermerk; ggf. Honorar-Aufschlag.107- Stufe 4: Mandantenniederlegung (§ 627 BGB) im Extremfall.108109### Phase 4 — Belege für wiederkehrende Vorgaenge110111- Miet-, Pacht-, Leasing-Verträge als Stamm-Dokumente einmalig erfassen (jaehrliche Anpassung prüfen).112- Versicherungs-Bescheide jaehrlich (Prüfung Versicherungssumme, Beitragsanpassung).113- Dauerauftraege für Strom, Heizung, Wasser, Telekommunikation (Buchung als wiederkehrend); Jahresabrechnungen separat erfassen.114115### Phase 5 — Bei Verlust eines Beleges116117- Mandant um Ersatzbeleg bitten.118- Schaetzung (mit Vermerk) als letzte Option.119- Bei wiederholten Verlusten: GoBD-Risiko.120121### Phase 6 — Reporting an Mandant122123- Bei jedem Monatsabschluss: Prüfprotokoll mit Status.124- Bei wesentlichen Maengeln: Mandantengespraech.125126## Strategie und Praxis-Tipps127128- Prüfliste konsequent durchgehen — fehlende Belege sind haeufige Ursache von Buchungsfehlern.129- Bei wiederholten Verzoegerungen: Honorar-Aufschlag (z.B. 25 Prozent Eilzuschlag) abrechnen.130- DATEV-DUO ist Effizienz-Hebel — Mandanten konsequent zur Nutzung ermutigen.131- StBVV: in Pauschal; Eilbearbeitung Sonderhonorar.132- DATEV-Tipp: DATEV DUO Belegfluss-Statistik nutzen.133134## Quellen und Updates135136Stand: 05/2026.137138- AO §§ 90, 146, 147.139- StBerG § 33.140- StBVV § 4.141- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.
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